Dolibarr ERP/CRM è rinomato per la sua flessibilità, la facilità d’uso e la sua ampia community open source. Le sue potenzialità diventano ancora più efficaci quando lo integri con il tuo negozio online, sia esso basato su WooCommerce o PrestaShop. Grazie a questa integrazione, potrai centralizzare la gestione dei prodotti, degli stock e degli ordini, mantenendo al contempo il pieno controllo sui tuoi dati.

In questo articolo ti proponiamo un tutorial passo-passo per configurare il collegamento tra Dolibarr e la tua piattaforma e-commerce.

1. Perché integrare Dolibarr con il tuo negozio online?

1.1. Gestione centralizzata

Senza integrazione, dovresti importare ed esportare frequentemente i tuoi dati (ordini, stock, liste di prodotti) tra il tuo negozio e Dolibarr. L’integrazione automatizza questi scambi, fornendoti in tempo reale informazioni coerenti.

1.2. Risparmio di tempo e riduzione degli errori

Quando tutti i dati sono sincronizzati in tempo reale, non dovrai più gestire file CSV o Excel, con un drastico abbattimento del rischio di errori (ordini mancati, stock non aggiornato, ecc.).

1.3. Visione unificata per la gestione aziendale

Con Dolibarr come punto centrale, puoi tracciare le vendite, gestire la contabilità, analizzare le statistiche di vendita o anticipare i riordini, tutto da un’unica piattaforma.

2. Prerequisiti e opzioni di integrazione

2.1. Configurazione iniziale di Dolibarr

• Versione di Dolibarr: Assicurati di utilizzare una versione recente di Dolibarr (ad esempio la versione 14 o superiore) per sfruttare gli ultimi aggiornamenti di sicurezza e compatibilità.
• Moduli attivati: Attiva almeno i moduli “Prodotti/Servizi”, “Magazzino” e “Ordini”. In questo modo avrai tutti gli elementi necessari per la sincronizzazione.

2.2. Piattaforme e-commerce: WooCommerce o PrestaShop

• WooCommerce: Basato su WordPress, WooCommerce è tra le piattaforme e-commerce più diffuse al mondo.
• PrestaShop: Sviluppato con l’e-commerce come focus principale, è molto popolare in Europa e dispone di un ricco ecosistema di plugin.

2.3. Metodi di sincronizzazione

• Modulo o plugin ufficiale: Esistono estensioni sviluppate dalla community o da terze parti per connettere direttamente Dolibarr alla tua piattaforma e-commerce.
• Soluzioni esterne: Piattaforme di automazione come Zapier o Make (ex Integromat) possono fungere da intermediari.
• API e sviluppo personalizzato: Se hai necessità specifiche, puoi creare un’integrazione su misura sfruttando l’API REST di Dolibarr e le API di WooCommerce/PrestaShop.

3. Tutorial: Integrazione di Dolibarr con WooCommerce (Esempio pratico)

Prendiamo in considerazione WooCommerce, ma i principi fondamentali restano simili per PrestaShop.

3.1. Installare e attivare il plugin di integrazione

1. Identifica un plugin affidabile: Sui marketplace di Dolibarr o WooCommerce, cerca “Dolibarr WooCommerce” o “Dolibarr Connector”. Verifica la compatibilità con le tue versioni di Dolibarr e WordPress.

2. Installa il plugin su WordPress:

   • Accedi all’area di amministrazione di WordPress.
   • Vai su “Plugin” > “Aggiungi Nuovo”.
   • Carica il plugin o cercalo nel repository ufficiale.
   • Attiva l’estensione.

3. Configura il plugin: Accedi alle impostazioni del plugin per specificare:

   • L’URL della tua istanza di Dolibarr (es. https://il-tuo-dominio.com/dolibarr),
   • Username e password di un account dedicato o un token API se richiesto,
   • Le regole di sincronizzazione (in che momento sincronizzare, in quale direzione, ecc.).

3.2. Impostazioni su Dolibarr

1. Creazione di un account API (se necessario): Nel pannello di controllo di Dolibarr, vai su “Impostazioni” > “Moduli/Applicazioni esterne” > “API REST” (o percorso simile). Crea un nuovo token e assegna i permessi necessari.
2. Assegna i diritti: Assicurati che l’utente o il token possieda privilegi di lettura/scrittura per i moduli “Prodotti”, “Magazzino” e “Ordini”.
3. Verifica la modalità multi-azienda (se applicabile): Se gestisci più entità, specifica quale entità di Dolibarr deve essere sincronizzata con il negozio.

