La guida completa del 2026 per ottimizzare la gestione delle scorte e migliorare la redditività

La gestione delle scorte è una delle principali sfide per qualsiasi azienda che gestisca prodotti fisici: rivenditori, aziende di e-commerce, distributori, artigiani, ristoratori e produttori. Una gestione inadeguata delle scorte può trasformarsi rapidamente in un incubo: esaurimento scorte con conseguente perdita di vendite, eccesso di magazzino che blocca il flusso di cassa, conteggi di inventario imprecisi che distorcono la contabilità, merce scaduta che finisce nella spazzatura e furti non rilevati. Secondo diversi studi di settore, una cattiva gestione delle scorte può rappresentare fino al 30% delle perdite finanziarie per alcune aziende, una spesa considerevole.

Fortunatamente, Dolibarr ERP & CRM include un modulo di gestione dell'inventario completo e potente che consente a qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni, di controllare le proprie scorte in entrata e in uscita. Che gestiate poche decine di prodotti o diverse migliaia di SKU, che abbiate un unico magazzino o più sedi, che utilizziate codici a barre o l'inserimento manuale, Dolibarr si adatta alle vostre esigenze. E la buona notizia è che questa funzionalità è completamente gratuita, integrata nativamente nel software, senza costi mensili aggiuntivi come accade con le soluzioni proprietarie.

In questa guida completa, esploreremo a fondo come ottenere il massimo dalla gestione dell'inventario in Dolibarr. Scoprirai i concetti fondamentali da padroneggiare, come attivare e configurare il modulo Inventario, come creare e organizzare i tuoi prodotti, come gestire più magazzini, come elaborare le merci in entrata e in uscita, come effettuare un inventario fisico, come gestire le valutazioni contabili (Costo Medio Ponderato, FIFO, LIFO), come utilizzare i codici a barre, come automatizzare il rifornimento e molto altro ancora. Che tu sia un neofita della gestione dell'inventario o un utente esperto che desidera ottimizzare i propri processi, questa guida ti fornirà tutti gli strumenti necessari per trasformare la gestione del tuo inventario in un vero vantaggio competitivo.

Riassunto dell'articolo

•      Perché una corretta gestione delle scorte è essenziale?

•      I concetti fondamentali della gestione delle scorte

•      Attivare e configurare il modulo Stock in Dolibarr

•      Crea e struttura il tuo catalogo prodotti

•      Gestione di più magazzini e sedi

•      Registrazione delle voci di magazzino

•      Gestione dei flussi in uscita e delle vendite

•      Effettuare un inventario fisico

•      Metodi di valutazione contabile

•      Utilizzare codici a barre e tracciabilità

•      Automatizza il rifornimento

•      Gestione delle varianti e delle nomenclature

•      Analizza il tuo inventario utilizzando i report

•      Componenti aggiuntivi utili

•      Buone pratiche ed errori da evitare

•      Conclusione

1. Perché una buona gestione delle scorte è essenziale?

Prima di addentrarci negli aspetti tecnici, prendiamoci un momento per comprendere l'importanza di una buona gestione delle scorte. Questa importanza va ben oltre il semplice conteggio delle merci.

L'impatto diretto sul flusso di cassa

Le scorte immobilizzano capitale. Ogni prodotto sullo scaffale o in magazzino rappresenta capitale che non genera ricavi finché non viene venduto. Un eccesso cronico di scorte può gravare pesantemente sul flusso di cassa di un'azienda: capitale immobilizzato, costi di stoccaggio e rischi di obsolescenza o scadenza. Al contrario, scorte insufficienti portano a rotture di stock, con conseguente perdita di vendite e frustrazione dei clienti. Raggiungere l'equilibrio ottimale richiede un monitoraggio rigoroso.

esperienza del cliente

Sia per l'e-commerce che per i negozi fisici, la disponibilità di magazzino ha un impatto diretto sulla soddisfazione del cliente. Un ordine già effettuato non è più disponibile e si traduce in un cliente insoddisfatto, un rimborso, una recensione negativa e, probabilmente, la perdita definitiva del cliente. Secondo diversi studi, il 65% dei clienti che riscontrano un'esaurimento scorte si rivolge alla concorrenza e il 70% di questi non tornerà più presso il negozio. Pertanto, avere scorte disponibili rappresenta un vantaggio competitivo cruciale.

