Die Verwaltung der innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer ist für Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union (EU) tätig sind, eine unverzichtbare steuerliche Pflicht. Dolibarr, das bekannte Open-Source-ERP- und CRM-System, bietet robuste Funktionen zur korrekten Abwicklung von innergemeinschaftlichen Umsätzen. Diese ausführliche Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, wie du Dolibarr für die innergemeinschaftliche Besteuerung einrichtest und effizient nutzt – stets konform mit den EU-Vorgaben und den Anforderungen deiner Finanzbuchhaltung.
Was ist die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer?
Die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer betrifft den Handel mit Waren und Dienstleistungen zwischen EU-Mitgliedstaaten. Es gelten unterschiedliche Regelungen je nach Transaktionsart:
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B2B-Geschäfte (Unternehmen zu Unternehmen): Wenn sowohl Käufer als auch Verkäufer in unterschiedlichen EU-Ländern ansässig und umsatzsteuerpflichtig sind, ist die Lieferung im Ursprungsland in der Regel umsatzsteuerfrei. Der Käufer schuldet die Umsatzsteuer im eigenen Land im Rahmen des sogenannten Reverse-Charge-Verfahrens.
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B2C-Geschäfte (Unternehmen zu Endverbraucher): Hier muss das verkaufende Unternehmen in der Regel die Umsatzsteuer des Empfängerlandes berechnen, wenn bestimmte Lieferschwellen überschritten werden (Stichwort: OSS – One Stop Shop).
Eine korrekte Abbildung dieser Szenarien in Dolibarr ist entscheidend für rechtskonforme Rechnungsstellung und reibungslose steuerliche Prozesse.
Dolibarr für die innergemeinschaftliche Umsatzsteuer konfigurieren
1. Umsatzsteuerfunktion aktivieren
Zunächst muss das Modul für die Umsatzsteuer aktiviert werden:
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Gehe zu Startseite > Konfiguration > Module
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Aktiviere das Modul Umsatzsteuer
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Bestätige die Aktivierung, um die steuerlichen Funktionen freizuschalten
2. Umsatzsteuersätze anlegen
Jetzt legst du alle relevanten Steuersätze an:
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Gehe zu Konfiguration > Wörterbücher > Umsatzsteuersätze
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Klicke auf Neuer Steuersatz
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Trage ein:
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Bezeichnung: z. B. „Standard-UST 19 %“
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Satz: z. B. „19.000“
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Land: z. B. Deutschland
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Status: Aktiv
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Speichern
Vergiss nicht, auch einen Steuersatz mit 0 % für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen anzulegen.
3. Kundendaten korrekt erfassen
Die korrekte Erfassung von Kundendaten ist für die Steuerberechnung entscheidend:
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Gehe zu Dritte > Kunden
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Wähle einen bestehenden Kunden oder lege einen neuen an
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Stelle sicher:
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Land: Ein anderes EU-Land
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USt-ID-Nummer: inkl. Länderkürzel (z. B. AT12345678)
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Umsatzsteuerpflichtig: Ja
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Speichern
Dolibarr verwendet diese Angaben zur automatischen Steuerentscheidung beim Rechnungsprozess.
4. USt-ID-Nummer prüfen
Die Validierung der USt-ID ist für steuerliche Sicherheit wichtig:
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Nutze das VIES-Portal der Europäischen Kommission zur Prüfung
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In Dolibarr kann ein Zusatzmodul die Prüfung automatisieren und dokumentieren
5. Produkte und Dienstleistungen konfigurieren
Steuersätze müssen auch Produkten und Dienstleistungen zugewiesen werden:
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Gehe zu Produkte/Dienstleistungen > Liste
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Erstelle oder bearbeite ein Produkt
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Gib an:
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Preis exkl. Steuer
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Umsatzsteuersatz (z. B. 0 % oder 19 %)
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Speichern
Damit wird bei der Rechnungsstellung automatisch der korrekte Steuersatz verwendet.
Innergemeinschaftliche Vorgänge verwalten
1. B2B-Verkauf an Unternehmen im EU-Ausland
Für umsatzsteuerfreie Lieferungen an registrierte Unternehmen im EU-Ausland:
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Gehe zu Fakturierung > Kundenrechnungen > Neue Rechnung
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Wähle den Kunden
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Füge Produkte oder Dienstleistungen hinzu
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Wenn der Kunde korrekt hinterlegt ist (USt-ID, Land), wendet Dolibarr automatisch 0 % USt an
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Füge einen Hinweis hinzu, z. B.:
„Innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Art. 138 MwSt-Richtlinie – steuerfrei“ -
Rechnung speichern und validieren
2. B2C-Verkauf an Privatpersonen in der EU
Für Verkäufe an Endkunden in anderen EU-Staaten:
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Achte auf die OSS-Grenzen: Bei Überschreitung musst du dich für OSS registrieren und die ausländische USt anwenden
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Dolibarr kann so konfiguriert werden, dass je nach Lieferadresse automatisch der richtige Steuersatz angewendet wird
3. Innergemeinschaftlicher Einkauf
Beim Einkauf von einem Lieferanten innerhalb der EU:
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Gehe zu Fakturierung > Lieferantenrechnungen > Neue Rechnung
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Wähle den Lieferanten
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Füge die Waren/Dienstleistungen hinzu
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Setze den Steuersatz auf 0 %, wenn:
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Der Lieferant im EU-Ausland ansässig ist
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Du deine USt-ID übermittelt hast
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Verbuchung der Steuer erfolgt per Reverse Charge im Rechnungswesen
Steuerliche Meldungen und Berichte
1. Umsatzsteuervoranmeldung erstellen
Dolibarr bietet eine Funktion zur Erstellung von USt-Berichten:
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Gehe zu Buchhaltung > USt-Berichte
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Wähle den Zeitraum
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Bericht generieren – dieser enthält:
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Umsatzsteuer auf Verkäufe
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Vorsteuer auf Einkäufe
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Saldo zur Zahlung oder Erstattung
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Diese Werte brauchst du für deine Steueranmeldungen.
2. Zusammenfassende Meldung und Intrastat
Für statistische und steuerliche Zwecke:
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Intrastat: Erfasst den grenzüberschreitenden Warenverkehr
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Zusammenfassende Meldung (ZM): Meldung der innergemeinschaftlichen Umsätze an das Finanzamt
Dolibarr kann für den Datenexport genutzt oder mit Modulen erweitert werden, die Berichte automatisch erzeugen.
Best Practices
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Aktualisiere regelmäßig die Steuersätze gemäß Gesetzeslage
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Überprüfe die USt-ID deiner Kunden regelmäßig
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Dokumentiere innergemeinschaftliche Umsätze detailliert
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Füge rechtlich notwendige Hinweise in Rechnungen ein
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Konsultiere einen Steuerberater, besonders bei komplexen Fällen
Fazit
Die korrekte Verwaltung der innergemeinschaftlichen Umsatzsteuer in Dolibarr ist mit der richtigen Einrichtung problemlos möglich. Diese Anleitung gibt dir die Werkzeuge an die Hand, um steuerlich konforme Prozesse zu etablieren, Fehler zu vermeiden und Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
Mit Dolibarr steht dir ein flexibles, kostenloses und leistungsfähiges System zur Verfügung – ideal für Unternehmen, die innerhalb der EU tätig sind und auf eine effiziente Lösung setzen möchten.