Dolibarr, l’un des ERP/CRM open source les plus populaires, se distingue par sa flexibilité et sa modularité. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, l’utilisation des champs calculés permet aux entreprises d’automatiser les calculs et de structurer leurs données de manière plus efficace. Les champs calculés sont particulièrement utiles pour les entreprises qui souhaitent effectuer des opérations mathématiques ou logiques directement dans Dolibarr, sans recourir à des outils externes.

Dans cet article, nous explorerons en détail les champs calculés dans Dolibarr, leurs avantages, leur configuration et des exemples concrets pour maximiser leur potentiel. Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé, ce tutoriel vous fournira des informations essentielles pour intégrer cette fonctionnalité dans vos workflows.

1. Introduction aux Champs Calculés dans Dolibarr

a) Qu’est-ce qu’un Champ Calculé ?

Un champ calculé est un champ dynamique dont la valeur est automatiquement générée à partir d’un calcul ou d’une logique définie par l’utilisateur. Ces champs permettent d’afficher des données dérivées sans nécessiter de saisie manuelle, ce qui réduit les erreurs et améliore l’efficacité.

b) Pourquoi Utiliser des Champs Calculés ?

Les champs calculés sont utiles dans de nombreux cas, tels que :

• Calculer des totaux ou des moyennes (par exemple, total des ventes par client).
• Générer des valeurs conditionnelles (par exemple, appliquer un taux de remise spécifique selon un seuil d’achat).
• Suivre des KPI personnalisés directement dans Dolibarr.

2. Avantages des Champs Calculés dans Dolibarr

a) Automatisation des Calculs

Les champs calculés permettent d’automatiser des tâches répétitives, éliminant ainsi la saisie manuelle et minimisant les erreurs.

b) Flexibilité et Personnalisation

Dolibarr permet de configurer des formules complexes en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, qu’il s’agisse de calculs simples ou avancés.

c) Gain de Temps

En réduisant le besoin de recourir à des outils tiers pour effectuer des calculs, les champs calculés augmentent la productivité et permettent de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

d) Centralisation des Données

Toutes les données calculées restent accessibles dans Dolibarr, assurant ainsi une cohérence entre les différents modules (facturation, gestion des stocks, CRM, etc.).

3. Configuration des Champs Calculés dans Dolibarr

a) Pré-requis

Pour utiliser les champs calculés, vous devez activer le module Champs supplémentaires :

1. Rendez-vous dans Configuration > Modules/Applications.
2. Activez le module Champs supplémentaires (aussi connu sous le nom de Custom Fields).

b) Création d’un Champ Calculé

1. Accéder à la Configuration :
   • Allez dans Configuration > Champs supplémentaires.
   • Choisissez le module où vous souhaitez ajouter un champ calculé (par exemple, Clients, Factures, Produits).
2. Ajouter un Nouveau Champ :
   • Cliquez sur Créer un champ.
   • Remplissez les informations de base : nom, description et type de champ.
3. Configurer la Formule :
   • Sélectionnez Champ calculé comme type de champ.
   • Entrez la formule. Par exemple :
     • Pour calculer un total : price * quantity.
     • Pour appliquer une remise conditionnelle : (total >= 500) ? total * 0.9 : total.
4. Sauvegarder et Tester :
   • Enregistrez vos modifications et testez le champ dans le module sélectionné.

c) Syntaxe des Formules

Dolibarr utilise une syntaxe simple pour définir les calculs :

• Opérations mathématiques : +, -, *, /
• Conditions : Utilisez (condition) ? valeur_si_vrai : valeur_si_faux.
• Références aux champs existants : Utilisez le nom technique des champs (par exemple, amount, quantity).

4. Cas Pratiques : Champs Calculés dans Dolibarr

a) Cas 1 : Calcul du Total d’une Commande

Scénario : Une entreprise veut afficher automatiquement le total d’une commande (quantité × prix unitaire).

• Formule : quantity * price.
• Résultat : Le champ calculé affiche automatiquement le total pour chaque ligne de commande.

b) Cas 2 : Application de Remises Automatiques

Scénario : Une société applique une remise de 10 % pour les commandes supérieures à 1 000 €.

• Formule : (total >= 1000) ? total * 0.9 : total.
• Résultat : Dolibarr calcule automatiquement le montant final en tenant compte de la remise.

c) Cas 3 : Suivi des Stocks Restants

Scénario : Une entreprise souhaite suivre le stock restant d’un produit en temps réel.

• Formule : initial_stock - quantity_sold.
• Résultat : Le champ calculé montre instantanément le stock disponible.

d) Cas 4 : Calcul de Marges

Scénario : Une entreprise veut suivre la marge réalisée sur chaque produit vendu.

• Formule : (selling_price - purchase_price) * quantity.
• Résultat : Le champ calculé affiche la marge totale pour chaque transaction.

5. Conseils pour Optimiser l’Utilisation des Champs Calculés

a) Priorisez la Simplicité

Utilisez des formules simples et claires pour éviter les erreurs et faciliter la maintenance.

b) Testez Avant le Déploiement

Avant d’utiliser un champ calculé en production, testez-le avec des données réelles pour garantir son bon fonctionnement.

c) Combinez avec des Modules Complémentaires

Des modules complémentaires disponibles sur Dolistore peuvent étendre les fonctionnalités des champs calculés, par exemple pour intégrer des données externes ou générer des rapports avancés.

d) Formez Votre Équipe

Assurez-vous que vos équipes comprennent le fonctionnement des champs calculés et leur utilité dans les processus métier.

6. Limites et Solutions Alternatives

a) Limites des Champs Calculés

• Performance : Les calculs complexes sur de grands volumes de données peuvent ralentir le système.
• Flexibilité : Certains scénarios avancés nécessitent des personnalisations supplémentaires.

b) Solutions Complémentaires

Pour des besoins très spécifiques, envisagez de :

• Développer des modules personnalisés.
• Utiliser des outils d’analyse externes comme Excel ou Power BI pour compléter les fonctionnalités de Dolibarr.

7. Perspectives d’Amélioration dans Dolibarr

Dolibarr continue d’évoluer pour répondre aux besoins des entreprises modernes. À l’avenir, nous pourrions voir :

• Support pour des formules plus complexes : Intégration de fonctions avancées, comme les agrégats (somme, moyenne).
• Meilleure interface utilisateur : Simplification de la création et de la gestion des champs calculés.
• Automatisation améliorée : Possibilité de déclencher des actions basées sur les résultats des champs calculés.

8. Conclusion

Les champs calculés dans Dolibarr sont un outil puissant pour automatiser les calculs et améliorer l’efficacité opérationnelle. Que vous souhaitiez calculer des totaux, appliquer des remises ou suivre des métriques clés, cette fonctionnalité offre une flexibilité et une personnalisation inégalées.

En combinant les champs calculés avec les autres fonctionnalités de Dolibarr, vous pouvez centraliser vos données, réduire les erreurs et optimiser vos processus métier. Que vous soyez un utilisateur novice ou un expert, il est temps d’explorer les possibilités offertes par les champs calculés pour transformer votre utilisation de Dolibarr.

Prêt à commencer ? Configurez vos premiers champs calculés dès aujourd’hui et simplifiez vos workflows comme jamais auparavant !