Affidabilità contabile

Il valore delle scorte è incluso nel bilancio d'esercizio dell'azienda e incide direttamente sul reddito imponibile. Una valutazione errata delle scorte distorce i conti, può generare discrepanze significative nel bilancio ed esporre l'azienda a rischi in caso di verifica fiscale. Il metodo di valutazione scelto (Costo Medio Ponderato, FIFO, LIFO) deve essere applicato in modo rigoroso e coerente da un esercizio all'altro.

Rilevamento delle anomalie

Un buon sistema di gestione delle scorte consente di individuare rapidamente le anomalie: furti, rotture non segnalate, errori di ricezione, errori di inserimento dati e date di scadenza dimenticate. Senza un sistema di questo tipo, queste perdite si accumulano silenziosamente e possono rappresentare diverse percentuali del fatturato annuo. Ridurre le perdite per furto o smarrimento dal 2% allo 0,5% grazie a un tracciamento migliorato può trasformare radicalmente la redditività di un'azienda.

Ottimizzazione del processo

Al di là dell'aspetto contabile, una gestione meticolosa delle scorte alimenta l'intera catena di approvvigionamento: dagli acquisti all'organizzazione del magazzino, dalla preparazione degli ordini alle consegne. Quanto più accurate e aggiornate sono le informazioni, tanto più fluidi ed efficienti saranno i processi operativi. Per le aziende di e-commerce di successo, la gestione delle scorte è fondamentale per le prestazioni complessive.

???? DATO CHIAVE: Per un'azienda commerciale, le scorte rappresentano in media dal 15 al 25% del patrimonio. Un'ottimizzazione del 10% della rotazione delle scorte libera quindi dall'1,5 al 2,5% di flusso di cassa aggiuntivo, che può essere considerevole.

2. I concetti fondamentali della gestione delle scorte

Per utilizzare Dolibarr in modo efficace, è necessario innanzitutto padroneggiare alcuni concetti fondamentali di gestione dell'inventario. Questi concetti costituiranno la base del vostro approccio.

Stock fisico e stock teorico

Le scorte fisiche rappresentano la quantità effettivamente presente nel magazzino. Le scorte teoriche, invece, sono quelle indicate dal software. Idealmente, i due valori dovrebbero coincidere perfettamente. In realtà, tuttavia, possono verificarsi discrepanze dovute a errori di inserimento dati, furti, rotture, ecc. L'obiettivo di una buona gestione è minimizzare queste discrepanze e misurarle periodicamente tramite inventari fisici.

Scorte minime e scorte di sicurezza

Il livello minimo di scorte (o punto di riordino) è la soglia al di sotto della quale deve essere attivato un ordine di rifornimento. Le scorte di sicurezza rappresentano una riserva aggiuntiva per far fronte a eventi imprevisti (ritardi dei fornitori, picchi inattesi di domanda). Definire chiaramente queste soglie è fondamentale: se troppo basse si rischia l'esaurimento delle scorte, se troppo alte si immobilizza inutilmente liquidità. Dolibarr consente di configurare queste soglie per ogni singolo prodotto.

Rifornimento

Il rifornimento consiste nell'effettuare un ordine al fornitore per reintegrare le scorte. La quantità da ordinare e la tempistica ottimale sono determinate da diversi fattori: i livelli di scorte attuali, i tempi di consegna del fornitore, la velocità di vendita dei prodotti e le condizioni di prezzo (sconti per quantità). Una pianificazione efficace del rifornimento previene sia le rotture di stock che l'eccesso di scorte.

Rotazione delle scorte

L'indice di rotazione delle scorte misura il numero di volte in cui le scorte vengono completamente reintegrate in un dato periodo. Un indice di rotazione elevato (ad esempio, 12 volte all'anno per i prodotti alimentari) è vantaggioso in quanto minimizza il capitale immobilizzato. Un indice di rotazione lento (ad esempio, due volte all'anno per i prodotti stagionali) può essere giustificato, ma richiede un monitoraggio costante. Il rapporto medio tra vendite e scorte fornisce l'indice di rotazione.

L'inventario

L'inventario è il conteggio fisico di tutti i prodotti in magazzino, generalmente effettuato almeno una volta all'anno. Offre l'opportunità di verificare la coerenza tra i livelli di magazzino teorici e fisici, identificare le discrepanze e aggiornare i dati nel software. L'inventario annuale è inoltre un requisito legale per la chiusura dei conti.

