Il settore delle costruzioni (in francese BTP - Bâtiment et Travaux Publics) è un ambito complesso che coinvolge numerosi attori, processi, budget e risorse. Gestire un progetto edilizio significa occuparsi di risorse umane, attrezzature, pianificazione, materiali, subappaltatori, fatturazione, conformità alla sicurezza e aspettative del cliente. Per molte aziende, in particolare le PMI del settore, l'assenza di un sistema unificato comporta inefficienze, superamento dei budget e una compartimentazione delle operazioni.

Dolibarr ERP & CRM offre una piattaforma open source modulare e personalizzabile, perfettamente adattabile alle esigenze specifiche del settore delle costruzioni. Questo articolo esplora come i diversi moduli di Dolibarr possano essere implementati per ottimizzare il monitoraggio dei cantieri, la gestione dei progetti e l'uso efficiente delle risorse nel campo delle costruzioni.

1. Comprendere le esigenze delle imprese edili

Prima di analizzare i moduli, è fondamentale identificare le principali sfide affrontate dalle aziende del settore:

• Monitoraggio in tempo reale dei cantieri in corso

• Pianificazione accurata delle risorse (manodopera, materiali, attrezzature)

• Controllo finanziario (budget previsto vs realizzato)

• Conformità normativa e documentazione di sicurezza

• Comunicazione tra ufficio e cantiere

• Integrazione di subappaltatori e squadre esterne

Un ERP come Dolibarr consente di centralizzare e semplificare questi flussi di lavoro, riducendo al contempo l'onere amministrativo.

2. Moduli principali di Dolibarr per la gestione dei cantieri

La struttura modulare di Dolibarr consente alle imprese edili di attivare solo i moduli pertinenti. I principali sono:

• Progetti: gestisce l'intero progetto, le scadenze, i budget e le fasi.

• Attività: suddivide i progetti in compiti assegnati a utenti o team.

• Fogli ore: registra le ore lavorate da dipendenti o subappaltatori.

• Terzi: contiene le informazioni di clienti, fornitori, subappaltatori e partner.

• Prodotti/Servizi: gestisce i materiali, gli strumenti e i servizi utilizzati nei cantieri.

• Magazzino: tiene traccia dell'inventario e delle attrezzature nei depositi e nei cantieri.

• Fatturazione: genera preventivi, fatture e segue i pagamenti.

• Note spese: gestisce le spese sul campo (carburante, alloggio, ecc.).

• Documenti: archivia planimetrie, file tecnici, certificati di conformità, ecc.

3. Gestione del progetto: struttura, fasi e traguardi

Il modulo "Progetti" è centrale per le costruzioni. Un progetto può riguardare un edificio, una ristrutturazione, una strada o un'opera pubblica. Permette di:

• Definire date di inizio/fine

• Associare clienti, fornitori, subappaltatori

• Assegnare un project manager

• Allegare documenti (planimetrie, permessi, rapporti, ecc.)

• Monitorare l'avanzamento in tempo reale

• Collegare il progetto a preventivi, fatture e ordini

L'integrazione con "Attività" consente di creare una struttura a fasi (scavo, struttura, rifiniture, ecc.).

4. Monitoraggio del personale e fogli ore

La gestione delle risorse umane è cruciale nelle costruzioni. Il modulo "Fogli ore" consente di:

• Tracciare le ore per attività o fase

• Assegnare le ore a dipendenti, team o subappaltatori

• Collegare le ore al costo del progetto

• Identificare ritardi dovuti ad assenze o carenze di personale

Combinato con il modulo "Ferie", facilita la pianificazione delle risorse umane.

5. Pianificazione dei materiali e delle attrezzature

Il settore edile richiede molti strumenti, veicoli e materiali. I moduli "Prodotti/Servizi" e "Magazzino" permettono di:

• Gestire strumenti (gru, betoniere, ecc.) con tracciabilità per numero di serie

• Monitorare i materiali (cemento, legno, cavi, ecc.)

