Dolibarr ERP & CRM è una suite di gestione aziendale open source che semplifica le operazioni per piccole e medie imprese, liberi professionisti e associazioni. Grazie alla sua struttura modulare, all'interfaccia intuitiva e all'ampia gamma di funzionalità — dalla fatturazione alla gestione delle risorse umane — Dolibarr si impone come una soluzione ERP potente e accessibile.

Questa guida rapida completa è pensata per gli utenti che usano Dolibarr per la prima volta. Seguendo i passaggi e i consigli riportati qui sotto, configurerai Dolibarr su basi solide e adatte alle esigenze della tua organizzazione.

Passaggio 1: Capire cos'è Dolibarr

Prima di iniziare la configurazione, è importante comprendere cosa offre Dolibarr. A differenza degli ERP monolitici, Dolibarr funziona in modo modulare. Attivi solo le funzionalità di cui hai bisogno, mantenendo l'interfaccia leggera e ottimizzando le prestazioni.

Funzionalità principali:

• Gestione della relazione con i clienti (CRM)

• Fatturazione e gestione dei pagamenti

• Ordini e preventivi

• Gestione magazzino

• Progetti e attività

• Contabilità

• Risorse umane e gestione dipendenti

• Supporto a moduli esterni tramite Dolistore

Dolibarr può essere ospitato localmente, su hosting condiviso o tramite Docker o servizi cloud. È progettato per crescere con la tua impresa.

Passaggio 2: Primo accesso e configurazione iniziale

Dopo aver installato Dolibarr ed eliminato la cartella /install/ (per sicurezza), accedi con le credenziali admin create durante l'installazione.

Verrai indirizzato alla dashboard principale dove potrai adattare il sistema alla tua attività.

Azioni iniziali:

• Imposta la lingua e il fuso orario predefiniti

• Vai su Home > Configurazione > Azienda/Organizzazione per inserire nome, indirizzo, logo e dati legali dell'azienda

• Configura anno fiscale e valuta

Queste impostazioni di base saranno utilizzate in tutti i documenti e processi.

Passaggio 3: Attivare i moduli essenziali

Dolibarr attiva solo il minimo indispensabile inizialmente. Accedi a Home > Configurazione > Moduli/Applicazioni e attiva solo ciò che ti serve.

Moduli consigliati per iniziare:

• Terze parti (clienti e fornitori)

• Prodotti/Servizi

• Fatture

• Preventivi/Proposte

• Ordini

• Banca/Cassa

Ogni modulo ha le sue impostazioni personalizzabili. Dedica tempo a configurarli secondo il tuo flusso di lavoro.

Passaggio 4: Aggiungere utenti e assegnare ruoli

Se sei l'unico utente, puoi saltare questo passaggio. Per ambienti multiutente, vai su Utenti & Gruppi > Nuovo utente.

Esempi di ruoli da creare:

• Commerciale

• Contabile

• Project Manager

• Amministratore

Puoi assegnare permessi specifici a ciascun ruolo per limitare l'accesso alle funzionalità.

Passaggio 5: Inserire il catalogo prodotti o servizi

In Prodotti/Servizi, inserisci i beni o i servizi che offri. Dolibarr gestisce prodotti fisici, servizi a ore o abbonamenti.

Informazioni da inserire:

• Nome e codice

• Descrizione

• Prezzo (con o senza IVA)

• Tipo (prodotto o servizio)

• Quantità in magazzino (se applicabile)

Puoi anche associare fornitori, gestire magazzini, definire codici a barre e attributi personalizzati.

Passaggio 6: Creare clienti e fornitori

Vai su Terze Parti > Nuova Terza Parte per aggiungere clienti, fornitori o partner.

Campi utili:

• Nome azienda o persona

• Contatto principale

• Indirizzi di fatturazione e spedizione

• Codici fiscali/IVA

• Termini e modalità di pagamento

Schede ben compilate semplificano preventivi, fatture e attività CRM.

