Dolibarr ist eines der zugänglichsten und flexibelsten Open-Source-ERP- und CRM-Systeme, die heute verfügbar sind. Leichtgewichtig, modular und hochgradig anpassbar – perfekt für Freiberufler, Start-ups und wachsende Unternehmen. Doch wie bei jedem leistungsstarken Tool hängt Ihre Erfahrung mit Dolibarr stark davon ab, wie gut es von Anfang an konfiguriert ist.

Nachdem Sie die Installation abgeschlossen und sich zum ersten Mal angemeldet haben, könnte die Versuchung groß sein, sofort mit dem Erstellen von Rechnungen, der Verwaltung von Produkten oder dem Importieren von Kontakten zu beginnen. Doch wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um einige zentrale Einstellungen zu konfigurieren, sparen Sie später Stunden an Aufwand und vermeiden unnötige Fehler.

In diesem Artikel stellen wir die fünf wichtigsten Dinge vor, die Sie direkt nach der Installation von Dolibarr konfigurieren sollten. Jeder dieser Schritte hilft Ihnen dabei, ein gut organisiertes, effizientes System aufzubauen, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst.

1. Unternehmensinformationen und globale Einstellungen

Als Erstes sollten Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens einpflegen und die globalen Grundeinstellungen überprüfen. Diese wirken sich auf die Erstellung von Dokumenten (z. B. Rechnungen, Angebote, Bestellungen) sowie auf die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern aus.

Schritte:

• Navigieren Sie zu Start > Konfiguration > Firma/Organisation

• Tragen Sie Firmenname, Adresse, Logo, Steuernummer und Kontaktinformationen ein

• Legen Sie Standardsprache, Land, Währung und Zeitzone fest

Diese Einstellungen wirken sich auf viele Bereiche in Dolibarr aus:

• Firmenname und Logo erscheinen auf allen Dokumenten

• Steuerregeln und Währungsformate beeinflussen Belege und Zahlungen

• Datums- und Zahlenformate folgen den regionalen Einstellungen

Empfehlenswert ist auch die Konfiguration von:

• Standard-Mehrwertsteuersatz

• Standard-Bankkonto für Zahlungen

• Zuständiger Ansprechpartner oder Administrator-Konto

Eine korrekte Einrichtung sorgt für Professionalität und Konsistenz in Ihrer Kommunikation.

2. Aktivieren und Einrichten der wichtigsten Module

Ein großer Vorteil von Dolibarr ist seine modulare Struktur. Standardmäßig sind jedoch nur einige Module aktiv. Sie sollten gezielt diejenigen Module aktivieren, die für Ihr Geschäft relevant sind.

Häufig benötigte Module:

• Dritte (Kunden, Lieferanten, Interessenten)

• Rechnungen

• Angebote / Vorschläge

• Bestellungen

• Produkte / Dienstleistungen

• Bank / Kasse

• Projekte

• Agenda (Kalender und Termine)

• E-Mailings (Kampagnen und Benachrichtigungen)

So aktivieren Sie Module:

• Gehen Sie zu Start > Konfiguration > Module

• Klicken Sie auf das jeweilige Modul, um es zu aktivieren

• Öffnen Sie die Einstellungen des Moduls, um es an Ihre Anforderungen anzupassen

Beispiele:

• Im Modul Rechnungen: Nummerierung und Zahlungsfristen einstellen

• Im Modul Bank: Konten verknüpfen oder manuelle Zahlungsmethoden definieren

Durch die Aktivierung nur benötigter Module bleibt Ihre Oberfläche übersichtlich und bedarfsgerecht.

3. Benutzer, Rollen und Zugriffsrechte einrichten

Wenn Sie allein arbeiten, können Sie diesen Schritt zunächst überspringen – doch sobald Sie ein Team einbinden, ist die Benutzer- und Rechteverwaltung entscheidend.

Dolibarr bietet eine differenzierte Rechteverwaltung über Benutzergruppen und Rollen.

Benutzer erstellen:

• Gehen Sie zu Benutzer & Gruppen > Neuer Benutzer

• Vergabe von Login, E-Mail und Status (aktiv/inaktiv)

Berechtigungen definieren:

• Erstellen Sie Gruppen für Rollen wie Vertrieb, Buchhaltung, Lager, Management

• Weisen Sie pro Modul Lese-, Schreib- oder Adminrechte zu

• Nutzen Sie modulspezifische Einstellungen, um z. B. sensible Daten zu schützen

Diese Konfiguration hilft bei:

• Begrenzung des Zugriffs für Verkäufer auf ihre Kunden

• Ermöglichung von Einsicht ohne Änderungsrechte für Führungskräfte

• Sicheren Zugängen für externe Dienstleister

Eine klare Rechtevergabe schützt Ihre Daten und verhindert Missverständnisse.

