Ein Kleinstunternehmen (TPE – "très petite entreprise") im Jahr 2025 zu führen bedeutet, viele Aufgaben gleichzeitig zu übernehmen. Von der Kundenkommunikation über die Rechnungsstellung bis hin zur Lagerverwaltung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist die Arbeitsbelastung oft hoch—insbesondere bei begrenzter Zeit und Ressourcen. Zum Glück kann Technologie helfen, Prozesse zu vereinfachen. Unter den vielen verfügbaren Tools ragt Dolibarr als eines der zugänglichsten, flexibelsten und kosteneffizientesten ERP/CRM-Systeme für Kleinstunternehmen heraus.

Dolibarr ist eine leistungsstarke Open-Source-Plattform, die zentrale Funktionen wie Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Kundenmanagement, Projektverfolgung und mehr in einem modularen System vereint, das einfach und skalierbar ist. Egal ob Sie Freiberufler, Handwerker, Einzelhändler sind oder ein Kleinstunternehmen führen – Dolibarr kann Ihr digitales Rückgrat sein.

Dieser ausführliche Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie Dolibarr nutzen, um Ihr Kleinstunternehmen im Jahr 2025 effektiv zu verwalten. Von der Installation und Anpassung über den täglichen Betrieb bis zur Automatisierung erfahren Sie, wie Sie mit einer zentralen Plattform ein solides Fundament für Ihr Unternehmen schaffen.

Was ist Dolibarr?

Dolibarr ERP/CRM ist eine Open-Source-Software-Suite, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen, Freiberufler und Vereine entwickelt wurde. Sie kombiniert ERP (Enterprise Resource Planning) und CRM (Customer Relationship Management) in einem einfach zu installierenden, benutzerfreundlichen und anpassbaren Tool.

Wichtigste Vorteile:

• Modulares System (nur aktivieren, was Sie brauchen)

• Geringer Ressourcenverbrauch (leicht und schnell)

• Webbasierte Oberfläche (funktioniert in jedem Browser)

• Keine Lizenzgebühren (kostenlos nutzbar und veränderbar)

• Aktive Community und regelmäßige Updates

Mit über 400.000 Downloads pro Jahr und einem dynamischen Entwicklernetzwerk ist Dolibarr eine feste Größe für TPEs in Europa und weltweit.

Dolibarr für Ihr Unternehmen einrichten

Die passende Installationsmethode wählen

Dolibarr kann auf verschiedene Arten installiert werden:

• Eigenes Hosting: auf Ihrem PC oder Webserver (Apache, PHP, MySQL)

• Auto-Installer: über Softaculous oder ähnliche Tools

• DoliCloud: Offizielle SaaS-Version, verwaltet vom Dolibarr-Team, ideal für Nicht-Techniker

Für die meisten TPEs mit begrenzten IT-Ressourcen ist DoliCloud die beste Lösung.

Ersteinrichtung

Nach der Installation hilft ein Assistent bei der Konfiguration:

• Unternehmensdaten eingeben (Name, Adresse, Steuernummer, Logo)

• Währung, Sprache, Mehrwertsteuersatz festlegen

• Benötigte Module aktivieren (CRM, Rechnungen, Produkte, Buchhaltung usw.)

Starten Sie klein—aktivieren Sie nur die nötigen Module. Später können Sie weitere hinzufügen.

Wichtige Module für die TPE-Verwaltung

Kunden- und Kontaktmanagement (CRM)

Mit dem CRM-Modul können Sie:

• Kundendaten speichern

• Kommunikationshistorie verfolgen

• Kunden mit Tags segmentieren

• Anrufe, Follow-ups und Termine planen

• Kontakte Projekten oder Mitarbeitern zuweisen

Alles an einem Ort für bessere Übersicht.

Produkte und Dienstleistungen

Sie können verwalten:

• Physische Produkte (mit Lagerverfolgung)

• Dienstleistungen (mit Stunden- oder Pauschalpreis)

Jeder Eintrag enthält:

• Produktcode

• Mehrwertsteuersatz

• Einkaufs- und Verkaufspreis

• Lagerbestand und Schwellenwerte

• Lieferantenreferenzen

Organisieren Sie nach Kategorien, Seriennummern oder Buchhaltungskonten.

Vertrieb: Angebote, Bestellungen, Rechnungen

Dolibarr deckt den gesamten Verkaufsprozess ab:

• Angebote erstellen und in Bestellungen oder Rechnungen umwandeln

• Dokumente im Corporate Design gestalten

• Zahlungsbedingungen und Fristen festlegen

• Rabatte, Versandkosten, mehrere Steuersätze anwenden

• Rechnungsstatus verfolgen: Entwurf, validiert, bezahlt, überfällig

Automatische Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen sind möglich.

Einkauf und Lieferanten

Lieferanten erfassen, Bestellungen verwalten und mit Rechnungen abgleichen. Nützlich bei Lagerhaltung.