Passaggio 7: Creare e inviare documenti

Con i dati inseriti, puoi generare:

• Preventivi/Proposte

• Ordini

• Fatture

Ogni documento può essere scaricato in PDF, inviato via e-mail o stampato. Per personalizzare i modelli, vai su Configurazione > Moduli > Fatture/Preventivi e scegli un template.

Verifica la configurazione SMTP in Configurazione > E-mail per l'invio delle comunicazioni.

Passaggio 8: Configurare pagamenti e conti bancari

In Banca & Cassa, aggiungi i conti correnti aziendali. Puoi:

• Registrare pagamenti (totali o parziali)

• Riconciliare estratti conto

• Generare report per conto

Definisci anche i metodi di pagamento accettati: bonifico, carta, PayPal...

Passaggio 9: Gestire progetti e attività

Se lavori per progetti, attiva il modulo Progetti. Potrai:

• Creare progetti e assegnare responsabili

• Aggiungere attività con scadenze

• Collegare documenti o clienti

• Monitorare avanzamento e budget

Sono incluse anche funzioni di rilevazione tempo e gestione risorse, ideali per agenzie e servizi.

Passaggio 10: Gestione magazzino e inventario

Per aziende orientate ai prodotti, attiva il modulo magazzino. Potrai:

• Monitorare livelli di stock

• Gestire magazzini

• Definire soglie minime e allarmi

• Eseguire trasferimenti o rettifiche

I movimenti sono registrati automaticamente con vendite o acquisti.

Passaggio 11: Personalizzare il sistema

Dolibarr è altamente personalizzabile. Vai su Configurazione > Altri parametri per modificare:

• Regole di numerazione dei documenti

• Valori predefiniti

• Colori e temi dell'interfaccia

Puoi anche esplorare i moduli di Dolistore per esigenze specifiche (fatture ricorrenti, report avanzati, e-commerce...).

Passaggio 12: Automazione e pianificazione

Dolibarr permette di automatizzare varie operazioni. Puoi programmare:

• Backup automatici

• Fatture e attività ricorrenti

• Promemoria per fatture scadute

I cron job si configurano dal server o dal pannello di controllo hosting.

Passaggio 13: Importazione ed esportazione dati

Per migrare da altri strumenti o caricare dati esistenti, usa Strumenti > Import/Export. Dolibarr consente:

• Import CSV di clienti, prodotti, fatture...

• Modelli di esportazione personalizzati

• Integrazione via API con strumenti esterni

Assicurati che le intestazioni delle colonne corrispondano al formato previsto prima di importare.

Passaggio 14: Buone pratiche di sicurezza

La protezione dei dati è fondamentale. Oltre alla gestione utenti di Dolibarr, è consigliato:

• Usare HTTPS

• Eliminare la cartella /install/ dopo l’installazione

• Eseguire backup regolari

• Limitare gli accessi admin

• Usare password sicure e abilitare la 2FA se possibile

Dolibarr può essere integrato con firewall e sistemi di rilevamento intrusioni a livello server.

Passaggio 15: Risorse e formazione

Dolibarr ha una comunità globale attiva. Se hai domande, non sei solo.

Risorse utili:

• Wiki ufficiale Dolibarr

• Forum della community

• Tutorial YouTube

• Blog e guide esterne

• Supporto e formazione tramite partner

Salva questi link e considera la creazione di una documentazione interna per il tuo team.

Conclusione: dall’installazione all’operatività

La tua prima sessione su Dolibarr è il punto di partenza per una gestione più efficiente. Con un po’ di preparazione, accedi a strumenti che ti fanno risparmiare tempo e migliorano i tuoi processi.

Che tu gestisca vendite, acquisti o consulenze, Dolibarr cresce con te. Il sistema è pronto per essere esteso: moduli aggiuntivi, integrazioni, accesso mobile.

Il segreto del successo è iniziare in modo semplice: attiva l’essenziale, inserisci dati puliti e aggiungi funzionalità man mano che cresci.

Benvenuto in un nuovo modo più intelligente di gestire la tua impresa — con Dolibarr.