La gestione dell’IVA intracomunitaria è una responsabilità fiscale fondamentale per tutte le imprese che operano all’interno dell’Unione Europea. Dolibarr, il noto ERP e CRM open source, offre funzionalità avanzate per gestire correttamente l’IVA intracomunitaria. In questa guida approfondita vedremo come configurare Dolibarr e come gestire correttamente le operazioni intracomunitarie, nel rispetto della normativa vigente e in modo efficiente dal punto di vista contabile.

Comprendere l’IVA intracomunitaria

L’IVA intracomunitaria si applica alle cessioni di beni e servizi tra paesi membri dell’UE e varia a seconda del tipo di transazione:

• Operazioni B2B (azienda verso azienda): se entrambe le aziende sono registrate ai fini IVA in paesi diversi dell’UE, la vendita è esente IVA nel paese del venditore. L’acquirente è tenuto ad applicare l’IVA nel proprio paese tramite il meccanismo del reverse charge (inversione contabile).

• Operazioni B2C (azienda verso consumatore finale): in questo caso, il venditore applica l’IVA del paese di destinazione secondo determinate soglie e regole del regime OSS.

Configurare correttamente queste regole in Dolibarr consente di emettere fatture corrette, evitare errori e semplificare la gestione fiscale.

Configurazione di Dolibarr per l’IVA intracomunitaria

1. Attivare la gestione IVA

Per iniziare, attiva il modulo IVA in Dolibarr:

1. Vai su Home > Configurazione > Moduli

2. Attiva il modulo IVA

3. Conferma per abilitare tutte le funzionalità legate all’IVA

2. Impostare le aliquote IVA

Definisci le aliquote IVA da applicare:

1. Vai su Home > Configurazione > Dizionari > Aliquote IVA

2. Clicca su Nuova aliquota IVA

3. Compila i campi richiesti:

   • Etichetta: es. "IVA standard 22%"

   • Aliquota: es. "22.000"

   • Paese: seleziona il tuo paese

   • Stato: attivo

4. Salva

Crea anche un’aliquota al 0% per le vendite intracomunitarie B2B esenti da IVA.

3. Configurare le schede cliente

È fondamentale che le informazioni dei clienti siano corrette:

1. Vai su Terze parti > Clienti

2. Seleziona o crea un nuovo cliente

3. Nella scheda cliente verifica:

   • Paese: deve essere un altro paese UE

   • Numero di partita IVA: incluso il prefisso nazionale (es. IT123456789)

   • Assoggettato a IVA: sì

4. Salva le modifiche

Dolibarr userà queste informazioni per applicare correttamente l’IVA nelle fatture.

4. Verifica delle partite IVA

È fondamentale verificare che i numeri IVA dei clienti siano validi:

• Utilizza il portale VIES della Commissione Europea per verificare le partite IVA

• Puoi integrare in Dolibarr un modulo che automatizza questa verifica per ogni cliente

5. Impostare i prodotti e i servizi

Ogni prodotto/servizio deve avere un’aliquota IVA associata:

1. Vai su Prodotti/Servizi > Elenco

2. Crea o modifica un prodotto

3. Specifica:

   • Prezzo di vendita (imponibile)

   • Aliquota IVA applicabile

4. Salva

Questo garantirà che l’aliquota venga applicata automaticamente in fase di fatturazione.

Gestione delle operazioni intracomunitarie

1. Fatture di vendita B2B intracomunitarie

Per vendite a clienti registrati IVA in altri paesi UE:

1. Vai su Fatturazione > Fatture clienti > Nuova fattura

2. Seleziona il cliente

3. Aggiungi i prodotti o servizi

4. Se il cliente è registrato e ha partita IVA valida, Dolibarr applicherà IVA 0%

5. Aggiungi una nota:
   "Cessione intracomunitaria non imponibile ai sensi dell’articolo 138 della Direttiva IVA UE"

6. Salva e convalida la fattura

2. Vendite B2C a clienti esteri

Per vendite a privati in altri paesi UE:

• Monitora i limiti OSS: se superi un certo volume annuo di vendite in un paese, devi registrarti e applicare l’IVA locale

• Dolibarr può essere configurato per gestire automaticamente l’applicazione dell’IVA in base all’indirizzo del cliente

3. Acquisti intracomunitari

Per acquisti da fornitori in altri paesi UE:

1. Vai su Fatturazione > Fatture fornitori > Nuova fattura

2. Seleziona il fornitore

3. Inserisci i prodotti/servizi acquistati

4. Imposta l’IVA al 0%, se:

   • Il fornitore è UE

   • Hai fornito la tua partita IVA intracomunitaria

5. Registra l’IVA secondo il meccanismo del reverse charge

Dichiarazioni fiscali e conformità

1. Generazione delle dichiarazioni IVA

Dolibarr permette la generazione di report IVA:

1. Vai su Contabilità > Dichiarazioni IVA

2. Seleziona il periodo

3. Genera il report per visualizzare:

   • IVA sulle vendite

   • IVA sugli acquisti

   • Saldo da versare o da recuperare

Questi dati ti serviranno per compilare la dichiarazione periodica IVA.

2. Elenchi intrastat e cessioni intracomunitarie

In base all’attività della tua azienda:

• Intrastat: per i movimenti di beni tra paesi UE

• Elenco cessioni intracomunitarie: per vendite a soggetti con partita IVA UE

Dolibarr consente l’esportazione dei dati o, tramite moduli, la generazione automatica dei file.

Buone pratiche

• Aggiorna le aliquote regolarmente secondo eventuali modifiche fiscali

• Verifica periodicamente le partite IVA dei clienti

• Mantieni registri dettagliati delle operazioni intracomunitarie

• Inserisci le note obbligatorie sulle fatture esenti

• Consulta un commercialista o fiscalista per casi particolari o complessi

Conclusione

Gestire l’IVA intracomunitaria in Dolibarr richiede attenzione ma è pienamente fattibile con una corretta configurazione. Seguendo questa guida, potrai rendere la tua azienda conforme alle normative UE, ridurre il rischio di errori fiscali e semplificare le tue attività amministrative.

Con Dolibarr, hai una piattaforma gratuita, flessibile e potente per la gestione fiscale europea.