Dolibarr est l’un des systèmes ERP et CRM open source les plus accessibles et flexibles disponibles aujourd’hui. Léger, modulaire et hautement adaptable, il est parfait pour les freelances, les startups et les entreprises en croissance. Mais comme pour tout outil puissant, votre expérience avec Dolibarr dépendra de la qualité de sa configuration initiale.
Après avoir terminé le processus d'installation et vous être connecté pour la première fois, vous pourriez être tenté de commencer immédiatement à créer des factures, gérer des produits ou importer des contacts. Pourtant, prendre un peu de temps pour configurer quelques paramètres clés vous fera gagner des heures (et vous évitera bien des tracas) plus tard.
Dans cet article, nous allons passer en revue les cinq éléments les plus importants à configurer juste après avoir installé Dolibarr. Chaque étape vous permettra de structurer votre système, de le rendre efficace et prêt à évoluer avec votre activité.
1. Informations sur l’entreprise et paramètres globaux
La première chose à faire est de saisir les informations de votre entreprise et de revoir les paramètres globaux. Ces données influenceront la génération des documents (factures, devis, commandes) ainsi que la manière dont Dolibarr interagit avec les clients et tiers.
Étapes :
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Accédez à Accueil > Configuration > Société/Organisation
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Renseignez le nom, l’adresse, le logo, l’identifiant fiscal et les coordonnées de l’entreprise
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Configurez la langue, le pays, la devise et le fuseau horaire par défaut
Ces réglages impactent plusieurs aspects de Dolibarr :
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Le logo et le nom de l’entreprise apparaissent sur tous les documents
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Les règles fiscales et monétaires s’appliquent aux factures et paiements
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Les formats régionaux (dates, nombres) sont utilisés sur l’ensemble du système
Pensez également à définir :
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Le taux de TVA par défaut
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Le compte bancaire par défaut pour les paiements
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Le contact principal ou compte utilisateur principal
Une configuration soignée dès le début garantit cohérence et professionnalisme.
2. Activer et configurer les modules clés
Le système modulaire de Dolibarr est l’un de ses grands atouts. Par défaut, seuls quelques modules sont activés. Vous devrez activer ceux qui sont pertinents pour votre activité.
Modules courants à activer :
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Tiers (clients, fournisseurs, prospects)
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Factures
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Propositions commerciales / Devis
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Commandes
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Produits / Services
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Banque / Caisse
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Projets
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Agenda (calendrier et événements)
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Emailing (campagnes et notifications)
Pour cela :
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Allez dans Accueil > Configuration > Modules
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Cliquez sur chaque module pour l’activer
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Accédez à ses paramètres pour l’ajuster à vos besoins
Par exemple :
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Dans le module Factures, définissez le format de numérotation et les conditions de paiement
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Dans Banque, liez votre compte bancaire ou configurez les modes de paiement manuels
N’activer que les modules nécessaires permet de garder une interface claire et adaptée à votre flux de travail.
3. Créer les utilisateurs, définir les permissions et les accès
Si vous êtes seul à utiliser Dolibarr, vous pouvez sauter cette étape — mais dès que vous avez une équipe, structurer les accès est essentiel.
Dolibarr propose une gestion fine des permissions via des rôles et des groupes.
Créer des utilisateurs :
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Allez dans Utilisateurs & Groupes > Nouvel utilisateur
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Attribuez identifiants, email et statut (actif/inactif)
Définir les permissions :
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Créez des groupes pour chaque rôle (Ventes, Comptabilité, Stock, Direction)
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Attribuez des droits par module (lecture, création, modification, suppression)
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Utilisez les paramètres spécifiques aux modules pour restreindre l’accès à certaines données
Cela est utile pour :
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Donner aux commerciaux accès uniquement à leurs clients
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Permettre aux managers de voir tout sans pouvoir modifier
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Limiter l’accès des prestataires ou intérimaires
Définir les accès dès le départ protège vos données et clarifie le rôle de chacun.
4. Personnaliser les modèles de documents (PDF)
Dolibarr génère des documents PDF pour les factures, devis, bons de livraison, etc. Ces documents sont envoyés aux clients — ils représentent votre entreprise. Il est donc essentiel qu’ils soient professionnels et homogènes.
Personnalisation des modèles PDF :
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Allez dans Configuration > Modules > Modèles PDF
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Choisissez un style (Crabe, Azur…)
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Téléchargez votre logo
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Ajoutez un slogan ou texte de pied de page
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Définissez couleurs, polices, marges si le modèle le permet
Vous pouvez également :
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Intégrer des champs personnalisés
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Ajouter des conditions (TVA affichée uniquement si applicable)
Si vous avez des compétences en développement (ou un développeur), vous pouvez dupliquer et modifier les fichiers de modèles situés dans /core/modules/ pour un contrôle total de la mise en page.
Vos documents sont souvent votre première impression — assurez-vous qu’ils soient à votre image.
5. Configurer la numérotation et les références de documents
Chaque élément dans Dolibarr (facture, devis, commande, produit) possède un numéro de référence. Ces références sont pratiques pour le suivi interne et parfois nécessaires pour des raisons légales.
Dolibarr vous permet de définir le format de référence pour chaque type de document.
Pour configurer cela :
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Allez dans Configuration > Modules
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Cliquez sur le module concerné (ex. Factures, Commandes, Produits)
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Sélectionnez un modèle de numérotation (ex. FAC{yyyy}-{0000})
Vous pouvez :
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Utiliser des préfixes (FAC-, DEV-, CMD-…)
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Inclure l’année/mois dans la référence
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Définir un nombre de chiffres (0001, 0002…)
Exemple :
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Première facture : FAC2024-0001
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Deuxième facture : FAC2024-0002
Une bonne numérotation permet de :
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Rester organisé
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Éviter les doublons
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Répondre aux exigences légales et comptables
Bonus : autres réglages à vérifier dès le départ
En plus des cinq points ci-dessus, voici d'autres paramètres utiles à configurer dans les premiers jours :
Emails :
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Paramétrez l’envoi via SMTP
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Créez des modèles d’email pour les devis, factures, relances
Catégories de produits :
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Organisez vos produits/services pour faciliter la sélection et les rapports
Taxes et devises :
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Définissez plusieurs taux de TVA si nécessaire
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Activez la gestion multidevise si vous travaillez à l’international
Importation de données :
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Utilisez l’assistant d’import pour importer clients, produits, prix depuis Excel/CSV
Sécurité et sauvegardes :
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Activez la double authentification (2FA) pour les administrateurs
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Planifiez des sauvegardes régulières de la base de données et des fichiers
Ces configurations assurent une base stable dès le départ.
Conclusion
Dolibarr est une plateforme extrêmement flexible, mais son efficacité dépend d’une bonne configuration initiale. En prenant le temps de configurer votre entreprise, d’activer les bons modules, de définir les accès, de personnaliser les documents et de structurer la numérotation, vous construisez une base solide pour la suite.
Ces étapes ne prennent que quelques heures, mais peuvent vous éviter des jours de confusion, de réorganisation ou d’erreurs. Plus important encore, elles vous aident à donner une image professionnelle à vos clients, à respecter les obligations légales, et à accompagner votre croissance.
Prenez donc ce temps, appliquez ces cinq réglages essentiels, et faites en sorte que Dolibarr travaille pour vous, et non l’inverse.