Die Nachverfolgung der Kundenhistorie ist einer der wichtigsten Aspekte beim Aufbau langfristiger Kundenbeziehungen und beim Angebot eines herausragenden Services. In einer Welt, in der Kunden personalisierte Erfahrungen und schnelle Unterstützung erwarten, benötigen Unternehmen Werkzeuge, die einen detaillierten Überblick über jede Interaktion, Transaktion und Entwicklung bieten. Hier kommt Dolibarr ERP & CRM ins Spiel – eine leistungsstarke, modulare Open-Source-Lösung mit robusten Funktionen zur effektiven Verwaltung der Kundenhistorie.

In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir, wie Sie Dolibarr nutzen können, um die Kundenhistorie wie ein Profi zu verfolgen. Wir erklären integrierte Module, Konfigurationstipps, Anpassungsmöglichkeiten und Workflow-Optimierungen, damit jede Kundeninteraktion gut dokumentiert, leicht zugänglich und umsetzbar bleibt.

Was bedeutet Kundenhistorie in Dolibarr?

Die Kundenhistorie in Dolibarr umfasst alle Informationen, Interaktionen und Ereignisse, die mit einer dritten Partei (meist Kunde oder Interessent) verbunden sind, darunter:

• Kontaktdaten und Änderungen

• Angebote, Kostenvoranschläge und Verträge

• Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen

• Support-Tickets

• Gesprächs- und Besprechungsprotokolle

• E-Mails und Kommunikation

• Aufgaben und Wiedervorlagen

• Notizen, Kommentare und Dokumente

Jedes dieser Elemente trägt zu einem vollständigen Bild der Kundenbeziehung bei und hilft dabei, Trends zu erkennen, Probleme frühzeitig zu lösen und zukünftige Kontakte zu personalisieren.

Einstieg mit dem Modul Dritte Parteien

Das Modul Dritte Parteien ist das Herzstück der Kundenhistorie in Dolibarr. Es ermöglicht die Erfassung von Kunden, Lieferanten und Interessenten über eine zentrale Oberfläche.

Wichtige Funktionen:

• Speicherung umfassender Kontaktdaten (mehrere Adressen, Telefonnummern, E-Mails).

• Zuweisung von Typen und Kategorien (Kunde, Lieferant, Partner).

• Anzeige aktueller Aktivitäten zum jeweiligen Kunden.

• Verlinkung zu zugehörigen Dokumenten: Rechnungen, Angebote, Bestellungen etc.

Die Aktivierung dieses Moduls ist der erste Schritt zu einer lückenlosen Kundenhistorie.

Wichtige Module aktivieren und verknüpfen

Für eine vollständige Übersicht sollten Sie die folgenden Module aktivieren und konfigurieren:

• Angebote: zur Verfolgung gesendeter Kostenvoranschläge.

• Bestellungen und Lieferungen: für Einkaufs- und Lieferverfolgung.

• Rechnungen und Zahlungen: für den finanziellen Überblick.

• Verträge und Abonnements: bei wiederkehrenden Leistungen.

• Projekte und Aufgaben: für projektbasierte Kundenarbeit.

• Support-Tickets: für den Kundenservice.

• Kalender (Agenda): für Termine, Besprechungen und Anrufe.

• E-Mail und Benachrichtigungen: zur zentralisierten Kommunikationshistorie.

Durch die Verknüpfung dieser Module mit dem Kunden erhalten Sie einen vollständigen Überblick.

Das Agenda-Modul zur Interaktionsverfolgung nutzen

Das Agenda-Modul ist leistungsstark, wird aber oft unterschätzt. Es dient zur Protokollierung von Ereignissen und Interaktionen – individuell je Benutzer oder Team.

Nützliche Anwendungen:

• Dokumentation von Meetings (virtuell oder vor Ort).

• Protokollierung von Telefonaten und deren Ergebnisse.

• Terminplanung mit Erinnerungen.

• Zuordnung jedes Eintrags zu einer bestimmten dritten Partei.

Auch automatische Einträge (z. B. bei Angebotsversand) sind möglich.

Notizen und Kommentare: Die unscheinbaren Helden

Jede Kundendatei bietet Platz für freie Notizen – ein kleines Feature mit großem Nutzen.

Empfohlene Verwendung:

• Dokumentation persönlicher Vorlieben (z. B. „möchte per E-Mail kontaktiert werden“).

• Festhalten vergangener Streitigkeiten oder Sonderabsprachen.

• Interne Hinweise für Kollegen.

• Zusammenfassung von Schlüsselmomenten (z. B. „Upgraded auf Premium im Mai 2024“).

Ein disziplinierter Umgang mit Notizen schafft ein wertvolles internes Gedächtnis.

E-Mail-Integration optimal nutzen

Alle über Dolibarr gesendeten E-Mails werden automatisch in der Kundendatei archiviert.

Funktionen:

• Vorlagen mit Platzhaltern für personalisierte Nachrichten.

