Pendant des années, Excel a été mon outil de prédilection pour gérer ma petite entreprise. Je suivais les factures dans un fichier, les contacts clients dans un autre, les stocks dans un troisième, et les projets dans un autre classeur encore. Ça fonctionnait — jusqu’à ce que ça ne suffise plus.

À mesure que mon activité se développait, Excel est devenu chaotique. Je me retrouvais à copier-coller les mêmes informations dans plusieurs feuilles, à perdre le fil des mises à jour, et à passer des heures à croiser les données. C’était source d’erreurs, chronophage, et impossible à faire évoluer. Il me fallait une meilleure solution.

C’est là que j’ai découvert Dolibarr.

Dans cet article, je vais vous expliquer comment j’ai installé Dolibarr et complètement remplacé Excel pour gérer mon activité — en moins de 24 heures. Je partagerai ce qui a fonctionné, ce que j’ai appris, et pourquoi Dolibarr pourrait être la solution idéale si les tableurs freinent votre croissance.

Pourquoi je devais remplacer Excel

Comme beaucoup d’entrepreneurs, j’ai commencé avec Excel car c’était simple, familier et déjà installé sur mon ordinateur. Pendant un temps, cela suffisait. Je créais des modèles de devis et de factures, utilisais les fonctions SOMME et RECHERCHEV pour suivre les stocks, et gardais un historique des échanges clients.

Mais avec la croissance du nombre de clients, de produits, de prestations et de complexité, Excel est devenu un frein :

• Cauchemars de versions : plusieurs fichiers similaires enregistrés sous des noms différents.

• Duplication des données : les informations clients dispersées et parfois incohérentes.

• Aucune automatisation : chaque rapport ou rappel devait être fait manuellement.

• Pas de gestion des utilisateurs : j’étais le seul à pouvoir modifier les fichiers.

• Zéro intégration : aucun lien entre les contacts, projets, devis et paiements.

J’avais besoin d’un système centralisé et évolutif.

Pourquoi j’ai choisi Dolibarr

J’ai exploré plusieurs solutions : CRM en SaaS coûteux, ERP payants, voire une solution personnalisée. Mais la plupart étaient trop chères, trop complexes, ou remplies de fonctions inutiles.

Puis j’ai découvert Dolibarr — une plateforme ERP/CRM gratuite et open source. Ce qui m’a convaincu :

• Architecture modulaire : je pouvais activer uniquement les fonctions utiles.

• Basé sur le web : accessible de partout.

• Open source et gratuit : pas de licence.

• Auto-hébergé : contrôle total sur mes données.

• Communauté et plugins : écosystème actif.

Dolibarr promettait ce dont j’avais besoin, sans la complexité des grandes plateformes.

Étape 1 : Préparation à l’installation (1 heure)

J’ai choisi d’installer Dolibarr sur un VPS, mais on peut aussi l’installer localement ou via un hébergement mutualisé avec Softaculous.

Ce que j’ai fait :

• J’ai acheté un VPS Ubuntu 22.04.

• J’ai installé un stack LAMP (Linux, Apache, MySQL, PHP).

• J’ai téléchargé la dernière version stable de Dolibarr sur le site officiel.

• J’ai téléversé les fichiers sur le serveur via FTP.

Astuce : si vous n’êtes pas à l’aise avec les serveurs, utilisez un service comme DoliCloud.

Une fois les fichiers en place, j’ai lancé l’installation via mon navigateur. L’assistant m’a guidé pas à pas : configuration de la base de données, création de l’utilisateur admin, réglages initiaux.

Étape 2 : Configuration initiale (2 heures)

Après connexion à l’interface admin de Dolibarr, j’ai passé deux heures à adapter l’outil à mon activité.

Configuration de l’entreprise :

• Nom, logo, coordonnées.

• Exercice fiscal, devise, numéro de TVA.

Activation des modules clés :

• Tiers : pour gérer clients et fournisseurs.

• Facturation : pour remplacer mes modèles Excel.

• Produits/Services : pour structurer mes offres.

