Configurare un sistema ERP può sembrare un compito complesso, soprattutto se sei alle prime armi con il software gestionale. Ma grazie a Dolibarr, una soluzione ERP e CRM open-source potente e facile da usare, puoi iniziare rapidamente senza stress e senza costi eccessivi. In questa guida, ti accompagneremo passo dopo passo nella tua prima installazione di Dolibarr. Che tu sia un libero professionista, il titolare di una piccola impresa o il responsabile di un'associazione, questa guida ti aiuterà a passare da zero a ERP in poco tempo.

Cos'è Dolibarr?

Dolibarr ERP & CRM è una suite all-in-one che combina strumenti di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Pensato per essere semplice, Dolibarr è modulare, scalabile e adatto a numerosi settori. Che tu debba gestire fatture, clienti, progetti, magazzino o risorse umane, Dolibarr ha il modulo giusto per te.

È sviluppato in PHP e utilizza MySQL o MariaDB come database, il che lo rende facile da installare su quasi tutti i server web. Dolibarr può essere installato in locale, su un server dedicato o usato tramite servizi cloud. Dispone di una comunità attiva, aggiornamenti regolari e una documentazione completa.

Vantaggi Principali di Dolibarr

Prima di passare all'installazione, ecco perché Dolibarr è una scelta eccellente per chi inizia:

• Gratuito e open-source: Nessun costo di licenza, accesso completo al codice, libertà di personalizzazione.

• Struttura modulare: Attiva solo le funzionalità necessarie.

• Interfaccia intuitiva: Dashboard chiaro e facile da usare.

• Multi-piattaforma: Compatibile con Windows, Linux e macOS.

• Scalabile: Cresce con la tua azienda.

• Multilingua e multi-valuta: Ideale per le attività internazionali.

Pianificare l'Installazione

Prima di installare Dolibarr, pensa a come vuoi distribuirlo. Le opzioni disponibili sono:

1. Installazione Locale

Ideale per test o reti interne. Non richiede connessione Internet attiva ma non è accessibile da remoto senza configurazione specifica.

2. Hosting Web

Molti provider di hosting supportano PHP e MySQL, permettendo un'installazione facile come quella di un normale sito web. Adatto a piccole imprese che desiderano l’accesso esterno senza gestire un server.

3. Server Dedicato o VPS

Per maggiore controllo e prestazioni, un VPS o server dedicato è un'ottima scelta. Permette piena personalizzazione ed è adatto a installazioni di medie o grandi dimensioni.

4. Dolibarr Cloud (SaaS)

Usa Dolibarr come servizio cloud tramite provider come DoliCloud. È l’opzione più semplice se non vuoi occuparti di installazioni e manutenzione server.

In questa guida ci concentreremo sull’installazione locale con XAMPP su Windows. Il processo è simile su altre piattaforme.

Passaggio 1: Preparare l'Ambiente

Scarica e installa XAMPP, che include Apache, PHP e MySQL:

1. Visita apachefriends.org.

2. Scarica l’installer di XAMPP per Windows.

3. Esegui l’installer e accetta le impostazioni predefinite.

4. Avvia il pannello di controllo di XAMPP e avvia Apache e MySQL.

Ora hai un server locale funzionante.

Passaggio 2: Scaricare Dolibarr

1. Vai alla pagina ufficiale di download di Dolibarr.

2. Scegli l'ultima versione stabile.

3. Scarica la versione Standalone (ZIP o TGZ).

4. Estrai l’archivio nella cartella htdocs di XAMPP, ad esempio C:\xampp\htdocs\dolibarr.

Passaggio 3: Creare il Database

Dolibarr ha bisogno di un database MySQL per memorizzare i dati:

1. Apri http://localhost/phpmyadmin nel browser.

2. Clicca su Database.

3. Crea un nuovo database (es. dolibarrdb).

4. Prendi nota del nome e delle credenziali.

Di default, XAMPP utilizza root come utente MySQL senza password.

Passaggio 4: Avviare l'Installatore

1. Nel browser, vai su http://localhost/dolibarr.

2. Seleziona la lingua e clicca su Avanti.

3. Dolibarr eseguirà un controllo del sistema.

4. Inserisci i dettagli del database:

   • Server: localhost

   • Nome database: dolibarrdb

   • Utente: root

   • Password: (lascia vuoto se non impostata)

5. Crea un account admin con una password sicura.

6. Completa l’installazione.

Dolibarr è ora installato e pronto per essere configurato.

