Gestire efficacemente i contatti aziendali è essenziale per garantire una crescita sostenibile, migliorare le performance commerciali e mantenere relazioni di qualità con i clienti. Man mano che le aziende crescono, i fogli di calcolo e gli strumenti sparsi diventano inefficaci, portando a perdite di informazioni, errori di comunicazione e opportunità mancate. Dolibarr ERP/CRM, una soluzione open source, offre un sistema integrato e potente per centralizzare tutti i dati di clienti e prospect in un unico luogo.

Questo articolo fornisce una guida completa e dettagliata per centralizzare i contatti in Dolibarr, dalla configurazione iniziale alle best practice su segmentazione, automazione, protezione dei dati e analisi. Che tu sia alle prime armi con Dolibarr o voglia ottimizzare la tua strategia CRM, questa guida ti accompagnerà passo dopo passo nel consolidamento efficace della tua base contatti.

1. Perché è essenziale centralizzare i contatti

Centralizzare i contatti non significa solo registrare nomi e indirizzi email. Si tratta di costruire una visione completa a 360 gradi di ogni interazione, decisione, acquisto e comunicazione legata a ciascun cliente o potenziale cliente. I principali vantaggi includono:

• Miglior servizio clienti grazie a uno storico facilmente accessibile

• Maggiore performance commerciale tramite segmentazione e follow-up

• Collaborazione più efficace tra i team

• Campagne marketing più mirate

• Conformità al GDPR e ad altre normative

• Risparmio di tempo e maggiore affidabilità dei dati

Grazie alla sua architettura modulare, Dolibarr consente di gestire tutto in un unico sistema coerente.

2. Configurazione di Dolibarr per la gestione dei contatti

Per centralizzare i contatti, è necessario attivare i seguenti moduli:

• Terze parti (aziende/privati): per registrare clienti, prospect e fornitori

• Contatti/Indirizzi: per associare persone alle terze parti

• Prospect: per gestire i lead prima della conversione

• Agenda: per monitorare appuntamenti e storico delle interazioni

• Email e Notifiche: per comunicazioni collegate ai contatti

Vai su Home > Configurazione > Moduli e attiva quelli elencati.

3. Differenza tra terze parti e contatti in Dolibarr

Dolibarr utilizza una struttura gerarchica:

• Terza parte: rappresenta un'azienda o un privato. Contiene informazioni generali (nome, tipo, partita IVA, condizioni di pagamento, ecc.)

• Contatto/Indirizzo: persone associate alla terza parte (es. Mario Rossi di ACME SRL). Ogni contatto ha un ruolo e dati propri.

Questa separazione consente flessibilità nella gestione B2B e B2C.

4. Creazione e importazione dei contatti

Per creare un contatto manualmente:

• Vai su Terze parti > Nuova terza parte

• Inserisci i dati dell’azienda o persona

• Salva, poi aggiungi i contatti tramite l’apposita scheda

Importazione in massa:

• Vai su Strumenti > Importa

• Usa i modelli forniti per caricare terze parti e contatti

• Mappa correttamente i campi (nome, email, telefono, azienda)

Forma il team su standard di inserimento per evitare duplicati e incoerenze.

5. Classificazione e segmentazione dei contatti

La segmentazione è fondamentale per marketing e vendite. Dolibarr offre varie opzioni:

• Stato cliente/prospect/fornitore

• Tipo di terza parte: azienda o privato

• Categoria: es. Retail, Ingrosso, Aziende

• Aree geografiche

• Etichette personalizzate o campi extra

Configura da Configurazione > Dizionari o direttamente dalle schede contatto.

6. Centralizzazione dello storico delle interazioni

Uno dei punti di forza di Dolibarr è la tracciabilità tramite l’agenda:

• Registra chiamate, meeting, email, note

• Allegati e documenti associati ai contatti o aziende

• Visualizzazione dei documenti collegati (ordini, preventivi, fatture)

Tutti i membri del team avranno una visione completa del cliente.

7. Utilizzo dell’agenda e delle notifiche

• L’agenda permette di monitorare eventi futuri e passati

• Assegna compiti ai collaboratori

• Crea promemoria e notifiche email

• Sincronizza con calendari esterni tramite CalDAV

Un’agenda ben gestita migliora pianificazione e reattività.

8. Automazione e trigger

Dolibarr consente:

• Invio automatico di email alla creazione del contatto

• Attivazione di compiti quando un prospect diventa cliente

• Aggiornamento automatico di campi correlati

Per avanzare, integra moduli esterni o l’API REST.

9. Integrazione di moduli per la raccolta lead

Per centralizzare i lead:

• Usa i moduli di form pubblici di Dolibarr

• Integra strumenti esterni (Typeform, Google Forms) via API

• Crea automaticamente una terza parte e contatto collegato

Nessun lead verrà più perso.

10. Sicurezza degli accessi e gestione dei ruoli

La protezione dei dati è cruciale:

• Assegna utenti a gruppi (vendite, supporto, amministrazione)

• Limita accessi per area, tipo o modulo

• Attiva log delle attività utente

Vai su Configurazione > Utenti & Gruppi per gestire i permessi.

11. GDPR e protezione dei dati

Se gestisci dati personali:

• Ottieni consenso esplicito per le comunicazioni

• Registra il consenso (tramite campi personalizzati)

• Usa strumenti di anonimizzazione per cancellazioni

• Definisci politiche di conservazione dati

Dolibarr offre strumenti e moduli per la conformità.

12. Dashboard e reportistica

Una base unificata consente analisi avanzate:

• Numero di prospect per fonte

• Tasso di conversione per venditore

• Tempo medio di conversione

• Mappa di attività clienti

Usa i report integrati o strumenti BI esterni via API.

13. Sincronizzazione con strumenti di comunicazione

Dolibarr consente:

• Invio di email di massa

• Archiviazione della corrispondenza

• Campagne di stampa

• Tracciamento aperture e click (con plugin esterni)

Configura un SMTP o integra Mailchimp, Sendinblue, ecc.

14. Moduli utili per la gestione dei contatti

Moduli consigliati:

• Emailing Pro: segmentazione avanzata e stampa unione

• Newsletter: gestione abbonamenti e campagne

• Lead Management: pipeline visuale

• LDAP o SSO: sincronizzazione con directory aziendali

Consulta Dolistore o sviluppa moduli personalizzati.

15. Best practice per centralizzare i contatti

• Audit e deduplicazione regolari

• Inserimenti standardizzati (menu a tendina, validazioni)

• Regole di responsabilità (chi modifica o cancella?)

• Backup frequenti

• Formazione utenti su privacy e aggiornamenti

Conclusione

Dolibarr offre un CRM potente e flessibile per centralizzare le informazioni di clienti e prospect. Con struttura modulare, automazioni e integrazioni, garantisce dati aggiornati, accessibili e fruibili.

Centralizzare i contatti in Dolibarr non è solo efficienza: è la base per una gestione clienti personalizzata, scalabile e conforme. Inizia o migliora la tua trasformazione digitale partendo da qui.