Metodi di valutazione

La valutazione delle scorte è necessaria a fini contabili. Esistono tre metodi principali: il costo medio ponderato (WACC), il metodo FIFO (First In First Out) e il metodo LIFO (Last In First Out, vietato in Francia a fini contabili ma utilizzabile a fini gestionali). Ciascun metodo presenta vantaggi e svantaggi, che analizzeremo in dettaglio in seguito.

3. Attivare e configurare il modulo Stock in Dolibarr

Prima di utilizzare la gestione dell'inventario, è necessario attivare e configurare il modulo corrispondente in Dolibarr. Vediamo i passaggi essenziali.

Attiva il modulo Azioni

Accedi con un account amministratore. Vai su Configurazione > Moduli/Applicazioni. Trova il modulo "Inventario" nella categoria Gestione vendite e attivalo. Una volta attivato, apparirà un nuovo menu nell'interfaccia principale, che consentirà di accedere a tutte le funzionalità di gestione dell'inventario: magazzini, movimentazioni, inventari e trasferimenti.

Attiva i moduli correlati

Per sfruttare appieno la gestione dell'inventario, sono utili diversi moduli aggiuntivi: Prodotti/Servizi (per il catalogo), Fatture Fornitori (per registrare le merci in entrata), Ordini Clienti (per gestire le merci in uscita), Spedizioni (per tracciare le consegne) e Ricevimento (per tracciare le merci in entrata). Attiva questi moduli in base alle esigenze della tua attività.

Configura le impostazioni principali

Fai clic sull'icona a forma di ingranaggio a destra del modulo Magazzino per accedere alle sue impostazioni. Qui puoi configurare: la riduzione automatica delle scorte alla fatturazione (consigliata), il metodo di valutazione (Costo medio ponderato, FIFO), la gestione delle ubicazioni (se disponi di più zone in un magazzino), il tracciamento dei lotti e dei numeri di serie (per la tracciabilità) e gli avvisi di scorte basse.

Definire le unità di misura

Vai su Impostazioni > Dizionari > Unità. Verifica che siano disponibili tutte le unità utilizzate nella tua attività: pezzo, kg, litro, metro, m², m³, ecc. Una corretta configurazione delle unità previene la confusione e facilita le conversioni. Per i prodotti venduti in più unità (ad esempio, pezzi e kg), puoi creare prodotti separati o configurare le conversioni.

Configurare i conti contabili

Per garantire che la gestione delle scorte venga correttamente integrata nel sistema contabile, è necessario configurare i relativi conti. I conti tipici sono: 31 (materie prime), 32 (altri materiali di consumo), 35 (scorte di prodotto) e 37 (scorte di merce). Per collegare questi conti alle transazioni di magazzino, accedere a Impostazioni > Contabilità > Conti predefiniti.

configurare i diritti utente

La gestione dell'inventario implica operazioni delicate. Definisci chiaramente chi può fare cosa: chi può visualizzare i livelli di magazzino, chi può registrare le merci in entrata, chi può gestire le merci in uscita e chi può approvare i conteggi di inventario. Vai alla sezione Utenti e gruppi per configurare le autorizzazioni in base alle esigenze della tua organizzazione.

4. Crea e struttura il tuo catalogo prodotti

Una gestione efficace delle scorte si basa su un catalogo prodotti ben organizzato. Questa fase di strutturazione è fondamentale e determina tutto ciò che segue.

Distinguere tra prodotti e servizi

In Dolibarr si distingue tra prodotti (beni fisici con inventario) e servizi (servizi senza inventario). Solo i prodotti sono soggetti alla gestione dell'inventario. Questa distinzione è importante durante la configurazione: assicurati di selezionare "Prodotto" e di attivare la gestione dell'inventario per gli articoli che desideri monitorare. I servizi non saranno visualizzati nei report di inventario.

Definire una codifica logica

Adottate un sistema di codifica dei prodotti coerente e ben ponderato. Esistono diversi approcci: la semplice codifica numerica (00001, 00002, ecc.), la codifica strutturata per famiglia di prodotti (T-001 per le magliette, P-001 per i pantaloni), la codifica basata sui riferimenti dei fornitori e la codifica ibrida che combina diverse informazioni. Una buona codifica facilita la ricerca, l'ordinamento e l'analisi.

