Jahrelang war Excel mein bevorzugtes Tool zur Verwaltung meines kleinen Unternehmens. Ich verfolgte Rechnungen in einer Datei, Kundenkontakte in einer anderen, Lagerbestände in einer dritten und Projekte in noch einer weiteren. Es funktionierte — bis es nicht mehr funktionierte.

Mit dem Wachstum meines Unternehmens wurde Excel chaotisch. Ich kopierte ständig dieselben Informationen in verschiedene Tabellen, verlor den Überblick über Änderungen und verbrachte Stunden damit, Daten abzugleichen. Es war fehleranfällig, zeitaufwändig und nicht skalierbar. Ich brauchte eine bessere Lösung.

So bin ich auf Dolibarr gestoßen.

In diesem Artikel erkläre ich, wie ich Dolibarr installiert und Excel vollständig durch dieses System ersetzt habe — in weniger als 24 Stunden. Ich teile, was funktioniert hat, was ich gelernt habe und warum Dolibarr vielleicht genau das ist, was du brauchst, wenn dich Tabellenkalkulationen ausbremsen.

Warum ich Excel ersetzen musste

Wie viele Unternehmer begann ich mit Excel, weil es einfach, vertraut und bereits auf meinem Computer installiert war. Anfangs genügte es. Ich erstellte Vorlagen für Angebote und Rechnungen, nutzte SUMME und SVERWEIS für die Lagerverwaltung und protokollierte Kundengespräche manuell.

Doch mit der zunehmenden Anzahl an Kunden, Produkten, Dienstleistungen und der steigenden Komplexität wurde Excel zum Problem:

• Dateichaos: mehrere ähnliche Dateien mit verschiedenen Namen.

• Daten-Duplikate: Kundeninformationen verstreut und oft inkonsistent.

• Keine Automatisierung: alles musste manuell erledigt werden.

• Kein Benutzerzugriff: nur ich konnte Änderungen vornehmen.

• Keine Integration: keine Verbindung zwischen Kontakten, Projekten, Angeboten und Zahlungen.

Ich brauchte ein zentrales, skalierbares System.

Warum ich Dolibarr gewählt habe

Ich prüfte verschiedene Lösungen: teure SaaS-CRMs, kostenpflichtige ERPs und sogar individuelle Entwicklungen. Die meisten waren zu teuer, zu komplex oder überladen mit Funktionen, die ich nicht brauchte.

Dann stieß ich auf Dolibarr — eine kostenlose Open-Source-ERP/CRM-Plattform. Überzeugt haben mich:

• Modulare Struktur: ich konnte nur aktivieren, was ich brauchte.

• Webbasiert: Zugriff von überall.

• Open Source und kostenlos: keine Lizenzgebühren.

• Selbst gehostet: vollständige Datenkontrolle.

• Community und Erweiterungen: aktives Ökosystem.

Dolibarr bot alles, was ich brauchte, ohne den Ballast großer Plattformen.

Schritt 1: Vorbereitung der Installation (1 Stunde)

Ich entschied mich für die Installation auf einem VPS, aber es ist auch lokal oder über Shared Hosting mit Softaculous möglich.

Was ich gemacht habe:

• Ich kaufte einen VPS mit Ubuntu 22.04.

• Ich installierte einen LAMP-Stack (Linux, Apache, MySQL, PHP).

• Ich lud die neueste Dolibarr-Version von der offiziellen Website herunter.

• Ich übertrug die Dateien per FTP auf den Server.

Tipp: Wenn du dich mit Servern nicht auskennst, nutze einen Dienst wie DoliCloud.

Sobald die Dateien hochgeladen waren, startete ich die Installation im Browser. Der Assistent führte mich durch die Datenbankeinrichtung, den Admin-Benutzer und die Grundeinstellungen.

Schritt 2: Erste Konfiguration (2 Stunden)

Nach dem Login ins Backend passte ich Dolibarr zwei Stunden lang an mein Geschäft an.

Unternehmensprofil:

• Name, Logo, Adresse, Kontaktdaten.

• Geschäftsjahr, Währung, Steuernummer.

Aktivierte Module:

• Dritte: für Kunden und Lieferanten.

• Rechnungsstellung: zur Ablösung meiner Excel-Vorlagen.