• Zahlungsbedingungen und Fristen überwachen

• Bankabstimmung durchführen

• Mindestlagerwarnungen und Nachbestellungsvorschläge konfigurieren

Lagerverwaltung

Für physische Produkte:

• Lager an mehreren Standorten verwalten

• Wareneingang/-ausgang erfassen

• Chargen- und Seriennummern nachverfolgen

• Warnungen bei Mindestbeständen

Bestandsdaten werden in Echtzeit aktualisiert.

Projekte und Aufgaben

Für projektbasierte Arbeit:

• Projekte mit Aufgaben und Meilensteinen erstellen

• Zeiterfassung je Aufgabe

• Zuweisung an interne oder externe Mitarbeiter

• Verknüpfung mit Angeboten, Rechnungen oder Dokumenten

Gantt-Diagramme zur Fortschrittsanzeige verfügbar.

Personalwesen (optional)

HR-Modul ermöglicht:

• Mitarbeiterdaten verwalten

• Urlaubsanträge bearbeiten

• Einfache Lohnabrechnungen erstellen

Praktisch für kleine Teams mit grundlegenden Anforderungen.

Buchhaltung und Finanzen

Dolibarr bietet grundlegende Buchhaltung:

• Journale, Bilanzen, Berichte

• Verknüpfung von Zahlungen mit Rechnungen und Banken

• Ausgabenberichte und Kategorisierung

• Umsatzsteuer und Jahresabschluss

Export zu externer Buchhaltungssoftware möglich.

Prozesse automatisieren und optimieren

Automatisierte E-Mails

Vorlagen erstellen für:

• Rechnungsausgang

• Zahlungserinnerungen

• Angebotsnachverfolgung

Automatischer Versand bei definierten Ereignissen.

Wiederkehrende Aufgaben und Rechnungen

Einrichten für:

• Abonnements

• Monatliche Dienstleistungen

• Termine und Lieferungen

Automatische Erstellung und Versand.

Benachrichtigungen und Warnungen

Erinnerungen für:

• Überfällige Rechnungen

• Niedriger Lagerbestand

• Projekt-Deadlines

Hilft, ohne Dauerüberwachung aktuell zu bleiben.

Dolibarr individuell anpassen

Felder und Vorlagen

• Eigene Felder für Kunden, Produkte, Dokumente

• PDF-Layouts (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine) anpassen

• Lokalisierung nach Region

Benutzerrechte

Für Teams:

• Rollen (Admin, Buchhalter, Vertrieb)

• Modulzugänge einschränken

• Benutzeraktivitäten protokollieren

Erweiterungen

Über den Dolistore:

• Online-Zahlungen (Stripe, PayPal)

• Mehrwährung

• Barcodes

• Erweiterte Kassensysteme

• E-Mail-Marketing

Einfach installierbar.

Sicherheit und Backups

Auch Kleinstunternehmen brauchen Schutz:

• HTTPS und sichere Passwörter

• Regelmäßige Backups

• Aktuelle Softwareversionen

• Zwei-Faktor-Authentifizierung

• Beschränkter Admin-Zugang

Datenexport für Migration oder Teilen möglich.

Mobiler Zugriff und Remote-Arbeit

Dolibarr funktioniert überall:

• Mobilgeräte unterstützt

• Responsive Themes

• Synchronisierung mit Kalender/E-Mail

Remote-Verwaltung garantiert.

Regulierte Branchen

Für spezielle Sektoren (Gesundheit, Recht, Finanzen):

• Dokumentenversionierung, digitale Signaturen

• Detaillierte Logs

• Erweiterter Datenschutz

Richtige Konfiguration mit Berater abstimmen.

Community und Support

Stärke von Dolibarr:

• Online-Dokumentation

• Foren und soziale Netzwerke

• Videos, Anleitungen, Tutorials

• Kommerzieller Support auf Wunsch

Hilfe ist leicht zu finden.

Best Practices für TPEs

• Mit Basis-Modulen starten (CRM, Rechnungen, Produkte)

• Arbeitsflüsse planen vor der Anpassung

• Regelmäßige Backups

• Vierteljährliche Überprüfungen

• Interne Abläufe dokumentieren

Dolibarr wächst mit Ihrem Unternehmen.

Fazit

Ein TPE im Jahr 2025 zu führen, bringt Herausforderungen und Chancen mit sich. Dolibarr hilft, Ihre Prozesse zu strukturieren, den Verwaltungsaufwand zu senken und Finanzen, Kunden und Lager zu kontrollieren—alles in einem Tool.

Ob Sie starten oder modernisieren, Dolibarr bietet Leistung, Einfachheit und Wirtschaftlichkeit. Richtig eingesetzt, wird Ihre Micro-Firma agil, organisiert und zukunftssicher.