Dolibarr è uno dei sistemi ERP e CRM open source più accessibili e flessibili oggi disponibili. Leggero, modulare e altamente adattabile, è perfetto per freelance, startup e aziende in crescita. Ma come per qualsiasi strumento potente, la tua esperienza con Dolibarr dipenderà dalla qualità della configurazione iniziale.

Dopo aver completato l’installazione e effettuato l’accesso per la prima volta, potresti essere tentato di iniziare subito a creare fatture, gestire prodotti o importare contatti. Tuttavia, dedicare un po’ di tempo a configurare alcune impostazioni chiave ti farà risparmiare ore (e mal di testa) in futuro.

In questo articolo analizziamo le cinque configurazioni più importanti da fare subito dopo l’installazione di Dolibarr. Ogni passaggio ti aiuterà a strutturare il sistema, renderlo efficiente e pronto a crescere con la tua attività.

1. Informazioni aziendali e impostazioni globali

La prima cosa da fare è inserire i dati della tua azienda e controllare le impostazioni generali. Queste informazioni influenzeranno la generazione dei documenti (fatture, preventivi, ordini) e il modo in cui Dolibarr interagisce con clienti e terze parti.

Passaggi:

• Vai su Home > Configurazione > Società/Organizzazione

• Inserisci nome, indirizzo, logo, partita IVA e contatti aziendali

• Configura lingua, paese, valuta e fuso orario predefiniti

Queste impostazioni incidono su più aree di Dolibarr:

• Il logo e il nome aziendale appaiono su tutti i documenti

• Le regole fiscali e monetarie si applicano a fatture e pagamenti

• I formati regionali (date, numeri) vengono applicati in tutto il sistema

Imposta anche:

• L’aliquota IVA predefinita

• Il conto bancario predefinito

• Il referente principale o l’utente amministratore

Una configurazione accurata garantisce coerenza e professionalità.

2. Attivare e configurare i moduli principali

La struttura modulare è uno dei punti di forza di Dolibarr. Di default, solo pochi moduli sono attivi. Dovrai attivare quelli rilevanti per il tuo business.

Moduli comuni da attivare:

• Terze parti (clienti, fornitori, potenziali clienti)

• Fatture

• Proposte commerciali / Preventivi

• Ordini

• Prodotti / Servizi

• Banca / Cassa

• Progetti

• Agenda (calendario ed eventi)

• Emailing (campagne e notifiche)

Per attivare:

• Vai su Home > Configurazione > Moduli

• Clicca su ciascun modulo per attivarlo

• Entra nelle impostazioni del modulo per personalizzarne il comportamento

Esempi:

• Nel modulo Fatture, imposta formato di numerazione e condizioni di pagamento

• In Banca, collega i conti bancari o definisci metodi di pagamento manuali

Attivare solo i moduli necessari mantiene l’interfaccia semplice e adattata al tuo flusso di lavoro.

3. Creare utenti, definire permessi e accessi

Se sei l’unico utente, puoi saltare questo punto — ma appena la tua squadra cresce, la gestione degli accessi diventa fondamentale.

Dolibarr consente un controllo preciso tramite ruoli e gruppi.

Crea utenti:

• Vai su Utenti e Gruppi > Nuovo utente

• Assegna credenziali, email e stato (attivo/inattivo)

Definisci i permessi:

• Crea gruppi per ruoli (Vendite, Contabilità, Magazzino, Direzione)

• Imposta i diritti per ogni modulo (lettura, creazione, modifica, cancellazione)

• Usa impostazioni specifiche del modulo per limitare l’accesso a dati sensibili

Questo è utile per:

• Limitare i commerciali ai loro clienti

• Permettere ai manager di visualizzare tutto ma senza modificare

• Controllare l’accesso di consulenti o collaboratori esterni

Impostare i permessi sin dall’inizio protegge i tuoi dati e chiarisce i ruoli.

4. Personalizzare i modelli di documenti (PDF)

Dolibarr genera documenti PDF per fatture, preventivi, documenti di trasporto, ecc. Questi documenti vengono inviati ai clienti — rappresentano la tua azienda. È quindi essenziale che siano professionali e coerenti.

Come personalizzare:

• Vai su Configurazione > Moduli > Modelli PDF

• Scegli uno stile (es. Crabe, Azur)

• Carica il logo

• Aggiungi slogan o testo a piè di pagina

• Personalizza colori, font e margini se supportato

Puoi anche:

• Usare campi personalizzati nei modelli

• Aggiungere condizioni (es. mostra IVA solo se applicabile)

Se hai competenze tecniche (o un programmatore), puoi duplicare e modificare i file in /core/modules/ per un controllo totale sul layout.

I tuoi documenti sono spesso il primo contatto con il cliente — assicurati che comunichino qualità.

5. Configurare numerazione e riferimenti dei documenti

Ogni elemento in Dolibarr (fatture, preventivi, ordini, prodotti) ha un numero di riferimento. Questi codici servono al monitoraggio interno e spesso sono richiesti per motivi legali.

Dolibarr ti permette di definire il formato dei riferimenti per ciascun tipo di documento.

Per configurare:

• Vai su Configurazione > Moduli

• Clicca sul modulo desiderato (es. Fatture, Ordini, Prodotti)

• Seleziona il modello di numerazione (es. FAT{yyyy}-{0000})

Puoi:

• Aggiungere prefissi (FAT-, PRE-, ORD-)

• Includere anno/mese

• Definire numero di zeri (0001, 0002…)

Esempio:

• Prima fattura: FAT2024-0001

• Seconda fattura: FAT2024-0002

Una numerazione chiara aiuta a:

• Mantenere l’ordine

• Evitare duplicazioni

• Soddisfare obblighi contabili

Bonus: altre impostazioni da controllare subito

Oltre ai cinque punti principali, ecco altre impostazioni utili nei primi giorni:

Email:

• Configura SMTP per l’invio

• Crea modelli email per preventivi, fatture, solleciti

Categorie di prodotto:

• Organizza prodotti/servizi per facilitarne la selezione e il reporting

Tasse e valute:

• Definisci più aliquote IVA se necessario

• Abilita multi-valuta se operi con l’estero

Importazione dati:

• Usa l’assistente per importare clienti, prodotti, prezzi da Excel/CSV

Sicurezza e backup:

• Attiva l’autenticazione a due fattori per gli amministratori

• Pianifica backup regolari del database e dei file

Queste azioni garantiscono stabilità e sicurezza sin da subito.

Conclusione

Dolibarr è una piattaforma estremamente flessibile, ma la sua efficacia dipende da una buona configurazione iniziale. Configurare l’azienda, attivare i moduli giusti, definire gli accessi, personalizzare i documenti e impostare la numerazione ti permetterà di costruire una base solida per il futuro.

Questi passaggi richiedono solo qualche ora, ma ti faranno risparmiare giorni di rielaborazioni, errori o confusione. Ancora più importante: ti aiutano a trasmettere un’immagine professionale, rispettare le normative e accompagnare la tua crescita.

Dedica questo tempo, applica queste cinque configurazioni chiave e fai in modo che Dolibarr lavori per te, e non il contrario.