• Produkte/Dienstleistungen: zur Organisation meines Angebots.

• Projekte und Aufgaben: zur Nachverfolgung laufender Arbeiten.

• Buchhaltung (Basis): zur Erfassung von Einnahmen und Ausgaben.

Dokumentvorlagen:

• Ich passte Rechnungs- und Angebots-PDFs mit Logo, Farben und Fußnoten an.

• Ich stellte Standard-Zahlungsbedingungen und Mehrwertsteuersätze ein.

Nach zwei Stunden war Dolibarr mein neues Steuerungstool.

Schritt 3: Datenimport (4 Stunden)

Dies war der zeitintensivste Teil — nicht wegen Dolibarr, sondern wegen meiner unordentlichen Excel-Dateien.

Importierte Daten:

• Kunden: per CSV-Import.

• Produkte/Dienstleistungen: aufbereitete Liste mit Bezeichnungen, Beschreibungen, Preisen.

• Frühere Rechnungen: manuell hinzugefügt für den Verlauf.

• Projekte: laufende Projekte für aktuelle Kunden erstellt.

Import-Tipps:

• Bereinige deine Excel-Dateien vorher.

• Ordne Spalten korrekt zu.

• Teste mit wenigen Zeilen vor dem Massenimport.

Am Ende dieses Schritts war meine Dolibarr-Instanz betriebsbereit.

Schritt 4: Prozesse umstellen (6–8 Stunden)

Mit importierten Daten verlagerte ich den operativen Alltag auf Dolibarr.

Rechnungen:

• Ich erstellte eine neue Rechnung und versandte sie per E-Mail.

• Zahlungserinnerungen liefen automatisch.

• Wiederkehrende Rechnungen für Stammkunden eingerichtet.

CRM:

• Jeder Kunde hatte nun ein vollständiges Profil.

• Keine Ordner-Suche mehr nötig.

Projektmanagement:

• Aufgaben mit Fristen pro Projekt.

• Zeit- und Fortschrittsverfolgung aktiviert.

Ausgaben:

• Ich begann mit der Erfassung aller Ausgaben.

• Belege als PDFs hinzugefügt.

Kalender und Erinnerungen:

• Aufgaben mit Kalender verknüpft.

• Erinnerungen für Folgeaufgaben.

Nach einem halben Tag war Excel überflüssig.

Schritt 5: Feinschliff und Automatisierung (2–3 Stunden)

Zum Abschluss optimierte ich mein Setup:

E-Mail-Vorlagen:

• Für Rechnungen, Mahnungen, Angebote.

Automatische Backups:

• Täglicher Cronjob für Datenbanksicherung.

Benutzerrechte:

• Eingeschränkter Zugriff für meine Assistenz.

Dolistore-Plugins:

• Kanban-Ansicht für Projekte.

• Finanz-Dashboards via Add-ons.

Was ich durch Dolibarr gewonnen habe

1. Eine zentrale Datenquelle

Alles an einem Ort: Kunden, Rechnungen, Aufgaben, Zahlungen.

2. Zeitersparnis

Aufgaben, die Stunden dauerten, dauern jetzt Minuten.

3. Bessere Übersicht

Echtzeit-Dashboards für Umsatz, Kosten, Fälligkeiten.

4. Teamarbeit

Mein Team kann gefahrlos auf Daten zugreifen.

5. Professionelles Auftreten

Saubere, einheitliche Dokumente.

Herausforderungen

• Einarbeitungszeit: ein paar Stunden nötig, aber mit Dokumentation machbar.

• Datenbereinigung: chaotische Excel-Dateien verursachen Importprobleme.

• Grenzen bei Anpassung: für komplexere Änderungen sind Entwicklerkenntnisse hilfreich.

Empfehle ich Dolibarr?

Definitiv — besonders wenn du:

• Freelancer oder Kleinunternehmer bist und mit Excel kämpfst.

• Eine kostenlose Alternative zu teuren CRM-/ERP-Systemen suchst.

• Einen Tag investieren willst für langfristige Effizienz.

Dolibarr hat mir Struktur und Automatisierung gebracht, die Excel nie liefern konnte. Und das in weniger als 24 Stunden.

Wenn du raus willst aus dem Chaos der Tabellenkalkulation — probier Dolibarr aus. Du wirst es nicht bereuen.