À mesure que les réglementations sur la protection des données évoluent, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne reste une référence en matière de droits numériques. Les petites et moyennes entreprises (PME) doivent s’assurer que leurs outils logiciels – en particulier leurs systèmes ERP et CRM – soutiennent la conformité au RGPD. Dolibarr, une plateforme ERP et CRM open source largement utilisée, est de plus en plus adoptée par les entreprises européennes pour sa flexibilité, sa modularité et son rapport coût-efficacité. Mais Dolibarr est-il vraiment conforme au RGPD ? Et si ce n’est pas le cas par défaut, quelles mesures doivent être prises pour le rendre conforme ?
Cet article approfondi examine comment Dolibarr s’aligne avec les principes du RGPD, les responsabilités clés des responsables de traitement et des sous-traitants utilisant Dolibarr, ainsi que les configurations et pratiques spécifiques que les PME doivent mettre en place pour assurer une conformité complète.
Comprendre le RGPD : bref rappel
Avant d’examiner comment Dolibarr s’inscrit dans le cadre du RGPD, il est essentiel de comprendre le règlement lui-même. Le RGPD est une loi complète sur la vie privée entrée en vigueur le 25 mai 2018. Il s’applique à toute organisation qui traite des données personnelles de citoyens de l’UE, quel que soit l’endroit où elle est située.
Principes fondamentaux du RGPD :
-
Licéité, loyauté et transparence dans le traitement des données
-
Limitation des finalités : les données doivent être collectées à des fins précises et explicites
-
Minimisation des données : seules les données nécessaires doivent être collectées
-
Exactitude : les données doivent être à jour
-
Limitation de la conservation : les données ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire
-
Intégrité et confidentialité : des mesures de sécurité appropriées doivent être mises en place
Les organisations doivent également garantir :
-
Le consentement est libre, éclairé, spécifique et univoque
-
Le droit d’accès, de rectification, d’effacement et de portabilité des personnes
-
La protection des données dès la conception et par défaut
-
La documentation des activités de traitement
Dolibarr : fonctionnalités natives et limites
Dolibarr n’est pas un outil de conformité RGPD à proprement parler. Toutefois, il offre de nombreuses fonctionnalités qui, si elles sont bien configurées, soutiennent la conformité. Voici les points forts et les limites à connaître.
Points forts :
-
Gestion des droits utilisateurs : les rôles et permissions permettent de limiter l’accès aux données personnelles aux seuls utilisateurs autorisés.
-
Architecture modulaire : facilite l’ajout ou le développement de fonctionnalités RGPD (suivi des consentements, journaux, etc.).
-
Export de données : permet l’export des données personnelles (CSV, Excel), utile pour la portabilité.
-
Journaux d’audit : via des modules tiers, Dolibarr peut enregistrer les actions utilisateurs.
-
Outils de sauvegarde : essentiels à la sécurité et à la récupération des données.
Points faibles :
-
Gestion du consentement : absente par défaut, nécessite des champs personnalisés ou modules tiers.
-
Droit à l’oubli : il faut supprimer manuellement les contacts, pas d’anonymisation automatique intégrée.
-
Protection des données dès la conception : à mettre en œuvre manuellement via la configuration.
-
Chiffrement des données au repos : pas actif par défaut dans la base de données.
-
Cookies & intégration web : pas de bannière cookies native dans les modules web.
Configurer Dolibarr pour être conforme au RGPD
Les PME doivent prendre des mesures techniques et organisationnelles. Voici les principaux domaines à traiter :
1. Contrôle d’accès et permissions utilisateurs
-
Affecter uniquement les droits nécessaires aux utilisateurs.
-
Désactiver les modules inutiles.
-
Activer et consulter les journaux d’accès si disponibles.
2. Sécurisation de l’hébergement et des transferts
-
HTTPS : sécuriser les connexions avec des certificats SSL.
-
Pare-feu : restreindre l’accès au serveur Dolibarr.
-
Sauvegardes : les chiffrer et tester leur restauration régulièrement.