Passaggio 5: Configurazione Iniziale

Una volta effettuato l’accesso al pannello di amministrazione, configura:

• Informazioni aziendali: Nome, indirizzo, contatti.

• Impostazioni predefinite: Lingua, valuta, anno fiscale, regole IVA.

• Email: Configura l’SMTP per l’invio delle email.

• Sicurezza: Cambia le credenziali di default e proteggi la cartella di installazione.

Dolibarr ha un’interfaccia chiara per navigare tra moduli e impostazioni.

Passaggio 6: Attivare i Moduli

Dolibarr ha una struttura modulare. Vai su Home > Configurazione > Moduli per vedere i moduli disponibili. Attiva solo quelli necessari.

Moduli consigliati per iniziare:

• Terze Parti: Per clienti, fornitori, contatti.

• Prodotti/Servizi: Per il tuo catalogo.

• Proposte e Ordini: Per creare preventivi e ordini.

• Fatture: Per la fatturazione e i pagamenti.

• Banca: Per monitorare i conti bancari.

• Progetti: Per la gestione dei progetti.

• Utenti & Gruppi: Per ruoli e permessi.

Ogni modulo è configurabile nei dettagli.

Passaggio 7: Creare le Schede

Per iniziare a usare Dolibarr:

1. Aggiungi un cliente tramite Terze Parti > Nuova Terza Parte.

2. Crea un prodotto tramite Prodotti/Servizi > Nuovo Prodotto.

3. Genera una proposta, converti in ordine e poi in fattura.

4. Valida e invia la fattura al cliente.

Segui così l’intero ciclo di vendita.

Passaggio 8: Gestione Utenti e Permessi

Quando il team cresce, gestisci gli accessi. Vai su Utenti & Gruppi per:

• Aggiungere nuovi utenti

• Definire i ruoli

• Assegnare permessi per modulo

• Creare gruppi per dipartimento o funzione

Dolibarr offre controllo granulare sugli accessi.

Passaggio 9: Backup e Aggiornamenti

Proteggere i dati è fondamentale. Dolibarr ti aiuta:

• Usa il modulo Backup per programmare esportazioni.

• Esegui backup regolari (database + documenti).

• Testa sempre gli aggiornamenti in ambienti separati.

• Consulta il sito ufficiale di Dolibarr per le novità.

Aggiornare Dolibarr regolarmente è importante per sicurezza e performance.

Passaggio 10: Espandere Dolibarr

Quando hai acquisito familiarità con le basi, esplora le estensioni:

Dolistore Marketplace

Dolibarr ha un marketplace ufficiale,  NEXT GESTION, con:

• Modelli di fatture personalizzati

• Strumenti per gestione magazzino e codici a barre

• Moduli per risorse umane e stipendi

• Integrazioni per pagamenti

• Sistemi POS e altro

Installa i moduli nella cartella /htdocs/custom e attivali dal back-office.

API e Integrazioni

Dolibarr supporta API REST, quindi puoi integrarlo con:

• Piattaforme e-commerce (Magento, WooCommerce)

• Software di contabilità

• CRM o strumenti di marketing

Puoi anche sviluppare moduli personalizzati in PHP.

Problemi Comuni e Soluzioni

Ecco alcuni problemi frequenti e come risolverli:

• Schermata bianca: Attiva la visualizzazione errori in php.ini.

• Problemi di login: Cancella i cookie o reimposta le credenziali nel database.

• Email non inviate: Controlla le impostazioni SMTP e firewall.

• Prestazioni lente: Ottimizza MySQL e abilita la cache.

Forum e GitHub di Dolibarr sono ottime fonti di supporto.

Messa Online

Per migrare l’installazione locale in produzione:

1. Esporta il database locale.

2. Carica i file Dolibarr sull’hosting.

3. Importa il database sul server.

4. Adatta i file di configurazione.

5. Proteggi il server (SSL, firewall, password sicure).

Così potrai accedere a Dolibarr ovunque.

Conclusione

Dolibarr dimostra che un ERP non deve essere complicato o costoso. Con la sua modularità, semplicità e comunità attiva, è un ottimo punto di partenza per le piccole imprese.

Dalla pianificazione all’uso quotidiano, Dolibarr ti offre tutti gli strumenti per gestire meglio la tua attività. Che tu abbia bisogno di semplici preventivi o di un ERP completo, Dolibarr cresce con te.

Seguendo questa guida, hai fatto il primo passo verso la digitalizzazione della tua gestione. Benvenuto nel mondo Dolibarr.