Monitorare la cronologia dei clienti è uno degli aspetti più importanti per costruire relazioni durature e offrire un servizio eccezionale. In un mondo dove i clienti si aspettano esperienze personalizzate e supporto reattivo, le aziende hanno bisogno di strumenti che forniscano una panoramica dettagliata di ogni interazione, transazione e cambiamento nel tempo. È qui che entra in gioco Dolibarr ERP & CRM: una soluzione open source modulare e potente con funzionalità robuste per gestire e monitorare efficacemente la cronologia dei clienti.
In questa guida completa, esploreremo come usare Dolibarr per seguire la cronologia dei clienti come un vero professionista. Vedremo i moduli integrati, consigli di configurazione, possibilità di personalizzazione e ottimizzazioni dei flussi di lavoro affinché ogni interazione con il cliente sia ben documentata, facilmente accessibile e utile all'azione.
Cosa si intende per cronologia cliente in Dolibarr
La cronologia cliente in Dolibarr comprende tutte le informazioni, interazioni ed eventi registrati relativi a una terza parte (solitamente un cliente o prospect), tra cui:
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Dati di contatto e modifiche
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Proposte commerciali, preventivi e contratti
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Ordini, fatture e pagamenti
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Ticket di assistenza
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Registri di chiamate e riunioni
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Email e comunicazioni
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Attività e promemoria
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Note, commenti e documenti
Ogni dato contribuisce a creare una cronologia completa del rapporto con il cliente, utile per analizzare tendenze, prevenire problemi e personalizzare i contatti futuri.
Iniziare con il modulo Terze Parti
Il modulo Terze Parti è il cuore del monitoraggio della cronologia clienti in Dolibarr. Consente di registrare clienti, fornitori e prospect, e gestirli da un'interfaccia centralizzata.
Funzionalità principali:
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Memorizzare dati completi (indirizzi multipli, numeri di telefono, email).
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Assegnare tipi e categorie (cliente, fornitore, partner).
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Visualizzare un riepilogo delle attività recenti per cliente.
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Collegarsi a documenti correlati: fatture, preventivi, ordini...
Attivare questo modulo (se non già attivo) è il primo passo per una cronologia clienti efficace.
Attivare e collegare i moduli chiave
Per una visione completa, è necessario attivare e configurare i seguenti moduli:
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Proposte commerciali: per monitorare i preventivi inviati.
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Ordini e spedizioni: per gestire acquisti e consegne.
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Fatture e pagamenti: per tenere traccia della situazione finanziaria.
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Contratti e abbonamenti: utile per servizi ricorrenti.
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Progetti e attività: per monitorare attività basate su progetto.
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Ticket (assistenza clienti): per gestire richieste di supporto.
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Agenda: per appuntamenti, riunioni e chiamate.
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Email e notifiche: per centralizzare la comunicazione.
Con questi moduli collegati, si ottiene una visione a 360° del cliente.
Usare il modulo Agenda per tracciare le interazioni
Il modulo Agenda è potente ma spesso poco sfruttato. Permette di registrare eventi e interazioni, personalizzabili per utente o team.
Utilizzi consigliati:
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Registrare riunioni (online o in presenza).
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Annotare chiamate e risultati.
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Pianificare appuntamenti con promemoria.
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Collegare ogni evento a una terza parte specifica.
È anche possibile automatizzare eventi, ad esempio quando si invia un preventivo.
Note e commenti: i dettagli che fanno la differenza
Ogni scheda cliente consente l’inserimento di note libere. Un piccolo gesto che diventa un grande valore nel tempo.
Perché usare le note:
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Annotare preferenze personali (es: “preferisce essere contattato via email”).
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Documentare accordi o controversie passate.
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Lasciare promemoria interni.
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Riassumere momenti chiave (es: “upgrade al piano premium a maggio 2024”).
Incoraggiare l’uso sistematico delle note costruisce una memoria aziendale condivisa.
Sfruttare l’integrazione email
Le email inviate da Dolibarr sono automaticamente archiviate nella scheda del cliente, creando uno storico delle comunicazioni.
Funzionalità:
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Modelli con campi dinamici.
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Invio automatico di PDF (preventivi, fatture, conferme).
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Tracciamento di apertura e clic (se attivato).