Fornire tutte le informazioni pertinenti

Per ogni prodotto, prenditi il tempo necessario per inserire tutte le informazioni: codice e riferimento, etichetta chiara e descrittiva, descrizione dettagliata (utile per le pagine prodotto dell'e-commerce), unità di misura, prezzo di acquisto (IVA esclusa e inclusa), prezzo di vendita, aliquota IVA, codice a barre EAN/UPC, dimensioni e peso (per la logistica), immagine del prodotto e specifiche tecniche. Più complete saranno le informazioni sul prodotto, più efficiente sarà il suo utilizzo quotidiano.

Organizza in categorie

Crea una struttura ad albero per le categorie dei tuoi prodotti: categorie principali (abbigliamento, accessori, elettronica, ecc.), sottocategorie (abbigliamento > maglioni, t-shirt, pantaloni, ecc.) e, se necessario, ulteriori sottocategorie. Per creare questa struttura, vai su Prodotti > Categorie. Un prodotto può appartenere contemporaneamente a diverse categorie. Questa organizzazione facilita la ricerca e consente analisi mirate.

Collegamento dei prodotti ai fornitori

Ogni prodotto può essere associato a uno o più fornitori, ognuno con le proprie specifiche condizioni: codice fornitore (a volte diverso dal vostro codice interno), prezzo di acquisto IVA esclusa, termini di pagamento, tempi di consegna, quantità minima d'ordine ed eventuali sconti applicabili. Queste informazioni sono fondamentali per il rifornimento automatico.

Importazione in blocco da Excel

Se parti da un catalogo di grandi dimensioni, l'importazione tramite file Excel o CSV è notevolmente più veloce dell'inserimento manuale. Vai su Configurazione > Strumenti > Importa. Prepara il file con tutte le colonne pertinenti, mappale ai campi di Dolibarr e avvia l'importazione. In pochi minuti, verranno creati centinaia o addirittura migliaia di prodotti.

???? SUGGERIMENTO: Prima di procedere con l'importazione in blocco, effettuate una prova con 5-10 prodotti. Verificate che tutto sia stato importato correttamente prima di avviare l'intero processo. Un'importazione non riuscita con dati formattati in modo errato può richiedere molto tempo per essere corretta.

5. Gestire più magazzini e sedi

Se la tua attività si estende su più sedi o se desideri organizzare in modo preciso il tuo magazzino, Dolibarr ti consente la gestione multi-sede e multi-ubicazione.

Creare più magazzini

Vai su Inventario > Magazzini > Nuovo magazzino. Puoi creare tutti i magazzini di cui hai bisogno: un magazzino principale, un magazzino secondario, un negozio fisico, un rimorchio mobile, un punto di consegna clienti, ecc. Per ogni magazzino, inserisci: nome, indirizzo completo, responsabile e descrizione. Ogni magazzino avrà quindi il proprio livello di scorte per prodotto.

Imposta il magazzino predefinito

Per semplificare le operazioni di routine, è possibile definire un magazzino predefinito che verrà suggerito automaticamente durante l'inserimento dei dati. Andare su Configurazione > Inventario > Impostazioni. Il magazzino predefinito è solitamente quello in cui arriva la maggior parte della merce e da cui vengono spediti la maggior parte degli ordini. È sempre possibile sceglierne uno diverso caso per caso.

Effettuare trasferimenti tra magazzini

Per spostare i prodotti da un magazzino all'altro, utilizzare la funzione Trasferimento. Andare su Inventario > Trasferimenti > Nuovo trasferimento. Selezionare il magazzino di origine, il magazzino di destinazione, i prodotti e le quantità da trasferire. Il trasferimento può essere in corso (merce in transito) o confermato (ricevimento confermato). Questa tracciabilità è fondamentale per garantire che nulla vada perso.

Gestire le sedi interne

All'interno di un magazzino, è possibile estendere ulteriormente la gestione delle ubicazioni: corsia A, scaffale 3, scaffale 2 e così via. Questo controllo granulare è prezioso per i grandi magazzini, dove la localizzazione precisa dei prodotti consente di risparmiare molto tempo durante il prelievo degli ordini. La gestione delle ubicazioni potrebbe richiedere un modulo aggiuntivo a seconda della versione di Dolibarr in uso.