3. Consentement et traçabilité
-
Ajouter des champs personnalisés pour consigner le consentement.
-
Documenter les traitements (manuellement ou via plugins).
-
Suivre les partages de données avec des tiers.
4. Gestion des demandes des personnes concernées
-
Utiliser l’export pour fournir les données.
-
Mettre en place une procédure de rectification/suppression.
-
Archiver les demandes et les réponses associées.
5. Minimisation des données et conservation
-
Examiner les modules et champs utilisés.
-
Définir des durées de conservation et les respecter.
-
Utiliser des scripts cron pour purger les données inactives.
6. Documentation et responsabilité
-
Documenter les rôles, droits et configurations de Dolibarr.
-
Tenir à jour un registre des traitements.
-
Nommer un DPO si nécessaire.
Modules utiles pour la conformité RGPD dans Dolibarr
Certains modules disponibles sur Dolistore ou GitHub facilitent la mise en conformité :
-
Modules assistants RGPD : pour gérer les consentements, exporter les données, etc.
-
Modules de journalisation : pour suivre les actions des utilisateurs.
-
Gestion avancée des champs : marquage des données personnelles, masquage, etc.
Veillez à choisir des modules développés par des sources fiables.
Le rôle du responsable de traitement
Même si Dolibarr permet de respecter le RGPD, la responsabilité incombe au responsable de traitement : la PME qui l’utilise. Cela implique :
-
Choisir un hébergement conforme au RGPD
-
Former le personnel aux règles de confidentialité
-
Élaborer et maintenir une politique de protection des données
-
Assumer la responsabilité des usages faits de Dolibarr
Dolibarr doit donc s’intégrer dans une stratégie plus large :
-
Évaluations des risques
-
Audits internes
-
Documentation des procédures
-
Préparation à la gestion des incidents
Héberger Dolibarr dans le respect du RGPD
-
Privilégier des centres de données en UE ou certifiés RGPD.
-
Sécuriser les sauvegardes et journaux.
-
Signer des accords de sous-traitance avec les prestataires.
-
Éviter les pays tiers sans garanties suffisantes.
Exemples d'utilisation conforme en PME
Cas 1 : Consultant indépendant en Allemagne
Utilise Dolibarr pour la facturation. Données limitées, consentement suivi avec des champs personnalisés. Sauvegardes chiffrées, accès restreint.
Cas 2 : Société logistique en France
Dolibarr hébergé sur VPS français. Plugin RGPD pour journaliser les actions, DPO nommé, traitements documentés.
Cas 3 : ONG en Belgique
Dolibarr utilisé pour la gestion de bénévoles. Seules les données nécessaires sont collectées. Revue mensuelle des données conservées.
Idées reçues sur le RGPD et Dolibarr
-
« Open source = conforme » : Faux. Tout dépend de la configuration.
-
« Données locales = RGPD non applicable » : Faux. Le lieu ne change rien à la responsabilité.
-
« Peu de données = pas concerné » : Toute donnée personnelle est soumise au RGPD.
-
« HTTPS suffit » : Ce n’est qu’un élément parmi d’autres.
Conseils pour rester conforme
-
Mettre à jour régulièrement Dolibarr et ses modules.
-
Réviser périodiquement les accès et les journaux.
-
Former les utilisateurs internes.
-
Suivre les évolutions des modules liés au RGPD.
-
Informer clairement les utilisateurs de l’usage des données.
Conclusion : Dolibarr est-il conforme ?
Dolibarr n’est pas une solution RGPD clé en main, mais il offre les outils pour construire un système conforme. Avec une bonne configuration, un hébergement sécurisé et des procédures internes adaptées, il peut devenir un allié fiable pour les PME soucieuses de respecter le RGPD.
Ce n’est pas le logiciel qui est conforme, mais la manière dont il est utilisé. Le RGPD repose autant sur la culture de l’entreprise que sur la technologie.
Si vous utilisez Dolibarr et êtes concerné par le RGPD, c’est le moment de vérifier votre configuration, documenter vos processus et placer la protection des données au cœur de vos priorités.