Installare Dolibarr ERP & CRM è solo il primo passo per creare un sistema di gestione aziendale efficiente e ben organizzato. Anche se la procedura di installazione è piuttosto semplice e veloce, la vera forza di Dolibarr risiede nella sua configurazione. Questa piattaforma open source offre una struttura modulare e flessibile, adattabile a diversi tipi di attività — a condizione che sia configurata correttamente.

In questa guida analizziamo le 10 impostazioni più importanti da regolare subito dopo l’installazione. Che tu sia un imprenditore individuale, una PMI in crescita o un'associazione, questi parametri assicurano che Dolibarr sia ottimizzato per la produttività, la precisione e la facilità d'uso.

1. Profilo dell’azienda/organizzazione

Percorso: Home > Configurazione > Azienda/Organizzazione

La prima cosa da configurare è l'identità della tua azienda. Questa sezione contiene nome, indirizzo, logo, numero di registrazione, codice fiscale e altro. Queste informazioni vengono usate automaticamente in tutti i documenti — preventivi, fatture, documenti di trasporto, ecc.

Azioni consigliate:

• Carica il logo per un’identità visiva coerente

• Compila nome, indirizzo e dati legali

• Imposta valuta e fuso orario predefiniti

Dati accurati garantiscono documenti professionali e conformi.

2. Attivare solo i moduli necessari

Percorso: Home > Configurazione > Moduli/Applicazioni

Dolibarr è modulare. Attiva solo ciò che ti serve per mantenere l’interfaccia chiara ed evitare rallentamenti. Abilitare tutto da subito può creare confusione e ridurre la performance.

Moduli comunemente usati:

• Terze Parti (clienti, fornitori)

• Prodotti/Servizi

• Preventivi

• Fatture

• Ordini

• Progetti

• Banca/Cassa

Puoi sempre attivare altri moduli in seguito, secondo l’evoluzione del tuo business.

3. Account utente e permessi

Percorso: Utenti & Gruppi

Se più persone accedono a Dolibarr, è fondamentale definire ruoli e permessi fin dall'inizio.

Buone pratiche:

• Crea gruppi per reparto (Commerciale, Contabilità, Amministrazione…)

• Assegna permessi specifici a ciascun gruppo

• Evita di usare l’account admin per le operazioni quotidiane

Una gestione utente efficace aumenta la sicurezza e la responsabilità.

4. Esercizio fiscale e impostazioni contabili

Percorso: Contabilità > Configurazione

Anche se non usi Dolibarr per la contabilità completa, è importante definire correttamente l’esercizio fiscale per garantire report e conformità precisi.

Da fare:

• Definisci inizio e fine dell’anno fiscale

• Scegli lo standard contabile (es. partita doppia)

• Configura registri, codici IVA e piano contabile se necessario

Questa base è essenziale per la fatturazione e il reporting.

5. Modelli di documento

Percorso: Configurazione > Moduli > Fatture, Preventivi, Ordini

Dolibarr include diversi modelli PDF per i documenti. Puoi personalizzarli per adattarli alla tua identità aziendale.

Personalizzazioni:

• Scegli un modello (Azur, Crabe, ecc.)

• Aggiungi logo, intestazioni, piè di pagina, info legali

• Modifica font, dimensioni e colori

Puoi anche creare modelli personalizzati con conoscenze HTML/PHP.

6. Dizionari: valute, unità, tasse

Percorso: Configurazione > Dizionari

I dizionari sono elenchi predefiniti utilizzati in tutto il sistema. Adattarli al tuo contesto locale rende Dolibarr più utile.

Priorità:

• Imposta valuta predefinita e tassi di cambio

• Configura l’IVA o imposte locali

• Imposta unità di misura (es. ore, pezzi, kg)

Una configurazione accurata riduce gli errori su preventivi, fatture e magazzino.

7. Configurazione e-mail (SMTP)

Percorso: Configurazione > E-mail

Dolibarr può inviare e-mail direttamente (preventivi, fatture, notifiche), ma è necessario configurare correttamente SMTP.

Parametri da inserire:

• Indirizzo del server SMTP

• Porta (spesso 587 o 465)

• Credenziali di autenticazione

• Nome mittente e indirizzo di risposta

Una buona configurazione garantisce l’invio corretto ed evita lo spam.

8. Regole di numerazione

Percorso: Configurazione > Moduli > [Modulo] > Numerazione

Dolibarr consente di definire schemi di numerazione personalizzati per fatture, preventivi, ordini, ecc.

Personalizzazioni:

• Prefisso (es. FAT-, PRE-, ORD-)

• Numero iniziale (es. da 1000 anziché da 1)

• Inclusione di anno o mese nel numero

Numerazioni coerenti facilitano la ricerca e l’archiviazione.

9. Condizioni e metodi di pagamento

Percorso: Configurazione > Dizionari > Condizioni di pagamento

Standardizzare i pagamenti velocizza i processi e riduce gli errori.

Impostazioni da definire:

• Condizioni (es. 30 giorni, pagamento immediato…)

• Metodi accettati (bonifico, carta, PayPal)

• Termini predefiniti per ogni cliente

Regole coerenti semplificano la gestione del flusso di cassa.

10. Sicurezza & backup

Percorso: dipende dall’ambiente di hosting

Non è una singola impostazione in Dolibarr, ma è essenziale.

Sicurezza:

• Elimina la cartella /install/ dopo l’installazione

• Abilita HTTPS

• Usa password sicure e attiva 2FA se possibile

Backup:

• Configura backup automatici (cron)

• Conserva copie fuori server (Dropbox, S3…)

• Testa periodicamente il ripristino

Esistono moduli e script per automatizzare queste operazioni.

Conclusione

Dolibarr è uno degli ERP/CRM open source più potenti e flessibili. Ma come ogni strumento potente, la sua efficacia dipende dalla configurazione.

Queste 10 impostazioni rappresentano la base per un sistema sicuro, ordinato e pronto all’uso. Impostarle correttamente fin dall’inizio ti farà risparmiare tempo prezioso.

Che tu gestisca una consulenza, un e-commerce o un’associazione, questi passaggi ti aiuteranno a partire con il piede giusto. Dolibarr si adatta al tuo ritmo — potrai modificare i parametri con l’evoluzione del tuo business.

Una volta sistemati questi aspetti fondamentali, potrai esplorare funzionalità avanzate, moduli aggiuntivi e integrazioni per portare la tua gestione aziendale a un livello superiore.

Parti bene, resta organizzato e lascia che Dolibarr lavori per te.