Limitare l'accesso per magazzino

Se team diversi gestiscono magazzini diversi, è possibile limitare i diritti di accesso. Un venditore a Parigi potrebbe non aver bisogno di accedere all'inventario del magazzino di Marsiglia. Configurate queste restrizioni nei profili utente per evitare confusione e modifiche accidentali.

Casi particolari: vendite in conto deposito, magazzino clienti

Alcuni modelli di business richiedono configurazioni specifiche. Per le vendite in conto deposito (in cui lasci la merce a un cliente che la vende per tuo conto), crea un magazzino "Cliente X Vendite in Conto Deposito" per ogni cliente pertinente. Per i pezzi di ricambio lasciati a un cliente (in conto deposito o in prestito), crea un magazzino dedicato. Questo sistema di magazzino virtuale ti consente di tracciare con precisione la posizione della tua merce.

6. Registrare le voci di magazzino

Le entrate di magazzino corrispondono all'arrivo delle merci presso la vostra sede: acquisti dai fornitori, resi dai clienti, produzione, trasferimenti in entrata. Vediamo come registrarle correttamente.

Ingresso tramite ricevuta

Il metodo più rigoroso consiste nell'utilizzare il modulo Ricevimento. Quando arriva un ordine di acquisto: creare una bolla di ricevimento collegata all'ordine, verificare fisicamente la merce ricevuta (quantità, condizioni), inserire le quantità effettivamente ricevute (che potrebbero differire da quelle ordinate) e confermare il ricevimento. L'inventario viene aggiornato automaticamente. Questo metodo garantisce la completa tracciabilità tra ordine, consegna e inventario.

Inserimento manuale

Per le operazioni semplici (un cliente restituisce un articolo, si ritrova un prodotto dimenticato, ecc.), è possibile inserire direttamente un movimento di magazzino. Andare su Magazzino > Movimenti > Nuova voce. Specificare il prodotto, la quantità, il magazzino e il motivo (molto importante per la tracciabilità). Le giacenze vengono aggiornate immediatamente.

Inserimento da una fattura fornitore

Se non si dispone di una bolla di consegna, è possibile aggiornare le scorte direttamente dalla fattura del fornitore. Inserendo la fattura, selezionare l'opzione "Aumenta le scorte alla convalida". Una volta convalidata la fattura, le scorte aumenteranno automaticamente della quantità fatturata. Questo metodo è più rapido ma meno preciso perché non distingue tra ordine, ricevimento e fatturazione.

Inserisci il prezzo di acquisto

Per ogni voce, registrate con precisione il prezzo unitario di acquisto. Queste informazioni sono fondamentali per due motivi: il calcolo della valutazione delle scorte (costo medio ponderato o FIFO) e il monitoraggio delle variazioni del prezzo di acquisto nel tempo. Senza questi dati, la contabilità delle scorte risulterà imprecisa e perderete visibilità sui costi.

Inserire il numero di lotto e il numero di serie

Per i prodotti che richiedono tracciabilità (alimentari, farmaceutici, elettronica), registra il numero di lotto o di serie al momento dell'inserimento. Dolibarr ti permette di tracciare queste informazioni per ogni transazione. In caso di richiamo di un prodotto o di necessità di assistenza post-vendita, potrai identificare immediatamente i clienti interessati. Attiva questa funzione nelle impostazioni del modulo.

Gestione delle discrepanze di ricezione

Può capitare spesso che le quantità ricevute non corrispondano all'ordine: prodotto mancante, danni durante il trasporto, errore del fornitore. Documentate sempre queste discrepanze: scattate foto, annotate eventuali problemi sulla bolla di consegna e avvisate immediatamente il fornitore. In Dolibarr, inserite la quantità effettivamente ricevuta e conservate il modulo d'ordine originale per eventuali contestazioni.

7. Gestire le uscite e le vendite

I prelievi di magazzino corrispondono alle uscite di merce: vendite ai clienti, rotture, furti accertati, utilizzo interno e trasferimenti in uscita. Una gestione rigorosa di questi prelievi è essenziale per mantenere livelli di magazzino accurati.

Uscita automatica dalla fatturazione

Il metodo più semplice e diffuso è la detrazione automatica delle scorte al momento della fatturazione. Quando si convalida una fattura cliente, Dolibarr sottrae automaticamente le quantità vendute dalle scorte. È possibile abilitare questa funzione nelle impostazioni del modulo. Questa è l'opzione consigliata per la maggior parte delle aziende.