4. PDF-Vorlagen für Geschäftsdokumente anpassen

Dolibarr erstellt automatisch PDF-Dokumente für Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. Diese sind oft der erste Eindruck, den Ihr Unternehmen bei Kunden hinterlässt. Eine professionelle Gestaltung ist daher Pflicht.

So passen Sie Vorlagen an:

• Gehen Sie zu Konfiguration > Module > PDF-Vorlagen

• Wählen Sie ein Layout (z. B. Crabe, Azur)

• Laden Sie Ihr Logo hoch

• Fügen Sie einen Slogan oder Fußzeilentext hinzu

• Passen Sie Farben, Schriftarten und Abstände an (wenn verfügbar)

Zusätzlich können Sie:

• Eigene Felder und Platzhalter in die Vorlage integrieren

• Bedingungen festlegen (z. B. MwSt. nur bei Anwendung anzeigen)

Mit Entwicklerkenntnissen können Sie die Template-Dateien in /core/modules/ duplizieren und individuell anpassen.

Ihre Geschäftsdokumente sollten Ihr Markenbild klar widerspiegeln.

5. Dokumentennummerierung und Referenzformate einrichten

Jeder Datensatz in Dolibarr – ob Rechnung, Angebot, Bestellung oder Produkt – hat eine eindeutige Referenznummer. Diese ist nicht nur intern hilfreich, sondern häufig auch gesetzlich erforderlich.

Dolibarr erlaubt Ihnen, für jeden Dokumenttyp ein eigenes Referenzformat zu konfigurieren.

Vorgehen:

• Öffnen Sie Konfiguration > Module

• Klicken Sie auf das gewünschte Modul (z. B. Rechnungen, Bestellungen)

• Wählen Sie ein Nummerierungsschema (z. B. RE{yyyy}-{0000})

Sie können:

• Präfixe wie RE-, ANG-, ORD- hinzufügen

• Jahr und Monat integrieren

• Ziffernanzahl und führende Nullen definieren

Beispiel:

• Erste Rechnung: RE2024-0001

• Zweite Rechnung: RE2024-0002

Eine saubere Nummerierung:

• verbessert die Übersicht

• verhindert doppelte Einträge

• unterstützt Buchhaltung und Revisionen

Bonus: Weitere sinnvolle Einstellungen in den ersten Tagen

Neben den fünf Kernpunkten gibt es weitere Einstellungen, die Sie frühzeitig prüfen sollten:

E-Mail:

• SMTP konfigurieren für E-Mail-Versand

• Vorlagen für Angebote, Rechnungen, Mahnungen erstellen

Produktkategorien:

• Produkte/Dienstleistungen strukturieren für bessere Übersicht und Auswertungen

Steuern und Währungen:

• Mehrere Steuersätze definieren, falls nötig

• Mehrwährungsoption aktivieren für internationalen Handel

Datenimport:

• Kunden, Produkte, Preise per CSV/Excel hochladen

Sicherheit und Backup:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktivieren

• Regelmäßige Daten- und Dokumentensicherung einrichten

Diese Konfigurationen sorgen für Stabilität und Sicherheit von Anfang an.

Fazit

Dolibarr ist eine extrem flexible Plattform – ihre Stärke entfaltet sich mit der richtigen Einrichtung. Wenn Sie direkt nach der Installation die Firmendaten eingeben, passende Module aktivieren, Zugriffsrechte definieren, Dokumente gestalten und die Nummerierung durchdacht konfigurieren, schaffen Sie die Grundlage für effizientes Arbeiten.

Diese Einrichtung dauert nur wenige Stunden – erspart Ihnen aber später viele Tage voller Korrekturen, Frust und Missverständnisse. Noch wichtiger: Sie sichern sich eine professionelle Außendarstellung, erfüllen rechtliche Anforderungen und fördern nachhaltiges Wachstum.

Nehmen Sie sich also diese Zeit, setzen Sie diese fünf wichtigen Konfigurationen um – und lassen Sie Dolibarr für Sie arbeiten, nicht umgekehrt.