3.3. Sincronizzare prodotti e stock

1. Organizzazione dei prodotti: All’interno di Dolibarr, raggruppa i prodotti in categorie chiaramente definite. Ciò facilita la corrispondenza con le categorie di WooCommerce.
2. Allinea ID/SKU: Assicurati che il campo “Rif.” (o SKU) in Dolibarr corrisponda allo SKU di WooCommerce, così da permettere al plugin di associare correttamente i prodotti.
3. Avvia la sincronizzazione: Nel menù del plugin, cerca l’opzione “Sincronizza prodotti”. Puoi decidere se sincronizzare in una sola direzione (Dolibarr → WooCommerce o viceversa) o in entrambe.
4. Verifica la coerenza: Dopo la sincronizzazione, controlla che prezzi, descrizioni e immagini dei prodotti (se previste) siano aggiornati su WooCommerce. Verifica anche che la quantità di stock in Dolibarr sia corretta.

3.4. Sincronizzare gli ordini

1. Creazione e validazione degli ordini: Quando un cliente effettua un ordine su WooCommerce, il plugin dovrebbe automaticamente generare la relativa voce su Dolibarr.
2. Workflow di gestione: Definisci un flusso in cui ogni ordine WooCommerce venga creato in stato “Bozza” o “Validato” su Dolibarr. In questo modo, puoi gestire subito la preparazione dell’ordine e la fatturazione.
3. Aggiornamenti di stato: Quando spedisci l’ordine da Dolibarr, il plugin può aggiornare in automatico lo stato dell’ordine su WooCommerce (es. “Spedito” o “Completato”). Se un cliente annulla un ordine, la modifica si rifletterà anche in Dolibarr.

4. Tutorial rapido per PrestaShop

Il procedimento è molto simile a quello di WooCommerce:

1. Trova un modulo di integrazione Dolibarr-PrestaShop: Sul marketplace ufficiale di PrestaShop o sul sito Dolibarr.
2. Installa e attiva il modulo: Inserisci l’URL, la chiave API e imposta i relativi permessi.
3. Verifica la corrispondenza dei prodotti: (SKU, riferimenti, categorie).
4. Definisci la direzione di sincronizzazione: Prodotti (Dolibarr → PrestaShop o viceversa), stock e ordini.
5. Testa la connessione: Esegui un ordine di prova per assicurarti che i dati si trasferiscano correttamente in Dolibarr.

5. Consigli e best practice

5.1. Mantieni riferimenti coerenti

Adotta un sistema di codifica univoco per i prodotti (SKU). Se i tuoi prodotti hanno già dei codici in PrestaShop o WooCommerce, assicurati che corrispondano a quelli di Dolibarr.

5.2. Aggiorna regolarmente

Mantieni Dolibarr, WordPress/PrestaShop e i relativi plugin sempre aggiornati per evitare vulnerabilità e usufruire di migliorie in fatto di compatibilità.

5.3. Esegui il backup dei dati

Prima di ogni aggiornamento importante o di modifiche alle impostazioni di integrazione, effettua il backup del database di Dolibarr e del tuo negozio online.

5.4. Configura notifiche

Prevedi avvisi e-mail o SMS (se il modulo lo supporta) in caso di errori di sincronizzazione (es. problemi di autenticazione, stock non valido, ecc.).

6. Conclusione

Integrare Dolibarr con il tuo negozio online (WooCommerce, PrestaShop) ti permette di risparmiare tempo prezioso, semplificare la gestione aziendale e ridurre il rischio di errori. Centralizzando tutte le operazioni (stock, ordini, fatturazione) in un solo strumento, aumenti l’efficienza e la reattività del tuo team.

Seguendo questo tutorial passo-passo, hai ora tutte le informazioni necessarie per un’integrazione di successo. Non esitare a consultare i forum ufficiali di Dolibarr, WooCommerce e PrestaShop per ulteriore supporto o per condividere la tua esperienza. Infine, rimani aggiornato sulle ultime novità e i nuovi moduli: l’ecosistema di Dolibarr è in continua evoluzione per rispondere alle crescenti esigenze dei commercianti online.

Buona integrazione e buone vendite!