Uscita tramite spedizione

Per un monitoraggio più dettagliato, utilizzare il modulo Spedizioni. Il processo è il seguente: l'ordine del cliente viene convalidato, viene creata una bolla di spedizione, i prodotti vengono prelevati dal magazzino, la spedizione viene convalidata (detraendo le scorte) e viene emessa la fattura. Questa separazione tra ordine, spedizione e fatturazione è utile per le organizzazioni con una vera e propria catena di fornitura.

Uscita manuale

Per gli articoli non destinati alla vendita (rotture, furti, uso interno, campioni gratuiti), inserire una transazione manuale. Andare su Inventario > Transazioni > Nuova emissione. Specificare il prodotto, la quantità e il motivo dettagliato ("Rottura: la scatola è caduta durante la movimentazione", "Campione gratuito a scopo di vendita"). Questa tracciabilità è fondamentale per l'analisi delle perdite.

Gestione dei resi dei clienti

Quando un cliente restituisce un prodotto, crea una nota di credito in Dolibarr. A seconda delle impostazioni, il riassortimento automatico delle scorte potrebbe non essere automatico. Per i prodotti rimessi in vendita, sì; per i prodotti danneggiati, no (in questo caso, crea una voce "danneggiato"). Adatta la procedura in base alla tua politica di vendita e alla natura dei prodotti.

Vendite nei negozi fisici

Se possiedi un negozio fisico, il modulo Punto Vendita (TakePOS) di Dolibarr è molto utile. Consente un rapido inserimento delle vendite con decremento automatico delle scorte, gestione dei metodi di pagamento e generazione di scontrini. L'inventario del negozio viene aggiornato in tempo reale, evitando esaurimenti imprevisti delle scorte.

Sincronizzare con un sito di e-commerce

Per un sito di e-commerce, la sincronizzazione dell'inventario con Dolibarr è fondamentale. I moduli consentono di collegare Dolibarr a PrestaShop, WooCommerce, Shopify e Magento. Quando viene effettuata una vendita sul sito web, l'inventario in Dolibarr viene decrementato. Quando si aggiorna l'inventario in Dolibarr, il sito web viene sincronizzato. Questa automazione previene frodi e vendite eccessive.

⚠️ ATTENZIONE: Se sono attivi più canali di vendita (negozio fisico, e-commerce, marketplace), la sincronizzazione dell'inventario in tempo reale è essenziale. Senza di essa, si rischia di vendere lo stesso prodotto due volte, generando insoddisfazione nei clienti e costi aggiuntivi.

8. Effettuare un inventario fisico

Nonostante tutte le precauzioni, si verificano sempre discrepanze tra i livelli di scorte teorici e quelli fisici. L'inventario è l'operazione che permette di rimediare a tutto.

Perché fare un inventario?

Diversi motivi giustificano l'esecuzione di un inventario: obbligo legale (almeno una volta all'anno per la chiusura dei conti), affidabilità dei dati (correzione delle discrepanze), individuazione delle perdite (furti, rotture non segnalate), valutazione contabile delle scorte per il bilancio, audit interno e analisi dei processi. Senza un inventario regolare, i dati relativi alle scorte diventano sempre meno affidabili nel tempo.

La frequenza degli inventari

A seconda del tipo di attività, sono possibili diversi approcci. L'inventario annuale completo è il requisito minimo e viene generalmente effettuato alla fine dell'anno fiscale. I conteggi ciclici prevedono l'inventario periodico di una parte delle scorte (ad esempio, un terzo ogni trimestre o per categoria di prodotto). L'inventario permanente, in tempo reale, consente di conoscere lo stato delle scorte in qualsiasi momento: questa è la soluzione ideale, ma richiede molta disciplina.

Crea un inventario in Dolibarr

Vai su Magazzino > Inventario > Nuovo inventario. Seleziona il magazzino e la data pertinenti. Puoi scegliere di inventariare tutti i prodotti o una categoria specifica. Dolibarr genera un foglio di inventario con le quantità teoriche. Puoi stamparlo per il conteggio fisico.

