Mit dem Fortschreiten der Datenschutzgesetze bleibt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union ein Maßstab für digitale Rechte. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen sicherstellen, dass ihre Softwarelösungen – insbesondere ERP- und CRM-Systeme – DSGVO-konform sind. Dolibarr, eine weit verbreitete Open-Source-ERP- und CRM-Plattform, wird von europäischen Unternehmen zunehmend wegen ihrer Flexibilität, Modularität und Kosteneffizienz eingesetzt. Doch ist Dolibarr tatsächlich DSGVO-konform? Und falls nicht, welche Maßnahmen sind erforderlich, um dies zu erreichen?

Dieser ausführliche Artikel analysiert, wie Dolibarr mit den Grundsätzen der DSGVO übereinstimmt, welche Pflichten für Verantwortliche und Auftragsverarbeiter bestehen und welche konkreten Maßnahmen KMU umsetzen müssen, um rechtskonform zu handeln.

Die DSGVO verstehen: Ein kurzer Überblick

Bevor wir analysieren, wie Dolibarr in den DSGVO-Kontext passt, ist es wichtig, den Regelungsrahmen zu verstehen. Die DSGVO ist ein umfassendes Datenschutzgesetz, das am 25. Mai 2018 in Kraft trat. Es gilt für jede Organisation, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet – unabhängig vom Standort.

Wichtige DSGVO-Grundsätze:

• Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz

• Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige Zwecke erhoben werden

• Datenminimierung: nur die notwendigsten Daten erfassen

• Richtigkeit: Daten müssen aktuell sein

• Speicherbegrenzung: Daten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden

• Integrität und Vertraulichkeit: Sicherheitsmaßnahmen sind erforderlich

Außerdem gilt:

• Einwilligungen müssen freiwillig, informiert, spezifisch und eindeutig sein

• Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit

• Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen

• Nachweis der Verarbeitungstätigkeiten

Dolibarr: Stärken und Schwächen in Bezug auf die DSGVO

Dolibarr ist kein spezielles DSGVO-Tool, bietet aber viele Funktionen, die – bei richtiger Konfiguration – die Einhaltung der Vorschriften unterstützen. Nachfolgend ein Überblick über Stärken und Schwächen.

Stärken:

1. Benutzerrechteverwaltung: Rollen und Berechtigungen beschränken den Zugriff auf personenbezogene Daten.

2. Modulare Architektur: ermöglicht DSGVO-relevante Erweiterungen wie Einwilligungsnachverfolgung, Protokollierung usw.

3. Datenexport: erlaubt strukturierte Exporte (CSV, Excel) zur Unterstützung der Datenübertragbarkeit.

4. Audit-Logs: mit Plugins können Benutzeraktionen protokolliert werden.

5. Backup-Tools: zentral für Datensicherheit und Wiederherstellung.

Schwächen:

1. Einwilligungsmanagement: standardmäßig nicht enthalten; erfordert benutzerdefinierte Felder oder Module.

2. Recht auf Vergessenwerden: keine automatische Anonymisierung oder vollständige Löschfunktion.

3. Datenschutz durch Design: muss manuell durch Konfiguration erfolgen.

4. Verschlüsselung ruhender Daten: ist in der Datenbank nicht standardmäßig aktiviert.

5. Cookies & Webintegration: keine native Cookie-Verwaltung vorhanden.

Dolibarr DSGVO-konform konfigurieren

KMU müssen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen ergreifen. Wichtige Bereiche sind:

1. Zugriffskontrolle und Benutzerrechte

• Nur notwendige Rechte zuweisen

• Nicht genutzte Module deaktivieren

• Logs aktivieren und regelmäßig prüfen

2. Hosting-Sicherheit und Datenübertragung

• HTTPS aktivieren (SSL-Zertifikate)

• Firewall konfigurieren, um den Zugang zu beschränken

• Backups verschlüsseln und Wiederherstellung testen

3. Einwilligungen und Protokollierung

• Benutzerdefinierte Felder zur Einwilligung hinzufügen

• Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren (manuell oder mit Plugins)

