Gestire una microimpresa (TPE, "très petite entreprise" in francese) nel 2025 comporta la gestione di molte responsabilità. Dalla relazione con i clienti alla fatturazione, dalla gestione dell'inventario alla conformità normativa, il carico di lavoro è spesso elevato—soprattutto quando tempo e risorse sono limitati. Fortunatamente, la tecnologia può aiutarti a semplificare le operazioni. Tra i tanti strumenti disponibili, Dolibarr si distingue come uno degli ERP/CRM più accessibili, flessibili ed economici per le piccole imprese.

Dolibarr è una potente piattaforma open source che integra funzioni essenziali come vendite, acquisti, contabilità, gestione clienti, monitoraggio dei progetti e altro ancora—tutto in un sistema modulare progettato per essere semplice e scalabile. Che tu sia un libero professionista, un artigiano, un commerciante o gestisca una microimpresa, Dolibarr può diventare il tuo punto di riferimento digitale.

Questa guida dettagliata ti mostrerà come utilizzare Dolibarr per gestire la tua TPE in modo efficace nel 2025. Dall'installazione alla personalizzazione, dalle operazioni quotidiane all'automazione, questo articolo ti aiuterà a costruire una base solida per la tua attività utilizzando una piattaforma centralizzata.

Cos’è Dolibarr?

Dolibarr ERP/CRM è una suite software open source sviluppata specificamente per piccole e medie imprese, liberi professionisti e associazioni. Combina ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management) in uno strumento facile da installare, usare e personalizzare.

Vantaggi principali:

• Sistema modulare (attiva solo ciò che ti serve)

• Basso utilizzo di risorse (leggero e veloce)

• Interfaccia web (funziona su qualsiasi browser)

• Nessun costo di licenza (gratuito da usare e modificare)

• Comunità attiva e aggiornamenti regolari

Con oltre 400.000 download annuali e un ecosistema dinamico di collaboratori, Dolibarr è diventato una soluzione di riferimento per le TPE in Europa e nel mondo.

Configurare Dolibarr per la tua TPE

Scegliere la modalità di installazione più adatta

Dolibarr può essere installato in vari modi:

• Hosting autonomo: installazione sul tuo computer o server web (Apache, PHP, MySQL)

• Installatori automatici: tramite Softaculous o simili

• DoliCloud: versione SaaS ufficiale gestita dal team Dolibarr, ideale per chi non è tecnico

Per la maggior parte delle TPE con poche risorse IT, DoliCloud rappresenta la soluzione migliore.

Configurazione iniziale

Dopo l'installazione, una procedura guidata ti assiste:

• Inserisci i dati aziendali (nome, indirizzo, P.IVA, logo)

• Seleziona valuta, lingua e aliquota IVA predefinite

• Attiva i moduli necessari (CRM, Fatturazione, Prodotti, Contabilità, ecc.)

Inizia in piccolo—attiva solo i moduli essenziali. Potrai aggiungerne altri man mano che cresci.

Moduli fondamentali per gestire una TPE

Gestione clienti e contatti (CRM)

Il modulo CRM permette di:

• Archiviare i dati dei clienti

• Monitorare la cronologia delle comunicazioni

• Segmentare i clienti con etichette

• Pianificare chiamate, follow-up e appuntamenti

• Assegnare contatti a venditori o progetti

Tutto è centralizzato per una visione chiara delle relazioni.

Prodotti e servizi

Puoi catalogare:

• Prodotti fisici (con tracciamento stock)

• Servizi (a tariffa oraria o fissa)

Ogni voce include:

• Codice prodotto

• Aliquota IVA

• Prezzo di acquisto e vendita

• Quantità in stock e soglie

• Riferimenti del fornitore

Organizza per categorie, traccia i numeri di serie, associa ai conti contabili.

Vendite: preventivi, ordini, fatture

Dolibarr consente di gestire l'intero ciclo di vendita:

• Crea preventivi e converti in ordini o fatture

• Personalizza i modelli con il tuo marchio

• Imposta termini di pagamento e scadenze

• Applica sconti, spedizione, IVA multipla

• Traccia lo stato delle fatture: bozza, validata, pagata, scaduta

Puoi inviare solleciti automatici e generare fatture ricorrenti.