Eseguire il conteggio fisico

Sul posto, contate fisicamente ogni prodotto. Idealmente, impiegate più persone per evitare errori: una per contare, una per registrare. Per i prodotti ad alto volume, può essere sufficiente un conteggio a campione. Registrate le quantità sul foglio di inventario o direttamente in un'applicazione mobile compatibile con Dolibarr.

Inserisci i risultati in Dolibarr

Tornate in Dolibarr e inserite le quantità contate fisicamente. Per ogni prodotto, il software calcola automaticamente la discrepanza rispetto alle scorte teoriche. Individuate eventuali discrepanze significative e verificate se sono giustificate (errori di inserimento dati, furti, rotture non segnalate) o se è necessario un riconteggio. Una volta convalidato tutto, confermate l'inventario e i livelli di stock verranno aggiornati.

Analizzare le discrepanze

L'inventario è una miniera d'oro di informazioni preziose. Analizza le discrepanze categoria per categoria: dove si concentrano le perdite? Sono relative a determinati prodotti, magazzini o periodi di tempo? Questa analisi aiuta a identificare i problemi (furti, rotture, errori di processo) e ad implementare azioni correttive.

Inventario con codici a barre

L'utilizzo di scanner di codici a barre o app per dispositivi mobili trasforma radicalmente la gestione dell'inventario. È più veloce, più affidabile e meno macchinoso. Diverse soluzioni si integrano con Dolibarr per abilitare l'inventario mobile. Si tratta di un investimento da prendere in considerazione se si gestisce un elevato numero di SKU.

9. Metodi di valutazione contabile

La valutazione delle scorte è fondamentale ai fini contabili. La scelta del metodo incide direttamente sul reddito imponibile e deve essere applicata in modo coerente.

Il costo unitario medio ponderato (WAUC)

Il costo medio ponderato (WAC) è il metodo più semplice e diffuso. Consiste nel calcolare un prezzo medio ponderato ogni volta che si effettua un nuovo acquisto. Ad esempio, se si hanno 100 unità a €10 e se ne acquistano 50 a €12, il WAC diventa (100 × 10 + 50 × 12) / 150 = €10,67. Tutti gli acquisti successivi utilizzano questo prezzo medio fino all'acquisto successivo. Vantaggi: semplicità, attenuazione delle fluttuazioni di prezzo, conformità fiscale. Svantaggi: non riflette perfettamente il flusso fisico effettivo di beni e servizi.

FIFO (Primo entrato, primo uscito)

Il metodo FIFO valuta le scorte in uscita al prezzo dei prodotti entrati per primi. In pratica, si presume che i prodotti più vecchi vengano venduti per primi. Questo metodo si allinea alla pratica fisica effettiva nella maggior parte dei casi (soprattutto per i beni deperibili). Vantaggi: riflette accuratamente la realtà fisica, valuta le scorte finali ai prezzi più recenti (quindi più preciso). Svantaggi: più complesso da gestire manualmente, può generare profitti fittizi durante i periodi di inflazione.

LIFO (Ultimo entrato, primo uscito)

Il metodo LIFO valuta le uscite al prezzo dei prodotti ricevuti più di recente. Questo è l'opposto del metodo FIFO. Questo metodo è vietato nella contabilità francese per i bilanci annuali, ma può essere utilizzato per la gestione interna o in alcuni paesi (in particolare negli Stati Uniti). Tende a sottostimare l'utile durante i periodi di inflazione, il che può rappresentare un vantaggio fiscale laddove consentito.

Scegliere il metodo giusto

Per la maggior parte delle PMI francesi, si raccomanda il metodo del costo medio ponderato (WAC): semplice, conforme e sufficientemente preciso. Il metodo FIFO (primo entrato, primo uscito) è rilevante per i beni deperibili (alimenti, cosmetici) dove il fatturato effettivo è calcolato con il metodo FIFO. Il metodo LIFO (primo entrato, ultimo uscito) dovrebbe essere evitato in Francia per la contabilità ufficiale. Qualunque sia la scelta, è necessario applicarla in modo coerente da un esercizio all'altro, a meno che una modifica non sia giustificata e documentata.

Configura il metodo in Dolibarr

In Configurazione > Inventario > Impostazioni, scegli il metodo di valutazione. Dolibarr applicherà automaticamente questo metodo per calcolare il valore del tuo inventario. Nota: la modifica del metodo durante l'anno fiscale potrebbe causare delle incongruenze. Conferma la tua scelta iniziale con il tuo commercialista.

