Nel mondo frenetico della gestione delle piccole imprese, il tempo è una risorsa preziosa. Imprenditori, freelance e PMI si trovano spesso a dover gestire molteplici attività: dalla comunicazione con i clienti al monitoraggio delle fatture, fino alla gestione dell’inventario e della contabilità. Sebbene queste attività siano essenziali, possono essere anche ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Ed è qui che l’automazione diventa una strategia imprescindibile.
Dolibarr ERP/CRM, una robusta piattaforma open source progettata per le piccole e medie imprese, offre potenti funzionalità di automazione che possono ridurre drasticamente il carico di lavoro manuale—soprattutto nelle aree della fatturazione e della comunicazione via email. Che tu gestisca un’azienda di servizi, un’attività di commercio, o che tu sia un freelance con più clienti, automatizzare i processi ripetitivi ti permette di risparmiare tempo prezioso e concentrarti su ciò che conta davvero: far crescere il tuo business.
Questo articolo spiega come utilizzare Dolibarr per automatizzare la fatturazione e le email, migliorare l’efficienza operativa e ridurre gli errori. Vedremo quali moduli attivare, casi pratici, configurazioni tecniche e opzioni di personalizzazione per ottimizzare il tuo flusso di lavoro nel 2025 e oltre.
Perché l’automazione è fondamentale per le imprese
L’automazione offre numerosi vantaggi:
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Risparmio di tempo: riduce le attività amministrative ripetitive
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Precisione: diminuisce gli errori umani nella compilazione e nei calcoli
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Coerenza: garantisce regole e processi uniformi
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Soddisfazione del cliente: comunicazioni più rapide e minori contestazioni
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Scalabilità: permette di gestire più clienti senza aumentare il personale
Con una buona configurazione, l’automazione diventa un assistente invisibile che lavora dietro le quinte per liberare risorse preziose.
Panoramica di Dolibarr ERP/CRM
Dolibarr è una soluzione ERP/CRM open source che unisce in un’interfaccia modulare molteplici funzioni aziendali: fatturazione, contabilità, progetti, inventario…
Vantaggi principali:
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Facile da usare: interfaccia intuitiva anche per utenti non tecnici
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Modulare: puoi attivare solo i moduli che ti servono
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Economico: gratuito, con moduli extra a pagamento
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Estendibile: integrazioni via Dolistore e API
Le funzionalità di automazione sono presenti in vari moduli e possono essere estese con strumenti esterni o script personalizzati.
Automatizzare la gestione delle fatture in Dolibarr
Passaggio 1: Attivare i moduli necessari
Dal menu di configurazione, attiva:
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Fatture
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Terze Parti (Clienti/Fornitori)
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Prodotti/Servizi
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Banca/Cassa
Moduli aggiuntivi consigliati:
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Ordini
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Progetti
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Contabilità
Passaggio 2: Usare prodotti e servizi predefiniti
Crea un catalogo con:
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Descrizione
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Prezzo unitario
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IVA
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Codice contabile
Nella creazione della fattura, potrai aggiungere righe in un clic, con precisione.
Passaggio 3: Utilizzare modelli di fattura
Crea modelli con:
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Testi di default nel piè di pagina (condizioni, note legali)
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Calcoli automatici di sconti e tasse
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Logo e colori aziendali
Ideale per fatture generate automaticamente o in massa.
Passaggio 4: Automatizzare le fatture ricorrenti
Per abbonamenti o servizi regolari:
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Crea una fattura madre come modello
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Imposta frequenza: settimanale, mensile, trimestrale
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Scegli la durata o il numero di cicli
Dolibarr genererà e potrà anche inviare le fatture in automatico.
Passaggio 5: Solleciti automatici di pagamento
Configura in: Moduli > Modelli Email
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Crea i template per solleciti (1°, 2°, finale)
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Definisci le tempistiche: 7, 14, 30 giorni dopo la scadenza
Attiva il tracciamento dell’apertura delle email.
Passaggio 6: Collegare le fasi via workflow
Dolibarr consente:
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Creazione automatica della fattura alla convalida del preventivo
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Impostazione automatica su "pagata" al ricevimento del bonifico
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Creazione automatica di DDT dopo fatturazione
Configurabile tramite regole o cron.
Automatizzare le email con Dolibarr
Passaggio 1: Configurare un server SMTP
Per garantire la consegna:
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Usa TLS/SSL
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Aggiungi SPF, DKIM, DMARC al DNS
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Verifica reverse DNS e hostname
Passaggio 2: Creare modelli email
Vai su Home > Configurazione > Modelli email e crea:
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Conferma fattura
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Sollecito pagamento
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Invio preventivo
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Conferma ordine
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Follow-up post-servizio
Usa variabili dinamiche:
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{client_name}
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{invoice_ref}
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{total_ttc}
Passaggio 3: Attivare invii automatici
Azioni che possono inviare email:
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Validazione preventivo
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Ritardo nel pagamento
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Pagamento registrato
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Cambio stato progetto
Associa le azioni ai template nella sezione eventi/triggers.
Passaggio 4: Programmare campagne o notifiche
Con il modulo Emailings:
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Invia newsletter programmate
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Filtra per tag o categorie
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Analizza apertura e clic
Perfetto per comunicazioni mensili o alert personalizzati.
Passaggio 5: Integrazione con strumenti esterni
Via API REST o Zapier/Make:
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Sincronizza con Mailchimp, Sendinblue, Gmail
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Avvisi Slack alla creazione di nuove fatture
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Backup automatico su Google Drive
Altre automazioni utili in Dolibarr
Esempi di workflow
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Conversione automatica da preventivo a fattura
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Avviso al commerciale alla conferma
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Assegnazione automatica del project manager
Cron job pianificati
Possibili azioni:
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Creazione giornaliera fatture
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Backup automatici
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Invio report
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Controllo stock
Pianifica via hosting o crontab.
Eventi trigger e webhook
Per utenti avanzati:
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Moduli custom
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API esterne
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Integrazione con sistemi di analisi
Utile per SaaS con backend Dolibarr.
Sicurezza e automazione
Proteggi i tuoi flussi automatizzati:
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HTTPS e login sicuri
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Diritti admin limitati
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Backup regolari
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Analisi dei log automatici
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Monitoraggio SMTP e IP
Consigli per automatizzare bene
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Inizia con un solo flusso
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Coinvolgi il team
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Testa in ambiente staging
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Documenta logiche e regole
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Ottimizza regolarmente
Conclusione
Nel 2025, l’automazione è un must. Dolibarr consente a piccole realtà di risparmiare tempo ed essere efficienti senza grandi investimenti.
Sfruttando le funzioni di automazione di Dolibarr, potrai semplificare la gestione fatture e comunicazioni, liberando risorse per attività ad alto valore.
Che tu sia freelance, artigiano o titolare di una microimpresa, Dolibarr è la base perfetta per automatizzare ciò che conta davvero. Con costanza e buona manutenzione, puoi trasformare i tuoi processi aziendali in modo duraturo.