Gérer une entreprise ne se résume pas à vendre un produit ou un service. Il faut gérer les relations clients, suivre les factures, assurer la comptabilité, surveiller les stocks, superviser les employés et analyser les performances — tout en restant organisé. C’est là qu’un ERP (Enterprise Resource Planning) devient utile. Mais la plupart des ERP sont complexes, coûteux et rebutants pour les débutants.

Dolibarr est différent.

Dolibarr ERP & CRM est une suite logicielle libre et open source conçue pour les petites et moyennes entreprises, les indépendants et les associations. Son architecture modulaire, son interface intuitive et la richesse de ses fonctionnalités en font l’un des meilleurs outils pour gérer votre entreprise en un seul endroit — sans avoir besoin d’une équipe informatique dédiée.

Ce guide complet vous expliquera ce qu’est Dolibarr, comment il fonctionne, comment le configurer et comment l’utiliser pour gérer chaque aspect de votre activité avec assurance.

Qu’est-ce que Dolibarr ?

Dolibarr est un système ERP et CRM tout-en-un qui vous permet de gérer vos clients, contacts, produits, services, projets, ventes, finances, ressources humaines et plus encore. Il est open source, donc gratuit à utiliser et continuellement amélioré par une communauté internationale.

Dolibarr a été conçu pour être simple. Contrairement à de nombreux ERP nécessitant des configurations complexes et des formations, Dolibarr est intuitif et modulaire. Vous activez uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin, ce qui le rend léger et adapté à votre modèle d’activité.

Que vous soyez freelance, entreprise de services ou petit fabricant gérant des stocks et des fournisseurs, Dolibarr peut vous aider.

Fonctionnalités principales de Dolibarr

Voici un aperçu des principaux modules que vous pouvez activer dans Dolibarr :

CRM (Gestion de la relation client)

• Gérer les clients et prospects

• Suivre les interactions et communications

• Ajouter des notes et étiquettes aux contacts

• Créer des tâches de suivi

Ventes et facturation

• Créer et gérer des devis

• Convertir les devis en commandes et factures

• Suivre les paiements et échéances

• Configurer des factures récurrentes

Produits et stocks

• Gérer le catalogue de produits/services

• Suivre les stocks par entrepôt

• Enregistrer les mouvements de stock et alertes

Projets et tâches

• Créer des projets et jalons

• Assigner des tâches aux collaborateurs

• Suivre le temps et l’avancement

• Lier projets, factures et documents

Ressources humaines

• Gérer les employés et rôles

• Suivre les présences et absences

• Définir les droits d’accès par utilisateur

Comptabilité

• Enregistrer les recettes et dépenses

• Rapprocher les relevés bancaires

• Générer des rapports financiers de base

• Exporter les données vers d’autres logiciels

Email et notifications

• Envoyer des emails depuis la plateforme

• Créer des modèles d’email

• Recevoir des alertes (factures en retard, stock bas)

Installer Dolibarr

Trois options principales s’offrent à vous :

1. Installation autonome (PC ou VPS)

Si vous avez quelques notions d’administration système, vous pouvez télécharger Dolibarr et l’installer sur votre serveur ou ordinateur.

• Prérequis : Apache/Nginx, PHP, MySQL/MariaDB

• Plateformes : Windows, Linux, macOS

• Temps d’installation : 10 à 15 minutes

2. Hébergement web avec Softaculous

De nombreux hébergeurs proposent Dolibarr en installation en un clic via Softaculous.

• Aucune compétence technique requise

• Idéal pour les indépendants et petites équipes

3. Solution hébergée (SaaS)

Utilisez un service comme DoliCloud qui gère l’hébergement, les mises à jour et la maintenance.

• Abonnement mensuel

• Sauvegardes automatiques

• Zéro maintenance technique

Premiers réglages après installation

Une fois Dolibarr installé, voici les premières étapes à suivre :

1. Profil de l’entreprise

Accédez à Configuration > Société/Organisation et saisissez :

• Nom de votre entreprise

• Logo

• N° SIRET et TVA

• Début de l’exercice fiscal

• Devise et langue par défaut

2. Activation des modules

Rendez-vous dans Configuration > Modules/Applications et activez les modules utiles :

• Tiers (clients, fournisseurs)

• Facturation

• Devis/Propositions

• Produits/Services

• Projets

• Comptabilité (de base)

3. Création des utilisateurs et rôles

Ajoutez les comptes utilisateur et attribuez les rôles :

• Administrateur

• Commercial

• Comptable

Limitez les permissions pour sécuriser le système.