Valutazione al prezzo di acquisto o al prezzo di mercato

Il principio di prudenza contabile impone che le scorte siano valutate al minore tra il prezzo di acquisto e il prezzo di mercato (probabile valore di rivendita). Se si possiedono scorte il cui valore di mercato è diminuito significativamente (a causa dell'obsolescenza o perché non più di moda), è necessario accantonare una somma per ammortamento. Tale ammortamento incide sul conto economico e deve essere discusso con il proprio commercialista.

10. Utilizzare codici a barre e tracciabilità

I codici a barre e la tracciabilità di precisione stanno trasformando radicalmente la gestione delle scorte, garantendo velocità, affidabilità e conformità normativa.

Tipi di codici a barre

Esistono diversi standard: EAN-13 (il più comune in Europa, 13 cifre), UPC-A (l'equivalente americano, 12 cifre), Code 128 (codici a barre interni per la logistica) e codici QR (codici 2D che possono memorizzare più informazioni). Per i prodotti venduti al pubblico, i codici EAN-13 vengono solitamente ottenuti tramite GS1 France a pagamento. I codici interni, invece, possono essere generati gratuitamente.

Configurare i codici a barre in Dolibarr

Attiva il modulo Codici a barre in Configurazione > Moduli. In ogni record di prodotto, inserisci il codice a barre corrispondente (EAN, UPC o codice interno). Dolibarr può anche generare automaticamente i codici a barre per i tuoi prodotti interni se non disponi di un sistema di codifica.

Dotate la vostra squadra di scanner

Sono disponibili diverse opzioni hardware: scanner USB cablati (economici, da 30 a 80 euro), scanner Bluetooth wireless (da 80 a 200 euro, pratici nei magazzini), terminali palmari con schermo (da 200 a 500 euro, ideali per l'inventario mobile) e smartphone con app dedicate (economici ma meno potenti). Scegliete in base al volume di utilizzo e all'ambiente di lavoro.

Scanner per voci

Al ricevimento della consegna, scansionare ogni prodotto per confermarne la ricezione. La scansione previene errori di inserimento manuale dei dati (codice articolo errato, quantità errata). Per grandi quantità di prodotti identici, alcuni scanner incrementano automaticamente il contatore a ogni scansione, velocizzando il processo.

Scanner per la vendita

Nei negozi fisici, la scansione del codice a barre alla cassa è diventata una pratica standard. È veloce, affidabile e rassicurante per il cliente. Nell'e-commerce, la scansione può essere utilizzata nella preparazione degli ordini: ogni prodotto prelevato viene scansionato per verificarne la corrispondenza con l'ordine, eliminando così gli errori di spedizione.

Tracciabilità tramite lotto e numero di serie

Per i prodotti sensibili (alimentari, farmaceutici, elettronici), la tracciabilità tramite numero di lotto o di serie è essenziale. Dolibarr consente di tracciare ogni movimento con questi identificativi: lotto X in entrata presso il fornitore Y, parte del lotto X in uscita dal cliente Z. In caso di richiamo di un prodotto, è possibile identificare immediatamente chi ha ricevuto cosa.

11. Automatizzare il rifornimento

Automatizzare il rifornimento elimina le rotture di stock e previene le scorte eccessive. Ecco come Dolibarr può esservi d'aiuto.

Definire i livelli minimi di scorte

Per ogni prodotto, definire un livello minimo di scorte nei dettagli del prodotto. Questa soglia rappresenta il livello al di sotto del quale deve essere attivato il riassortimento. Il calcolo del livello minimo di scorte dipende da diversi fattori: la velocità di vendita del prodotto, i tempi di consegna del fornitore e il margine di sicurezza. Un prodotto che vende 10 unità al giorno con un tempo di consegna di 5 giorni richiede un livello minimo di scorte di almeno 50 unità (idealmente 70 con un margine di sicurezza).

Avvisi di scorte in esaurimento

Dolibarr può inviare avvisi quando la quantità di un prodotto scende al di sotto del livello minimo di scorte. È possibile configurare questi avvisi in Impostazioni > Notifiche. Puoi ricevere un'email automatica con l'elenco di tutti i prodotti per i quali hai ricevuto avvisi, con una frequenza definita (ad esempio, giornaliera). Questa automazione ti evita di dimenticare di controllare i livelli di scorte.

Proposte di ordinamento