Ein Unternehmen zu führen bedeutet mehr als nur ein Produkt oder eine Dienstleistung zu verkaufen. Es geht darum, Kundenbeziehungen zu pflegen, Rechnungen zu verwalten, die Buchhaltung zu führen, Lagerbestände zu kontrollieren, Mitarbeiter zu betreuen und die Leistung zu analysieren – und dabei organisiert zu bleiben. Genau hier kommt ein ERP (Enterprise Resource Planning) ins Spiel. Die meisten ERP-Systeme sind jedoch komplex, teuer und nicht anfängerfreundlich.
Dolibarr ist anders.
Dolibarr ERP & CRM ist eine freie und quelloffene Software-Suite, die für kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler und Vereine entwickelt wurde. Dank seines modularen Aufbaus, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und einer Vielzahl an Funktionen ist Dolibarr eines der besten Werkzeuge, um Ihr Unternehmen in einer einzigen Plattform zu verwalten – ganz ohne IT-Abteilung.
Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, was Dolibarr ist, wie es funktioniert, wie Sie es einrichten und wie Sie jeden Aspekt Ihres Unternehmens effizient damit steuern können.
Was ist Dolibarr?
Dolibarr ist ein All-in-One-ERP- und CRM-System, mit dem Sie Kunden, Kontakte, Produkte, Dienstleistungen, Projekte, Verkäufe, Finanzen, Personal und mehr verwalten können. Es ist Open Source, also kostenlos nutzbar und wird ständig von einer internationalen Community weiterentwickelt.
Dolibarr wurde mit dem Ziel der Einfachheit entwickelt. Im Gegensatz zu vielen ERP-Systemen, die komplexe Konfigurationen und Schulungen erfordern, ist Dolibarr intuitiv und modular aufgebaut. Sie aktivieren nur die Funktionen, die Sie benötigen – das macht es leichtgewichtig und anpassbar.
Ob Sie Freiberufler, Dienstleister oder ein kleiner Hersteller mit Lager und Lieferanten sind – Dolibarr unterstützt Sie.
Hauptfunktionen von Dolibarr
Hier ein Überblick über die wichtigsten Module, die Sie aktivieren können:
CRM (Kundenbeziehungsmanagement)
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Kunden und Interessenten verwalten
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Kommunikation verfolgen
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Notizen und Tags hinzufügen
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Follow-up-Aufgaben erstellen
Vertrieb und Rechnungsstellung
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Angebote erstellen und verwalten
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In Aufträge und Rechnungen umwandeln
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Zahlungen und Fälligkeiten überwachen
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Wiederkehrende Rechnungen
Produkte und Lagerverwaltung
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Produkt- und Dienstleistungskatalog
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Lagerbestände je Lager verfolgen
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Lagerbewegungen und Warnungen
Projekte und Aufgaben
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Projekte und Meilensteine erstellen
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Aufgaben zuweisen
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Zeit und Fortschritt verfolgen
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Verknüpfung mit Rechnungen und Dokumenten
Personalwesen
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Mitarbeiter und Rollen verwalten
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Anwesenheit und Abwesenheiten erfassen
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Zugriffskontrollen definieren
Buchhaltung
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Einnahmen und Ausgaben erfassen
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Bankabgleich durchführen
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Finanzberichte erstellen
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Export in externe Buchhaltungssoftware
E-Mail und Benachrichtigungen
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E-Mails aus dem System senden
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E-Mail-Vorlagen erstellen
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Warnmeldungen (z. B. überfällige Rechnungen, niedriger Lagerbestand)
Installation von Dolibarr
Drei Hauptmethoden:
1. Lokale Installation (PC oder VPS)
Wenn Sie technische Grundkenntnisse haben:
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Voraussetzungen: Apache/Nginx, PHP, MySQL/MariaDB
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Plattformen: Windows, Linux, macOS
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Installationsdauer: 10–15 Minuten
2. Webhosting mit Softaculous
Viele Hoster bieten eine Ein-Klick-Installation über Softaculous.
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Keine technischen Kenntnisse erforderlich
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Ideal für Einzelunternehmer oder kleine Teams
3. Cloud-Lösung (SaaS)
Anbieter wie DoliCloud übernehmen Hosting und Wartung.
