Hai appena installato Dolibarr ERP/CRM — congratulazioni. Che tu abbia scelto un fornitore cloud come DoliCloud, un’installazione via Softaculous o una configurazione manuale sul tuo server, ora ti trovi davanti a una dashboard pronta a essere personalizzata. Ma l’installazione è solo l’inizio. Quello che farai subito dopo determinerà se costruirai un sistema ERP solido ed efficiente oppure se ti perderai tra le impostazioni.
Per sfruttare al massimo la tua installazione, ecco 7 azioni fondamentali da eseguire subito dopo aver installato Dolibarr. Non sono semplici suggerimenti: sono pratiche essenziali per garantire un sistema sicuro, efficiente e adatto alle esigenze del tuo business.
1. Configura correttamente il profilo aziendale
Per prima cosa, vai su Home > Configurazione > Azienda/Organizzazione. Qui definirai l’identità della tua azienda all’interno di Dolibarr.
Campi fondamentali da completare:
-
Nome dell’azienda e forma giuridica
-
Logo (per fatture e preventivi)
-
Indirizzo, città, paese, telefono ed email
-
Lingua, valuta predefinita e inizio dell’anno fiscale
-
Parametri IVA o imposte sulle vendite
Configurare queste informazioni fin da subito garantisce che tutti i documenti generati (preventivi, fatture, documenti di trasporto) contengano i dati legali corretti e il tuo branding.
Suggerimento: Se operi a livello internazionale, approfitta del supporto multilingue e multi-valuta di Dolibarr.
2. Attiva solo i moduli necessari
Uno dei punti di forza di Dolibarr è la sua architettura modulare. Ma attivare tutto contemporaneamente può diventare rapidamente controproducente.
Moduli base consigliati:
-
Terze parti: Gestione di clienti e fornitori
-
Prodotti/Servizi: Catalogo di ciò che vendi
-
Fatture/Preventivi/Ordini: Flussi commerciali principali
-
Banca e Cassa: Monitoraggio dei pagamenti
-
Progetti e Attività: Gestione operativa (se utile)
Evita di sovraccaricare il sistema. Parti con l’essenziale e attiva moduli aggiuntivi (magazzino, HR, contabilità) solo quando davvero necessari.
Per attivare un modulo: vai su Home > Configurazione > Moduli, poi clicca su "Attiva" accanto ai moduli desiderati.
3. Definisci utenti e permessi
Anche se sei l’unico utente per ora, impostare ruoli e permessi fin dall’inizio crea le basi per un sistema sicuro e scalabile.
Esempi di ruoli:
-
Admin (accesso completo)
-
Commerciale (preventivi, fatture, contatti)
-
Contabile (pagamenti, report)
-
HR (anagrafiche dipendenti)
Per aggiungere un utente:
-
Vai su Utenti e Gruppi > Nuovo utente
-
Inserisci le credenziali
-
Assegna i permessi modulo per modulo con le caselle di controllo
Consiglio di sicurezza: Non concedere mai i privilegi da admin a chi non ne ha realmente bisogno. Utilizza password di almeno 12 caratteri e imposta un cambio periodico obbligatorio.
4. Personalizza i modelli di documento
Dolibarr consente la personalizzazione completa dei PDF (fatture, preventivi, DDT, ecc.).
Elementi personalizzabili:
-
Caricamento del logo aziendale
-
Piè di pagina con note legali o istruzioni di pagamento
-
Scelta del layout (es. Crabe, Azur, Ocean)
-
Margini e dimensione del font
Per iniziare: vai su Home > Configurazione > Moduli > PDF, poi seleziona il modulo da personalizzare.
Documenti chiari e professionali trasmettono fiducia e rafforzano l’immagine aziendale.
5. Definisci IVA e condizioni di pagamento predefinite
Dolibarr gestisce scenari fiscali complessi, ma è importante impostare subito i valori standard.
Configura da:
-
Home > Configurazione > Dizionari > Aliquote IVA
-
Home > Configurazione > Dizionari > Termini di pagamento
Imposta:
-
Aliquote IVA nazionali e internazionali
-
Scadenze pagamento (es. 30 giorni, contanti alla consegna)
-
Eventuali sconti per pagamento anticipato
Questi valori saranno applicati automaticamente nei documenti, riducendo errori e inserimenti manuali.
6. Configura l’invio delle email
Senza email, Dolibarr non può funzionare come vero CRM. È fondamentale configurare l’SMTP.
Vai su:
-
Home > Configurazione > Email
Inserisci:
-
Server SMTP
-
Porta (solitamente 587 per TLS o 465 per SSL)
-
Credenziali di accesso (email e password)
Verifica l’invio di prova dopo la configurazione. Puoi anche usare servizi esterni come SendGrid, Mailgun o quello del tuo hosting.
Dopo la configurazione, Dolibarr potrà inviare:
-
Fatture e preventivi
-
Solleciti di pagamento
-
Notifiche per scadenze o modifiche attività
7. Sicurezza e backup
Hai configurato Dolibarr. Ora proteggi il tuo lavoro.
Imposta backup regolari:
-
Usa cron se sei auto-ospitato
-
Esporta il database giornalmente o settimanalmente
-
Salva anche la cartella
/documents
Se usi DoliCloud o un altro hosting, verifica che le copie di backup siano automatiche e accessibili.
Metti in sicurezza l’installazione:
-
Usa HTTPS con un certificato SSL valido
-
Cambia subito le credenziali admin predefinite
-
Abilita il logout automatico per inattività
Per maggiore sicurezza, valuta l’uso di una VPN o di un’autenticazione a due fattori (2FA).
Conclusione
Installare Dolibarr è solo il primo passo per modernizzare la gestione aziendale. Quello che fai subito dopo è fondamentale. Dalla configurazione del profilo aziendale alla sicurezza, ogni scelta post-installazione incide sulla solidità e l’efficienza del sistema.
Dolibarr è potente, ma richiede ordine e metodo. Seguendo questi 7 passaggi, otterrai processi più fluidi, meno errori e una piattaforma pronta a crescere con la tua azienda.
Prima di iniziare a emettere documenti o caricare lo stock, assicurati che le fondamenta siano stabili. Una volta configurato bene, Dolibarr diventerà presto indispensabile.