Dolibarr è un ERP e CRM open-source ampiamente utilizzato dalle aziende per gestire le loro attività commerciali, contabili e logistiche. Uno degli aspetti fondamentali per garantire una gestione efficiente e sicura è il controllo dei diritti e dei permessi degli utenti.
Una gestione inadeguata dei diritti di accesso può esporre l’azienda a rischi di sicurezza, come la cancellazione accidentale di dati, modifiche non autorizzate o accessi impropri a informazioni sensibili. In questo articolo, illustriamo le migliori pratiche per configurare e gestire i permessi degli utenti in Dolibarr.
1. Comprendere il Sistema di Permessi in Dolibarr
Dolibarr utilizza un sistema di gestione di utenti e gruppi, che consente di assegnare ruoli specifici a ciascun utente. È possibile limitare l’accesso ai moduli, definire livelli di autorizzazione e controllare le azioni che gli utenti possono eseguire.
Concetti chiave sui permessi in Dolibarr
- Utenti: Ogni individuo che possiede un account in Dolibarr.
- Gruppi: Insieme di utenti che condividono gli stessi diritti.
- Moduli: Dolibarr è strutturato in moduli (fatturazione, contabilità, CRM, ecc.), ognuno dei quali può avere restrizioni di accesso specifiche.
- Diritti di accesso: Permessi che consentono o limitano determinate azioni per un utente o un gruppo.
Esempio: Un contabile può avere accesso solo ai moduli Fatturazione e Contabilità, mentre un venditore può accedere solo al CRM e ai Preventivi.
2. Aggiunta e Configurazione di un Utente in Dolibarr
L'aggiunta di un nuovo utente avviene dal menu Amministrazione → Utenti & Gruppi.
Passaggi per aggiungere un utente
- Accedi a Home → Utenti & Gruppi.
- Clicca su Nuovo Utente.
- Inserisci i dettagli dell’utente: nome, cognome, email, login e password.
- Assegna uno o più gruppi all’utente.
- Definisci i permessi dell’utente.
- Clicca su Salva per confermare.
Si consiglia di utilizzare password complesse e di abilitare l'autenticazione a due fattori (2FA) se disponibile.
3. Gestione dei Gruppi di Utenti
L'uso dei gruppi semplifica la gestione dei permessi. Invece di modificare i diritti utente per utente, i permessi possono essere impostati a livello di gruppo, e gli utenti possono essere assegnati di conseguenza.
Vantaggi dei gruppi di utenti
- Gestione più veloce e uniforme dei permessi.
- Facilità nell’aggiungere o rimuovere utenti da un gruppo.
- Migliore organizzazione per i team (es. gruppi "Vendite", "Contabilità", "Direzione").
Come creare un gruppo di utenti?
- Accedi a Amministrazione → Utenti & Gruppi.
- Clicca su Nuovo Gruppo.
- Assegna un nome al gruppo (es. "Vendite", "Assistenza Clienti").
- Aggiungi gli utenti pertinenti.
- Assegna i permessi specifici.
Un utente può essere assegnato a più gruppi per combinare diversi livelli di accesso.
4. Definizione dei Permessi per Utenti e Gruppi
Dolibarr consente di assegnare permessi dettagliati a ciascun utente o gruppo.
Esempi di permessi
- Solo lettura: L’utente può visualizzare i dati, ma non modificarli o eliminarli.
- Modifica: L’utente può modificare i dati, ma non eliminarli.
- Eliminazione: L’utente può eliminare le informazioni in un determinato modulo.
- Creazione: L’utente può aggiungere nuove voci in Dolibarr.
Come configurare i permessi?
- Accedi a Utenti & Gruppi.
- Seleziona un utente o un gruppo.
- Clicca sulla scheda Permessi.
- Attiva o disattiva i diritti desiderati per ogni modulo.
- Clicca su Salva.
Esempio: Un responsabile commerciale può creare e modificare preventivi, ma non può approvarli senza autorizzazione. Un operatore dell’assistenza clienti può visualizzare i ticket di supporto, ma non può modificare le informazioni di fatturazione.
5. Limitazione dell’Accesso ai Moduli Sensibili
Alcuni moduli contengono informazioni riservate, come dati finanziari o risorse umane. È quindi essenziale limitare l’accesso a questi moduli solo al personale autorizzato.
Moduli che dovrebbero avere accesso limitato
- Contabilità (accesso a fatture, pagamenti, bilanci finanziari).
- Risorse Umane (accesso ai documenti salariali, contratti).
- Amministrazione (impostazioni di sistema e configurazioni critiche).
Solo gli amministratori dovrebbero avere accesso completo all'interfaccia di amministrazione.
6. Monitoraggio delle Attività degli Utenti
Per prevenire errori o tentativi di frode, Dolibarr include un registro attività che traccia le azioni degli utenti.
Come accedere ai registri delle attività?
- Accedi a Amministrazione → Sicurezza → Registri eventi.
- Filtra per data, utente o modulo.
- Analizza le azioni eseguite, come modifiche, eliminazioni e accessi.
Si consiglia di abilitare le notifiche per ricevere avvisi in caso di attività sospette, come tentativi di accesso falliti ripetuti.
7. Migliori Pratiche per la Sicurezza degli Account Utente
- Abilitare HTTPS per proteggere le connessioni.
- Richiedere password complesse (lunghezza minima, caratteri speciali).
- Limitare i tentativi di accesso falliti per prevenire attacchi brute force.
- Disattivare gli account inattivi per ridurre il rischio di accessi non autorizzati.
- Usare l'autenticazione a due fattori (2FA) se disponibile.
Conclusione
La gestione dei diritti e dei permessi in Dolibarr è un fattore chiave per la sicurezza e l'organizzazione all'interno di un'azienda. Definendo correttamente i livelli di accesso e monitorando le attività degli utenti, puoi garantire un uso sicuro ed efficiente del sistema ERP.
Riepilogo delle principali azioni
- Creare utenti con permessi adeguati.
- Utilizzare gruppi per semplificare la gestione dei diritti.
- Assegnare permessi specifici per modulo.
- Limitare l’accesso ai moduli sensibili.
- Monitorare l’attività degli utenti per rilevare anomalie.
- Applicare le migliori pratiche di sicurezza per proteggere gli account.