Con l’evoluzione delle normative sulla protezione dei dati, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea continua a essere il punto di riferimento in materia di diritti digitali. Le piccole e medie imprese (PMI) devono assicurarsi che i loro strumenti software – in particolare i sistemi ERP e CRM – siano conformi al GDPR. Dolibarr, una piattaforma ERP e CRM open source ampiamente utilizzata, è sempre più adottata dalle aziende europee per la sua flessibilità, modularità e convenienza. Ma Dolibarr è davvero conforme al GDPR? E se non lo è di default, quali misure devono essere adottate per renderlo conforme?

Questo articolo approfondito analizza come Dolibarr si allinea ai principi del GDPR, le responsabilità chiave dei titolari e dei responsabili del trattamento che lo utilizzano, e le configurazioni e pratiche specifiche che le PMI devono mettere in atto per garantire la conformità.

Comprendere il GDPR: breve panoramica

Prima di esaminare come Dolibarr si inserisce nel contesto GDPR, è fondamentale capire cosa prevede il regolamento. Il GDPR è una legge completa sulla privacy entrata in vigore il 25 maggio 2018. Si applica a qualsiasi organizzazione che tratta dati personali di cittadini dell’UE, indipendentemente dalla sua ubicazione.

Principi fondamentali del GDPR:

• Liceità, correttezza e trasparenza nel trattamento dei dati

• Limitazione delle finalità: i dati devono essere raccolti per scopi specifici ed espliciti

• Minimizzazione dei dati: devono essere raccolti solo i dati strettamente necessari

• Esattezza: i dati devono essere aggiornati

• Limitazione della conservazione: i dati personali non devono essere conservati più a lungo del necessario

• Integrità e riservatezza: devono essere adottate misure di sicurezza adeguate

Le organizzazioni devono inoltre garantire:

• Il consenso deve essere libero, informato, specifico e inequivocabile

• Il diritto di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati

• La protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita

• La documentazione delle attività di trattamento

Dolibarr: funzionalità native e limiti

Dolibarr non è uno strumento di conformità al GDPR in sé. Tuttavia, offre molte funzionalità che, se ben configurate, supportano la conformità. Ecco i punti di forza e le limitazioni.

Punti di forza:

1. Gestione dei diritti utente: ruoli e permessi consentono di limitare l’accesso ai dati personali solo agli utenti autorizzati.

2. Architettura modulare: facilita l’aggiunta o lo sviluppo di funzionalità GDPR (tracciamento del consenso, log, ecc.).

3. Esportazione dati: consente di esportare dati personali (CSV, Excel), utile per la portabilità.

4. Log di audit: tramite moduli di terze parti, Dolibarr può registrare le azioni degli utenti.

5. Strumenti di backup: fondamentali per la sicurezza e il ripristino dei dati.

Punti deboli:

1. Gestione del consenso: assente di default, richiede campi personalizzati o moduli esterni.

2. Diritto all’oblio: i contatti devono essere eliminati manualmente; non esiste una funzione di anonimizzazione automatica.

3. Protezione dei dati by design: da implementare manualmente tramite configurazione.

4. Crittografia dei dati a riposo: non attiva di default nel database.

5. Cookie & integrazione web: mancano strumenti nativi per la gestione dei cookie nei moduli web.

Configurare Dolibarr per il GDPR

Le PMI devono adottare misure tecniche e organizzative. Ecco i principali ambiti da considerare:

1. Controllo accessi e permessi

• Assegnare agli utenti solo i diritti necessari.

• Disattivare i moduli non utilizzati.

• Attivare e consultare i log di accesso, se disponibili.

2. Sicurezza dell’hosting e dei trasferimenti

• HTTPS: utilizzare certificati SSL per connessioni sicure.

• Firewall: limitare l’accesso al server Dolibarr.

• Backup: cifrare i backup e testare il ripristino periodicamente.

3. Consenso e tracciabilità

• Aggiungere campi personalizzati per registrare il consenso.

• Documentare i trattamenti (manualmente o tramite plugin).

• Monitorare eventuali condivisioni di dati con terzi.

4. Gestione delle richieste degli interessati

• Utilizzare l’esportazione per fornire i dati richiesti.

• Definire procedure per rettifica e cancellazione.

• Archiviare le richieste e le risposte correlate.

5. Minimizzazione e conservazione dei dati

• Analizzare moduli e campi per eliminare dati non necessari.

• Definire politiche di conservazione e rispettarle.

• Utilizzare cron job per eliminare record inattivi.

6. Documentazione e responsabilità

• Documentare ruoli, permessi e configurazioni Dolibarr.

• Mantenere aggiornato il registro dei trattamenti.

• Nominare un DPO se necessario.

Moduli utili per il GDPR in Dolibarr

Alcuni moduli disponibili su Dolistore o GitHub aiutano nella conformità:

• Moduli GDPR: gestione dei consensi, esportazione dati, ecc.

• Moduli di logging: tracciamento delle attività utente.

• Gestione avanzata dei campi: marcatura e protezione dei dati personali.

Assicurati che i moduli provengano da fonti affidabili.

Il ruolo del titolare del trattamento

Anche se Dolibarr supporta il GDPR, la responsabilità ricade sul titolare del trattamento: l’azienda che lo utilizza. Ciò implica:

• Scelta di un hosting conforme al GDPR

• Formazione del personale

• Politiche di protezione dei dati

• Responsabilità sull’uso del software

Dolibarr deve far parte di una strategia più ampia:

• Valutazione dei rischi

• Audit interni

• Documentazione dei flussi

• Gestione degli incidenti

Hosting Dolibarr nel rispetto del GDPR

• Scegli data center in UE o provider certificati GDPR.

• Proteggi backup e log.

• Firma accordi di trattamento dati con i fornitori.

• Evita trasferimenti verso paesi non adeguati.

Esempi di utilizzo conforme in PMI

Caso 1: Consulente freelance in Germania

Usa Dolibarr per la fatturazione. Dati limitati, consenso registrato con campi personalizzati. Backup cifrati, accesso limitato.

Caso 2: Azienda logistica in Francia

Dolibarr ospitato su VPS francese. Plugin GDPR per logging, DPO nominato, trattamenti documentati.

Caso 3: ONG in Belgio

Dolibarr per la gestione dei volontari. Solo dati necessari raccolti. Revisioni mensili dei dati conservati.

Falsi miti sul GDPR e Dolibarr

• “Open source = conforme”: falso. Dipende dalla configurazione.

• “Dati locali = GDPR non applicabile”: falso. La posizione non elimina la responsabilità.

• “Pochi dati = non serve il GDPR”: ogni dato personale è soggetto al GDPR.

• “HTTPS basta”: è solo una componente.

Consigli per mantenere la conformità

• Aggiorna regolarmente Dolibarr e i moduli.

• Controlla permessi e log periodicamente.

• Forma il personale interno.

• Segui gli aggiornamenti relativi al GDPR.

• Informa chiaramente gli utenti sull’uso dei dati.

Conclusione: Dolibarr è conforme?

Dolibarr non è una soluzione GDPR automatica, ma fornisce gli strumenti per costruire un sistema conforme. Con una configurazione adeguata, hosting sicuro e procedure corrette, può essere un alleato affidabile per le PMI.

Non è il software a essere conforme, ma l’uso che ne fa l’organizzazione. Il GDPR richiede cultura e responsabilità, oltre che tecnologia.

Se usi Dolibarr e sei soggetto al GDPR, è il momento giusto per rivedere la configurazione, documentare i processi e mettere la protezione dei dati al centro della tua attività.