• Ricevere avvisi per il riordino

• Assegnare attrezzature per cantiere

• Pianificare la manutenzione dei macchinari

6. Acquisti e gestione dei subappaltatori

Le aziende edili lavorano spesso con fornitori esterni. Dolibarr permette di:

• Creare ordini d'acquisto ai fornitori

• Gestire contratti e fatture dei subappaltatori

• Verificare le consegne ricevute

• Automatizzare le soglie di riordino

• Richiedere documenti di conformità prima dell'intervento

Il modulo "Terzi" permette di classificare i subappaltatori (settore, certificazioni, disponibilità, ecc.).

7. Budget e monitoraggio finanziario

Il controllo finanziario è fondamentale nel settore. Con Dolibarr è possibile:

• Creare budget preventivi

• Monitorare in tempo reale le spese effettive

• Fatturare in più fasi (30% inizio, 40% avanzamento, 30% consegna)

• Ricevere avvisi di superamento dei costi

• Integrare con la contabilità o esportare verso software esterni

Collegando spese, acquisti e ore al progetto, si migliora la visibilità finanziaria.

8. Dati di campo e accesso mobile

I cantieri sono in costante evoluzione. Con Dolibarr e le sue interfacce mobili, è possibile:

• Registrare ore direttamente in cantiere

• Aggiungere rapporti o foto degli incidenti

• Raccogliere firme digitali

• Accedere ai documenti offline

• Validare le giacenze sul campo

Moduli come MyDoli o DoliMobile offrono interfacce adatte agli operatori di cantiere.

9. Gestione documentale e conformità

La conformità normativa è essenziale. Dolibarr consente di:

• Archiviare dossier di sicurezza (PPSPS, analisi dei rischi, ecc.)

• Garantire l'accesso ai piani aggiornati

• Gestire rapporti di ispezione e certificazioni

• Condividere documenti tramite link pubblici

I permessi di accesso possono essere definiti in base al ruolo degli utenti.

10. Moduli avanzati ed estensioni

Oltre ai moduli di base, Dolibarr ha una comunità attiva. Su Dolistore o GitHub si trovano:

• ChantierPlus: monitoraggio specifico dei cantieri

• Planning: pianificazione visuale del personale

• Logistica multi-magazzino: gestione delle attrezzature

• Manutenzione: monitoraggio interventi e ciclo di vita degli asset

• Controllo qualità: non conformità e azioni correttive

Numerosi integratori offrono moduli personalizzati (reporting, sicurezza, BIM, valutazione fornitori, ecc.).

11. Caso di studio: un'impresa edile di medie dimensioni

Una PMI del settore (45 dipendenti) ha implementato Dolibarr per gestire progetti residenziali e commerciali. Ha:

• Creato progetti clienti con attività e traguardi

• Usato i fogli ore da dispositivi mobili

• Monitorato attrezzature e ammortamenti

• Automatizzato la fatturazione in base ai report di avanzamento

• Pianificato ferie con l'integrazione delle risorse umane

• Aggiunto rapporti e foto giornaliere dal cantiere

In 6 mesi ha ridotto del 30% il carico amministrativo e accelerato i cicli di fatturazione.

12. Vantaggi e limiti

Vantaggi:

• Centralizzazione dei dati e tracciamento del cantiere

• Soluzione economica per PMI edili

• Attivazione modulare

• Monitoraggio in tempo reale e integrazione ufficio/campo

• Integrazione con strumenti contabili esterni

Limiti:

• Alcune funzionalità richiedono moduli a pagamento

• Le app mobili possono necessitare personalizzazioni

• Si consiglia configurazione iniziale con supporto esperto

13. Piano di implementazione

Una roadmap per una corretta adozione:

• Fase 1: identificare i processi prioritari

• Fase 2: installare Dolibarr e testare i moduli base

• Fase 3: aggiungere magazzino, fogli ore e fatturazione

• Fase 4: formare i team e creare modelli operativi

• Fase 5: integrare mobile e monitoraggio conformità

• Fase 6: analisi trimestrale e ottimizzazione continua

14. Conclusione

Per le imprese edili alla ricerca di un ERP flessibile ed economico, Dolibarr si distingue per architettura modulare, base open source e comunità attiva. Dai piccoli cantieri ai grandi progetti infrastrutturali, Dolibarr fornisce gli strumenti per monitorare i progressi, gestire le risorse, controllare i costi e garantire la conformità. Collegando l'ufficio al cantiere, le aziende aumentano produttività, reattività e competitività.