Acquisti e fornitori

Registra i fornitori, gestisci gli ordini e abbinali alle fatture ricevute. Utile per chi gestisce scorte fisiche.

• Traccia termini e pagamenti

• Riconcilia le fatture con i movimenti bancari

• Imposta avvisi di scorta minima per suggerire riordini

Gestione stock

Per beni fisici:

• Traccia articoli su più magazzini

• Registra movimenti entrata/uscita

• Gestione lotti/serie

• Avvisi per soglie minime

Stock aggiornato in tempo reale.

Progetti e attività

Per chi lavora su commessa:

• Crea progetti con attività e tappe

• Traccia il tempo per ogni attività

• Assegna incarichi a interni o esterni

• Collega a preventivi, fatture o documenti

Vista Gantt per visualizzare l’avanzamento.

Risorse umane (opzionale)

Il modulo HR consente di:

• Gestire i dati dei dipendenti

• Gestire ferie e permessi

• Generare cedolini semplificati

Ideale per microteam con esigenze base.

Contabilità e finanza

Dolibarr offre contabilità di base:

• Giornali, bilanci, report

• Collega movimenti a fatture e banca

• Report spese e categorizzazione

• IVA e chiusure annuali

Puoi esportare verso software esterni o il commercialista.

Automatizzare e ottimizzare i processi

Email automatiche

Crea modelli per:

• Invio fatture

• Solleciti

• Follow-up preventivi

Spedizione automatica su eventi predefiniti.

Compiti e fatture ricorrenti

Imposta:

• Abbonamenti

• Servizi mensili

• Appuntamenti e consegne

Generazione e invio automatici.

Avvisi e notifiche

Ricevi avvisi per:

• Fatture scadute

• Scorte basse

• Scadenze progetti

Aiuta a restare sul pezzo senza supervisionare tutto.

Personalizzare Dolibarr secondo le tue esigenze

Campi e modelli

• Aggiungi campi personalizzati a clienti, prodotti, documenti

• Modifica i PDF (preventivi, fatture, DDT)

• Localizza contenuti per area geografica

Permessi utente

Per chi lavora in team:

• Ruoli (admin, contabile, vendite)

• Accessi limitati

• Log delle attività

Estensioni

Dal Dolistore:

• Pagamenti online (Stripe, PayPal)

• Multivaluta

• Codici a barre

• POS avanzato

• Email marketing

Facili da installare.

Sicurezza e backup dati

Anche le microimprese devono proteggersi:

• HTTPS e password sicure

• Backup frequenti

• Aggiornamenti regolari

• 2FA attivo

• Accesso admin ristretto

Dolibarr permette esportazioni per migrazione o condivisione dati.

Accesso mobile e lavoro remoto

Dolibarr funziona ovunque:

• Compatibile con smartphone/tablet

• Temi responsivi

• Sincronizzazione con calendario/email

Gestione da remoto garantita.

Settori regolamentati

Per settori speciali (sanità, legale, finanza):

• Versionamento documenti e firme digitali

• Log dettagliati

• Privacy cliente avanzata

Configura con un consulente se necessario.

Comunità e supporto

Grande forza di Dolibarr:

• Documentazione online

• Forum e social

• Video, guide, tutorial

• Supporto commerciale se serve

Facile trovare aiuto.

Buone pratiche per l’uso in TPE

• Parti dai moduli base (CRM, Fatture, Prodotti)

• Pianifica i flussi prima di personalizzare

• Backup regolari

• Revisione trimestrale

• Documenta le procedure

Dolibarr crescerà con te.

Conclusione

Gestire una TPE nel 2025 significa affrontare sfide, ma anche cogliere opportunità. Dolibarr ti aiuta a strutturare l’attività, alleggerire la burocrazia e controllare finanze, clienti e stock—con un solo strumento.

Che tu stia iniziando o modernizzando, Dolibarr offre potenza, semplicità e convenienza. Con un uso consapevole, la tua microimpresa sarà agile, ordinata e pronta a durare.