Per anni, Excel è stato il mio strumento preferito per gestire la mia piccola attività. Tenevo traccia delle fatture in un file, dei contatti dei clienti in un altro, dell’inventario in un terzo e dei progetti in un altro ancora. Funzionava — fino a quando non ha più funzionato.

Con la crescita della mia attività, Excel è diventato caotico. Mi ritrovavo a copiare e incollare le stesse informazioni in diversi fogli, a perdere aggiornamenti e a passare ore a incrociare i dati. Era soggetto a errori, richiedeva tempo e non era scalabile. Avevo bisogno di una soluzione migliore.

È così che ho scoperto Dolibarr.

In questo articolo ti spiegherò come ho installato Dolibarr e sostituito completamente Excel per gestire la mia attività — in meno di 24 ore. Condividerò ciò che ha funzionato, cosa ho imparato e perché Dolibarr potrebbe essere la soluzione che cerchi se i fogli di calcolo ti stanno rallentando.

Perché dovevo sostituire Excel

Come molti imprenditori, ho iniziato con Excel perché era semplice, familiare e già installato sul mio computer. Per un po’, è bastato. Creavo modelli per preventivi e fatture, usavo SOMMA e CERCA.VERT per tenere traccia dell’inventario e registravo manualmente le comunicazioni con i clienti.

Ma con l’aumento di clienti, prodotti, servizi e complessità, Excel è diventato un ostacolo:

• Versioni duplicate: avevo più file simili salvati con nomi diversi.

• Dati duplicati: le informazioni sui clienti erano sparse e incoerenti.

• Nessuna automazione: ogni rapporto o promemoria doveva essere fatto a mano.

• Gestione utenti assente: solo io potevo modificare i file.

• Nessuna integrazione: niente collegamenti tra contatti, progetti, preventivi e pagamenti.

Avevo bisogno di un sistema centralizzato e scalabile.

Perché ho scelto Dolibarr

Ho valutato diverse soluzioni: CRM SaaS costosi, ERP a pagamento, persino uno sviluppo su misura. Ma la maggior parte erano troppo care, troppo complicate o piene di funzionalità inutili.

Poi ho scoperto Dolibarr — una piattaforma ERP/CRM gratuita e open source. Ecco cosa mi ha convinto:

• Architettura modulare: potevo attivare solo ciò che mi serviva.

• Web-based: accessibile da ovunque.

• Gratuita e open source: nessun costo di licenza.

• Self-hosted: pieno controllo dei dati.

• Community e plugin: ecosistema attivo.

Dolibarr prometteva tutto quello che cercavo senza il peso delle grandi piattaforme.

Fase 1: Preparazione all’installazione (1 ora)

Ho deciso di installare Dolibarr su un VPS, ma è possibile anche farlo in locale o tramite hosting condiviso con Softaculous.

Cosa ho fatto:

• Ho acquistato un VPS con Ubuntu 22.04.

• Ho installato lo stack LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP).

• Ho scaricato l’ultima versione stabile di Dolibarr dal sito ufficiale.

• Ho caricato i file sul server tramite FTP.

Suggerimento: se non hai dimestichezza con i server, usa un servizio come DoliCloud.

Una volta caricati i file, ho lanciato l’installazione dal browser. L’assistente mi ha guidato nella configurazione: database, utente admin, impostazioni iniziali.

Fase 2: Configurazione iniziale (2 ore)

Dopo l’accesso al pannello di controllo, ho dedicato due ore a personalizzare Dolibarr per la mia attività.

Profilo aziendale:

• Nome, logo, indirizzo e contatti.

• Anno fiscale, valuta e partita IVA.

Moduli attivati:

• Terze Parti: per clienti e fornitori.

• Fatturazione: per sostituire i modelli Excel.

• Prodotti/Servizi: per organizzare le offerte.

• Progetti e attività: per seguire i lavori in corso.

• Contabilità (base): per registrare entrate e spese.

Personalizzazione dei modelli:

• Ho modificato i PDF di fatture e preventivi con logo, colori e note legali.

• Ho impostato termini di pagamento e aliquote fiscali.

In due ore, Dolibarr era già il mio nuovo centro di controllo.

Fase 3: Importazione dei dati (4 ore)

È stata la parte più lunga — non per colpa di Dolibarr, ma perché i miei file Excel erano disordinati.

Dati importati:

• Clienti: tramite importazione CSV.

• Prodotti/Servizi: foglio pulito con nomi, descrizioni e prezzi.

• Fatture passate: inserite manualmente per mantenere uno storico.

• Progetti: creati per i lavori in corso.

Suggerimenti per l’importazione:

• Pulisci i tuoi file prima.

• Mappa correttamente le colonne.

• Fai un test con poche righe.

Alla fine di questa fase, Dolibarr conteneva il cuore della mia attività.

Fase 4: Sostituzione dei processi (6–8 ore)

Con i dati importati, ho migrato tutte le operazioni quotidiane su Dolibarr.

Fatturazione:

• Ho creato e inviato una fattura via email.

• Tracciamento pagamenti automatizzato.

• Fatture ricorrenti per clienti regolari.

CRM:

• Ogni cliente con scheda, storico, attività, preventivi e fatture.

• Niente più ricerche tra i file.

Progetti:

• Attività con scadenze assegnate per ogni progetto.

• Monitoraggio ore e avanzamento.

Spese:

• Ho iniziato a registrare tutte le uscite.

• Allegati con ricevute scannerizzate.

Calendario e promemoria:

• Attività collegate al calendario.

• Promemoria automatici.

In mezza giornata, Excel non mi serviva più.

Fase 5: Rifiniture e automazioni (2–3 ore)

Per completare e ottimizzare l’uso quotidiano, ho aggiunto alcune funzionalità:

Modelli email:

• Per fatture, solleciti e proposte.

Backup automatici:

• Cron job giornaliero per il database.

Accessi utenti:

• Account limitato per l’assistente.

Plugin da Dolistore:

• Kanban per i progetti.

• Add-on per cruscotti finanziari.

Cosa ho ottenuto sostituendo Excel con Dolibarr

1. Un’unica fonte di verità

Tutto centralizzato: clienti, fatture, attività, pagamenti.

2. Risparmio di tempo

Operazioni che richiedevano ore ora si fanno in pochi minuti.

3. Maggiore visibilità

Cruscotti in tempo reale su vendite, spese, scadenze.

4. Collaborazione

Il mio team può accedere ai dati senza rischi.

5. Immagine professionale

Documenti coerenti e professionali.

Difficoltà incontrate

• Curva di apprendimento: servono alcune ore per ambientarsi, ma la documentazione aiuta.

• Pulizia dei dati: file Excel disordinati = import errati.

• Limiti di personalizzazione: per modifiche avanzate serve conoscenza tecnica.

Consiglio Dolibarr?

Assolutamente sì — soprattutto se sei:

• Un freelance o piccolo imprenditore sopraffatto da Excel.

• Alla ricerca di un’alternativa gratuita a CRM/ERP a pagamento.

• Disposto a investire una giornata per ottenere un sistema efficace a lungo termine.

Dolibarr mi ha dato struttura e automazione che Excel non mi ha mai offerto. E tutto in meno di 24 ore.

Se vuoi uscire dal caos dei fogli di calcolo e gestire meglio il tuo business, prova Dolibarr. Non tornerai indietro.