• Automatischer Versand von PDFs (z. B. Angebote, Rechnungen).

• Nachverfolgung von Öffnungen und Klicks (wenn aktiviert).

• Zentrale Übersicht über gesendete Nachrichten.

Über IMAP können auch eingehende E-Mails automatisch zugeordnet werden.

Kommerzielle und finanzielle Historie verfolgen

Dolibarr eignet sich hervorragend zur Abbildung des gesamten Verkaufsprozesses.

Best Practices:

• Angebote direkt aus dem Kundenprofil erstellen.

• Angebote in Bestellungen und anschließend in Rechnungen umwandeln.

• Zahlungen erfassen und zu Rechnungen zuordnen.

• Zahlungserinnerungen bei überfälligen Rechnungen.

Jede Transaktion ist datiert und verknüpft – maximale Nachvollziehbarkeit.

Dokumentenverwaltung und Datei-Historie

Dolibarr bietet pro Kunde eine eigene Dokumentenverwaltung.

Funktionen:

• Hochladen von Verträgen, gescannten Dokumenten, Signaturen.

• Organisation nach Ordnern (Angebote, Rechnungen usw.).

• Download-Historie einsehbar.

• Dateivorschau direkt im Browser.

Eine zentrale Dateiablage erleichtert Zusammenarbeit und Prüfungen.

Benutzerdefinierte Felder und Tags zur Segmentierung

In Dolibarr lassen sich benutzerdefinierte Felder und Etiketten (Tags) hinzufügen.

Typische Felder:

• Branche

• Phase im Kundenlebenszyklus

• Zuständiger Mitarbeiter

• Bevorzugte Sprache

Tags helfen bei der Gruppierung nach Verhalten, Region oder Kampagne.

Kundenberichte und Zeitachsen erstellen

Die Visualisierung der Historie ist essenziell. Auch ohne native Zeitachsenfunktion kann man sich behelfen mit:

• Chronologischer Agenda-Ansicht

• Benutzerdefinierten Berichten

• Dashboards via Data Explorer

• Export zu externen BI-Tools

Typische Fragestellungen:

• Wann war der letzte Kontakt?

• Wie lange dauert ein Verkaufszyklus?

• Wie oft wird Support benötigt?

Workflows zur Automatisierung einsetzen

Das Workflow-Modul erlaubt die Automatisierung wichtiger Vorgänge.

Beispiele:

• Benachrichtigung bei neuem Angebot.

• Statusänderung nach Zahlung.

• Automatisierte Follow-ups nach Meetings.

Weniger manuelle Eingriffe, mehr Effizienz.

Kundenverantwortung im Team zuweisen

Kunden können spezifischen Mitarbeitern zugewiesen werden.

Zuständigkeiten:

• Kontakte

• Verkaufschancen

• Projekte

• Supportfälle

Das stärkt die Kundenbindung und verbessert die Nachverfolgung.

Profi-Tipp: Audit-Log verwenden

Für regulierte Branchen bietet Dolibarr ein Audit-Protokoll.

Möglichkeiten:

• Änderungen nach Benutzer und Zeit erfassen.

• Sensible Datenänderungen nachvollziehen.

• Benutzeraktivitäten überwachen.

Ideal für Qualitätskontrollen und Compliance.

Sicherheit und Zugriffsrechte

Dolibarr bietet fein abgestufte Rechteverwaltung.

Einstellungen:

• Lese-/Schreibrechte je nach Rolle einschränken.

• Gruppen für Vertrieb, Support, Buchhaltung etc. definieren.

• Unautorisierte Zugriffe protokollieren.

Datenschutz wird damit gewährleistet.

Sicherung und Export der Kundenhistorie

Die Kundenhistorie ist ein kritisches Gut. Dolibarr ermöglicht:

• Vollständige Backups im Admin-Panel.

• CSV-/Excel-Exporte der Kundendaten.

• API-Exporte (XML/JSON) für externe Systeme.

So erfüllen Sie auch gesetzliche Anforderungen (z. B. DSGVO).

Best Practices für effektives Kunden-Monitoring

Zum Abschluss einige Tipps:

1. Datenpflege standardisieren

2. Team schulen

3. Automatisierung nutzen

4. Regelmäßige Datenprüfung durchführen

5. Dolibarr als zentrale Informationsquelle etablieren

Fazit

Die Kundenhistorie in Dolibarr zu dokumentieren ist kein Verwaltungsakt – es ist ein strategischer Prozess. Mit der richtigen Konfiguration, geschultem Personal und klaren Abläufen wird Dolibarr zu einem leistungsfähigen Werkzeug für Kundeneinblicke.

Von Rechnungen bis E-Mails, von Tickets bis Verträgen – jedes Detail zählt. Wer seine Kunden besser kennt als die Konkurrenz, hat einen entscheidenden Vorteil. Nutzen Sie alles, was Dolibarr bietet – und keine Chance auf Kundenbindung geht verloren.