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Abonnement-Modell
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Automatische Backups
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Keine eigene Wartung nötig
Erste Konfiguration
Nach der Installation:
1. Unternehmensprofil
Unter Setup > Unternehmen/Organisation eingeben:
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Firmenname
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Logo
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Steuernummer
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Geschäftsjahresbeginn
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Standardwährung und Sprache
2. Module aktivieren
Unter Setup > Module/Anwendungen aktivieren:
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Dritte (Kunden, Lieferanten)
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Fakturierung
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Angebote
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Produkte/Dienstleistungen
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Projekte
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Buchhaltung (Basis)
3. Benutzer und Rollen anlegen
Benutzer hinzufügen und Rollen definieren:
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Administrator
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Vertriebsmitarbeiter
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Buchhalter
Berechtigungen gezielt einschränken.
4. Dokumentenvorlagen anpassen
PDF-Vorlagen anpassen mit Logo, Layout, rechtlichen Hinweisen.
5. Stammdaten eingeben
System mit folgenden Daten befüllen:
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Kunden und Lieferanten
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Produkte und Dienstleistungen
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Zahlungsbedingungen, Steuersätze
Tägliche Nutzung von Dolibarr
So unterstützt Dolibarr den Arbeitsalltag:
Kunden- und Kontaktverwaltung
CRM-Modul:
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Kontaktdaten zentral speichern
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Leads zuweisen
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Kommunikationshistorie
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Tags und Kategorien
Angebote und Rechnungen
Professionelle Angebote erstellen und per Klick in Rechnungen umwandeln. Verwaltung von Nummernkreisen, Steuern, Rabatten. Offene Posten verfolgen und Mahnungen senden.
Wiederkehrende Rechnungen sind ebenfalls möglich.
Finanz- und Ausgabenkontrolle
Buchhaltung im Blick behalten:
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Manuelle oder automatische Buchung
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Beleganhänge
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Einnahmen-/Ausgabenberichte
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Kundenhistorie
Projektmanagement
Für auftragsbezogenes Arbeiten:
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Projekt je Kunde oder Kampagne
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Aufgaben mit Zeitverfolgung
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Verknüpfung mit Angeboten und Rechnungen
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Gantt-Diagramme
Lagerverwaltung
Für Handelsunternehmen:
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Lagerbestände pro Lager überwachen
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Mindestmengenwarnungen
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Verkaufs- und Einkaufsverfolgung
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Chargen und Haltbarkeiten
Mitarbeiter und Zugriffsrechte
Profile und Rollen erstellen. Zugriffsrechte definieren. Anwesenheiten und Abwesenheiten verfolgen.
Dolibarr anpassen
Dolibarr ist anpassbar:
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Benutzerdefinierte Felder
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Eigene Wörterbücher (Branchen, Regionen)
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PDF-Vorlagen gestalten
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Übersetzungen
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Menüstruktur ändern
Dolibarr mobil nutzen
Kompatibel mit mobilen Browsern. Sie können:
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Rechnungen erstellen/anzeigen
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Kontakte einsehen
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Termine dokumentieren
Inoffizielle Apps für Android/iOS verfügbar.
Erweiterungen über Module
Marktplatz Dolistore bietet Module für:
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Erweiterte Berichte
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E-Commerce
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POS (Kasse)
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Erweiterte Buchhaltung
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Kundenportale
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E-Mail-Marketing
Entwickler können eigene Module über die API erstellen.
Tipps für den Einstieg
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Einfach starten: Nur CRM und Fakturierung aktivieren.
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Saubere Daten: Datenpflege durch eine verantwortliche Person.
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Regelmäßige Backups: Vor Updates und Imports.
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Schulung: Rollen verstehen und richtig nutzen.
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Updates: Sicherheits-Patches einspielen.
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Community nutzen: Aktive Foren und Hilfe verfügbar.
Häufige Anwendungsfälle
Geeignet für viele Branchen:
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Freiberufler: Kundenverwaltung, Rechnungen, Zeiterfassung
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Berater: Projekte, Aufgaben, Follow-ups
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Einzelhandel: Lager, Verkauf, Kasse
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Vereine: Spender, Freiwillige
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Produktion: Lieferanten, Fertigung, Lager
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Agenturen: CRM, Zusammenarbeit, Finanzen
Fazit
Ein Unternehmen zu führen muss nicht kompliziert sein. Dolibarr hilft, alle Werkzeuge zu bündeln, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und den Überblick zu behalten – vom Lead bis zur Rechnung.
Es ist Open Source, flexibel, leistungsstark und einsteigerfreundlich.
Wenn Sie eine praxisnahe, skalierbare und kostengünstige Lösung suchen, ist Dolibarr die richtige Wahl. Beginnen Sie klein, wachsen Sie mit und führen Sie Ihr Unternehmen effizienter.
Dolibarr ist nicht nur Software – es ist die Grundlage für bessere Unternehmensführung.