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Registro centralizzato di tutte le email inviate.
È anche possibile associare le email in entrata tramite connessione IMAP.
Monitorare la cronologia commerciale e finanziaria
Dolibarr eccelle nel tracciamento del percorso commerciale completo.
Best practice:
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Creare i preventivi dalla scheda cliente.
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Convertire i preventivi in ordini e poi in fatture.
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Registrare i pagamenti e associarli alle fatture.
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Gestire ritardi e inviare solleciti automatici.
Ogni transazione è datata e collegata per una tracciabilità totale.
Gestione documentale e cronologia file
Dolibarr include una gestione documentale per ogni cliente.
Funzionalità principali:
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Caricare contratti, documenti firmati, scansioni.
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Organizzare per cartelle (preventivi, fatture...).
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Visualizzare la cronologia dei download.
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Anteprima file direttamente online.
Centralizzare i file facilita il lavoro di squadra e la compliance.
Campi personalizzati ed etichette per segmentare
È possibile aggiungere campi personalizzati e tag a clienti, contatti e documenti.
Utilizzi comuni:
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Settore merceologico
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Fase del ciclo di vita
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Commerciale assegnato
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Lingua preferita
Le etichette aiutano a raggruppare i clienti per comportamento, zona o campagne.
Creare report e timeline cliente
Visualizzare la cronologia è fondamentale. Anche se Dolibarr non ha una vista timeline nativa, si può simulare con:
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Vista cronologica dell’agenda
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Report personalizzati
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Dashboard tramite Data Explorer
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Esportazione verso strumenti esterni (BI)
Domande tipiche:
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Quando è stato l’ultimo contatto?
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Quanto dura il ciclo di vendita medio?
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Con quale frequenza apre ticket?
Automatizzare il monitoraggio con i workflow
Il modulo Workflow automatizza azioni legate alla cronologia cliente.
Esempi:
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Avvisare il commerciale dopo la creazione di un preventivo.
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Cambiare stato cliente dopo un pagamento.
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Inviare follow-up automatici post-incontro.
Meno attività manuali, più efficienza.
Assegnare la gestione cliente ai membri del team
Dolibarr consente di assegnare ogni cliente a un utente responsabile.
Responsabilità assegnabili:
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Contatti
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Opportunità
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Progetti
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Ticket di supporto
Questo migliora la comunicazione e la tracciabilità.
Consiglio avanzato: usare il registro di audit
Per settori regolamentati, Dolibarr offre un registro audit.
Utilizzi:
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Sapere chi ha modificato cosa e quando.
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Tracciare variazioni nei dati sensibili.
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Monitorare l’attività degli utenti.
Indispensabile per conformità e controllo qualità.
Sicurezza e gestione degli accessi
Dolibarr consente un controllo fine degli accessi.
Possibilità:
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Limitare visibilità e modifica per ruolo.
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Creare gruppi (vendite, supporto, amministrazione).
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Registrare tentativi di accesso non autorizzati.
Configurare bene i permessi garantisce protezione dei dati.
Backup ed esportazione della cronologia
La cronologia clienti è un asset critico. Dolibarr consente:
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Backup completi dal pannello admin.
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Esportazioni CSV/Excel dei dati clienti.
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Esportazione via API (XML/JSON).
Utile per evitare perdite e rispettare norme come il GDPR.
Buone pratiche per un monitoraggio efficace
Ecco alcuni consigli finali:
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Standardizzare le registrazioni.
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Formare il team sull’uso corretto.
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Automatizzare il più possibile.
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Verificare regolarmente i dati.
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Centralizzare tutto su Dolibarr.
Conclusione
Tracciare la cronologia clienti in Dolibarr non è solo un compito amministrativo. È un processo strategico, vivo, che consente decisioni migliori, relazioni solide e servizio eccellente. Con la configurazione giusta, personale formato e processi chiari, Dolibarr diventa uno strumento formidabile per comprendere i tuoi clienti.
Dalle fatture alle email, dai ticket ai contratti, ogni elemento compone un quadro dettagliato. E conoscere i tuoi clienti meglio dei tuoi concorrenti è la chiave per crescere. Sfrutta tutti gli strumenti che Dolibarr ti offre, e non perderai mai un’opportunità legata alla cronologia cliente.