4. Personnalisation des modèles

Modifiez les modèles PDF de devis, factures et bons de commande. Ajoutez votre logo, mentions légales et mise en page.

5. Importation des données de base

Ajoutez vos données :

• Clients et fournisseurs

• Produits et services

• Conditions de paiement, taux de TVA

Gérer votre entreprise avec Dolibarr

Voici comment utiliser Dolibarr au quotidien.

Gestion des clients et contacts

Le module CRM permet de :

• Centraliser les coordonnées

• Assigner les leads aux collaborateurs

• Historiser les échanges

• Catégoriser avec des tags

Facilite le suivi commercial et les relances.

Devis et factures

Créez des devis professionnels et convertissez-les en factures en un clic. Gérez la numérotation, la TVA et les remises. Suivez les impayés et programmez les rappels.

Dolibarr gère aussi les factures récurrentes.

Suivi des finances et dépenses

Gardez vos finances sous contrôle :

• Saisir les dépenses manuellement ou via comptes liés

• Joindre les justificatifs

• Générer des rapports recettes/dépenses

• Voir l’historique client

Dolibarr s’intègre aussi avec des logiciels comptables externes.

Gestion de projets

Si vous travaillez en mode projet, utilisez :

• Un projet par client ou campagne

• Tâches assignées, temps suivi

• Liaisons avec devis et factures

• Diagrammes de Gantt

Idéal pour structurer votre production de service.

Stock et produits

Pour les entreprises commerciales :

• Suivi des stocks par entrepôt

• Alertes de seuil bas

• Suivi des achats et ventes

• Lots et dates de péremption

Réduit les ruptures et surstocks.

Employés et accès

Créez des profils avec rôles définis. Contrôlez l’accès aux données sensibles. Affectez les modules par type d’utilisateur.

Possibilité de suivre les absences et congés.

Personnaliser Dolibarr

Dolibarr est entièrement personnalisable :

• Ajouter des champs personnalisés

• Créer des dictionnaires (secteurs, régions)

• Concevoir vos documents PDF

• Traduire l’interface

• Réorganiser les menus

Utiliser Dolibarr en mobilité

Dolibarr s’adapte aux appareils mobiles. Vous pouvez :

• Créer/consulter des factures

• Accéder aux contacts

• Noter les rendez-vous et commentaires

Des apps non officielles existent ou utilisez votre navigateur mobile.

Étendre Dolibarr avec des modules

Dolibarr dispose d’une marketplace : Dolistore. On y trouve des extensions pour :

• Rapports avancés

• Intégrations e-commerce

• Caisse (POS)

• Comptabilité étendue

• Portail client

• Email marketing

Les développeurs peuvent aussi créer leurs propres modules via l’API.

Conseils pour bien débuter

Quelques bonnes pratiques :

1. Commencez petit : Activez uniquement CRM et facturation.

2. Données propres : Nommez un référent data.

3. Sauvegardes : Avant toute mise à jour ou import.

4. Formation : Vos utilisateurs doivent connaître leur périmètre.

5. Mises à jour : Appliquez les correctifs de sécurité.

6. Communauté : Forums Dolibarr utiles et actifs.

Cas d’usage courants

Dolibarr s’adapte à divers secteurs :

• Freelances : Suivi client, devis, temps passé

• Consultants : Projets, tâches, relances

• Commerces : Stocks, ventes, caisse

• Associations : Donateurs, bénévoles

• Industriels : Fournisseurs, production, stock

• Agences : CRM, collaboration, finances

Conclusion

Gérer une entreprise ne doit pas être compliqué. Dolibarr vous aide à centraliser vos outils, réduire le temps administratif et rester organisé — du prospect à la facturation.

C’est open source, flexible, puissant et accessible aux débutants.

Si vous cherchez une solution de gestion pratique, évolutive et économique, Dolibarr est fait pour vous. Commencez simplement, évoluez avec lui, et construisez une activité plus efficace et professionnelle.

Dolibarr n’est pas qu’un logiciel — c’est un socle pour gérer votre entreprise intelligemment.