• Projets et tâches : pour suivre les prestations.

• Comptabilité (basique) : pour noter revenus et dépenses.

Personnalisation des modèles :

• J’ai modifié les modèles PDF de factures et devis : logo, couleurs, mentions légales.

• J’ai défini les conditions de paiement par défaut et le taux de TVA.

En deux heures, Dolibarr ressemblait à la base de pilotage que j’espérais.

Étape 3 : Import de mes données (4 heures)

C’était l’étape la plus longue — non pas à cause de Dolibarr, mais parce que mes fichiers Excel étaient désorganisés.

Ce que j’ai importé :

• Clients : via l’import CSV, j’ai intégré tous mes contacts.

• Produits/Services : j’ai créé un tableau propre avec toutes mes offres, descriptions et tarifs.

• Anciennes factures : ajout manuel des plus importantes pour garder un historique.

• Projets : création des projets en cours pour chaque client.

Conseils pour un import réussi :

• Nettoyez vos fichiers Excel avant.

• Faites bien correspondre les colonnes.

• Testez avec quelques lignes avant l’import total.

À la fin de cette étape, ma base Dolibarr contenait tout le cœur de mon activité.

Étape 4 : Remplacement de mes processus (6–8 heures)

Une fois les données importées, j’ai migré toutes mes opérations quotidiennes vers Dolibarr.

Facturation :

• J’ai créé une facture et l’envoyée par email depuis Dolibarr.

• Le suivi de paiement était automatisé.

• J’ai mis en place des factures récurrentes pour mes clients abonnés.

CRM :

• Chaque client avait désormais une fiche avec historique, tâches, devis et factures.

• Fini les recherches dans des dossiers.

Suivi de projets :

• J’ai découpé les prestations clients en tâches avec échéances.

• Suivi du temps et de l’avancement dans chaque projet.

Dépenses :

• J’ai commencé à enregistrer toutes les dépenses.

• Ajout de justificatifs scannés.

Agenda et rappels :

• Tâches liées au calendrier.

• Rappels automatiques pour les relances.

En une demi-journée, Excel n’était plus nécessaire.

Étape 5 : Finitions et automatisation (2–3 heures)

Pour finaliser et gagner en efficacité, j’ai ajouté quelques touches :

Modèles d’email :

• Création de modèles pour envoi de factures, relances, propositions.

Sauvegardes automatiques :

• Cron pour sauvegarde quotidienne de la base.

Gestion des accès :

• Compte avec droits limités pour mon assistante.

Extensions Dolistore :

• Plugin Kanban pour les projets.

• Add-ons pour tableaux de bord financiers.

Ce que j’ai gagné en remplaçant Excel par Dolibarr

1. Une seule source de vérité

Tout est centralisé : clients, factures, tâches, paiements.

2. Gain de temps

Les tâches prennent quelques minutes au lieu d’heures : facturation, relances, devis.

3. Visibilité

Tableaux de bord en temps réel sur ventes, dépenses, retards.

4. Travail collaboratif

Mes collaborateurs peuvent accéder aux données sans tout casser.

5. Image pro

Mes documents sont uniformes, propres, pro — un vrai plus pour l’image de marque.

Les difficultés rencontrées

• Courbe d’apprentissage : quelques heures pour se repérer, mais la doc est utile.

• Nettoyage des données : un mauvais import = de mauvaises infos. Préparez vos fichiers.

• Limites de personnalisation : certains réglages avancés demandent des connaissances techniques.

Est-ce que je recommande Dolibarr ?

Absolument — surtout si vous êtes :

• Freelance ou petite entreprise dépassée par les tableurs.

• À la recherche d’une alternative gratuite aux CRM/ERP payants.

• Prêt à passer une journée à tout installer pour des années de tranquillité.

Dolibarr m’a offert une structure et une automatisation qu’Excel ne m’apportera jamais. Et j’ai tout mis en place en moins de 24 heures.

Si vous voulez sortir du chaos des tableurs et gérer votre activité intelligemment, testez Dolibarr. Vous ne reviendrez pas en arrière.