• Datenweitergaben an Dritte dokumentieren

4. Rechte der betroffenen Personen

• Exportfunktionen für Datenauskunft nutzen

• Verfahren zur Berichtigung und Löschung etablieren

• Anfragen und Antworten archivieren

5. Datenminimierung und Aufbewahrung

• Module und Felder regelmäßig prüfen

• Aufbewahrungsfristen festlegen und umsetzen

• Cron-Jobs zur automatischen Datenlöschung einsetzen

6. Dokumentation und Rechenschaftspflicht

• Rollen, Rechte und Konfigurationen dokumentieren

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen

• Datenschutzbeauftragten benennen, falls erforderlich

Nützliche DSGVO-Module für Dolibarr

Einige Plugins auf Dolistore oder GitHub helfen bei der Umsetzung:

• GDPR-Tools: Einwilligungen verwalten, Daten exportieren, etc.

• Logging-Module: Nutzeraktionen aufzeichnen

• Erweiterte Feldverwaltung: personenbezogene Daten markieren und verwalten

Module sollten nur aus vertrauenswürdigen Quellen stammen.

Rolle des Verantwortlichen

Auch wenn Dolibarr DSGVO unterstützen kann, liegt die Verantwortung beim Verantwortlichen, also dem Unternehmen. Aufgaben:

• DSGVO-konformes Hosting wählen

• Mitarbeitende schulen

• Datenschutzrichtlinien definieren

• Nutzung von Dolibarr dokumentieren und überprüfen

Dolibarr sollte Teil einer ganzheitlichen Datenschutzstrategie sein:

• Risikoanalysen

• Interne Audits

• Prozessdokumentation

• Notfallmanagement

DSGVO-konformes Hosting von Dolibarr

• Rechenzentren in der EU nutzen oder DSGVO-zertifizierte Provider

• Backups und Logs verschlüsseln

• Auftragsverarbeitungsverträge abschließen

• Datenübertragung in Drittländer vermeiden, falls keine Schutzgarantien bestehen

Praxisbeispiele aus KMU

Beispiel 1: Freiberufler in Deutschland

Verwendet Dolibarr für Rechnungen. Daten auf das Nötigste beschränkt, Einwilligung per benutzerdefinierte Felder, verschlüsselte Backups.

Beispiel 2: Logistikunternehmen in Frankreich

Dolibarr auf französischem VPS, DSGVO-Plugin zur Protokollierung, Datenschutzbeauftragter ernannt.

Beispiel 3: NGO in Belgien

Verwendet Dolibarr zur Verwaltung von Freiwilligen. Nur notwendige Daten werden erhoben, monatliche Datenprüfungen.

Häufige Irrtümer über Dolibarr & DSGVO

• „Open Source = automatisch konform“: falsch. Konfiguration entscheidend.

• „Lokale Daten = keine DSGVO“: falsch. Der Speicherort befreit nicht von Pflichten.

• „Wenig Daten = keine Vorschriften“: jede personenbezogene Information zählt.

• „HTTPS reicht“: nur ein Aspekt der Gesamtsicherheit.

Tipps für dauerhafte Konformität

• Dolibarr und Module regelmäßig aktualisieren

• Benutzerrechte und Logs prüfen

• Mitarbeitende schulen

• Neue DSGVO-Module beobachten

• Nutzer transparent informieren

Fazit: Ist Dolibarr DSGVO-konform?

Dolibarr ist keine DSGVO-Lösung von Haus aus, bietet jedoch alle Mittel, um ein konformes System aufzubauen. Mit der richtigen Konfiguration, sicherem Hosting und durchdachten Prozessen ist es ein starker Partner für datenschutzbewusste KMU.

Nicht die Software ist DSGVO-konform, sondern die Art, wie sie eingesetzt wird. Datenschutz erfordert Verantwortung, Struktur und Kultur.

Wenn Sie Dolibarr verwenden und der DSGVO unterliegen, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für eine Prüfung und Optimierung Ihrer Installation.