Dolibarr, eine der beliebtesten Open-Source-ERP-/CRM-Lösungen, ist bekannt für seine Flexibilität und Modularität. Eine seiner zahlreichen Funktionen ist die Verwendung von berechneten Feldern, mit denen Unternehmen Berechnungen automatisieren und ihre Daten effizienter strukturieren können. Berechnete Felder sind besonders nützlich für Unternehmen, die mathematische oder logische Operationen direkt in Dolibarr durchführen möchten, ohne externe Tools verwenden zu müssen.

In diesem Artikel werden wir die berechneten Felder in Dolibarr detailliert untersuchen, ihre Vorteile aufzeigen, die Konfiguration erklären und praktische Beispiele vorstellen, um ihr Potenzial zu maximieren. Ob Anfänger oder erfahrener Nutzer – dieser Leitfaden bietet wichtige Informationen zur Integration dieser Funktion in Ihre Arbeitsabläufe.

1. Einführung in berechnete Felder in Dolibarr

a) Was ist ein berechnetes Feld?

Ein berechnetes Feld ist ein dynamisches Feld, dessen Wert automatisch auf Grundlage einer vom Benutzer definierten Berechnung oder Logik generiert wird. Diese Felder zeigen abgeleitete Daten an, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist, was Fehler reduziert und die Effizienz erhöht.

b) Warum berechnete Felder verwenden?

Berechnete Felder sind in verschiedenen Szenarien nützlich, z. B.:

• Berechnung von Summen oder Durchschnittswerten (z. B. Gesamteinkäufe pro Kunde).
• Generierung von bedingten Werten (z. B. Anwendung eines spezifischen Rabattsatzes basierend auf einer Kaufgrenze).
• Überwachung von benutzerdefinierten KPIs direkt in Dolibarr.

2. Vorteile berechneter Felder in Dolibarr

a) Automatisierung von Berechnungen

Berechnete Felder ermöglichen die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, wodurch manuelle Eingaben entfallen und Fehler minimiert werden.

b) Flexibilität und Anpassung

Dolibarr erlaubt die Konfiguration komplexer Formeln, die auf die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens zugeschnitten sind – von einfachen bis zu fortgeschrittenen Berechnungen.

c) Zeitersparnis

Durch die Reduzierung der Abhängigkeit von externen Tools für Berechnungen steigern berechnete Felder die Produktivität und ermöglichen Teams, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.

d) Zentralisierung von Daten

Alle berechneten Daten sind in Dolibarr zugänglich, was Konsistenz zwischen verschiedenen Modulen (Rechnungsstellung, Lagerverwaltung, CRM usw.) gewährleistet.

3. Konfiguration berechneter Felder in Dolibarr

a) Voraussetzungen

Um berechnete Felder zu verwenden, müssen Sie das Modul Zusatzfelder aktivieren:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Module/Anwendungen.
2. Aktivieren Sie das Modul Zusatzfelder (auch bekannt als Benutzerdefinierte Felder).

b) Erstellen eines berechneten Feldes

1. Zugriff auf die Konfiguration:
   • Gehen Sie zu Einstellungen > Zusatzfelder.
   • Wählen Sie das Modul aus, in dem Sie ein berechnetes Feld hinzufügen möchten (z. B. Kunden, Rechnungen, Produkte).
2. Ein neues Feld hinzufügen:
   • Klicken Sie auf Ein neues Feld erstellen.
   • Füllen Sie die Basisinformationen aus: Name, Beschreibung und Feldtyp.
3. Formel konfigurieren:
   • Wählen Sie Berechnetes Feld als Feldtyp aus.
   • Geben Sie die Formel ein. Zum Beispiel:
     • Für die Berechnung einer Gesamtsumme: price * quantity.
     • Für die Anwendung eines bedingten Rabatts: (total >= 500) ? total * 0.9 : total.
4. Speichern und testen:
   • Speichern Sie Ihre Änderungen und testen Sie das Feld im ausgewählten Modul.

c) Syntax der Formeln

Dolibarr verwendet eine einfache Syntax zur Definition von Berechnungen:

• Mathematische Operationen: +, -, *, /
• Bedingungen: Verwenden Sie (Bedingung) ? Wert_wenn_wahr : Wert_wenn_falsch.
• Verweise auf vorhandene Felder: Verwenden Sie den technischen Namen der Felder (z. B. amount, quantity).

4. Praxisbeispiele: Berechnete Felder in Dolibarr

a) Beispiel 1: Berechnung der Gesamtsumme einer Bestellung

Szenario: Ein Unternehmen möchte automatisch die Gesamtsumme einer Bestellung anzeigen (Menge × Stückpreis).

• Formel: quantity * price.
• Ergebnis: Das berechnete Feld zeigt automatisch die Gesamtsumme für jede Bestellposition an.

b) Beispiel 2: Automatische Rabattanwendung

Szenario: Ein Unternehmen gewährt einen 10%-Rabatt für Bestellungen über 1.000 €.

• Formel: (total >= 1000) ? total * 0.9 : total.
• Ergebnis: Dolibarr berechnet automatisch den Endbetrag unter Berücksichtigung des Rabatts.

c) Beispiel 3: Überwachung des verbleibenden Lagerbestands

Szenario: Ein Unternehmen möchte den verbleibenden Lagerbestand eines Produkts in Echtzeit verfolgen.

• Formel: initial_stock - quantity_sold.
• Ergebnis: Das berechnete Feld zeigt sofort den verfügbaren Lagerbestand an.

d) Beispiel 4: Berechnung von Margen

Szenario: Ein Unternehmen möchte die Marge für jedes verkaufte Produkt überwachen.

• Formel: (selling_price - purchase_price) * quantity.
• Ergebnis: Das berechnete Feld zeigt die Gesamtsumme der Marge für jede Transaktion an.

5. Tipps zur Optimierung der Nutzung berechneter Felder

a) Einfachheit priorisieren

Verwenden Sie einfache und klare Formeln, um Fehler zu vermeiden und die Wartung zu erleichtern.

b) Vor dem Einsatz testen

Testen Sie das berechnete Feld mit echten Daten, bevor Sie es in der Produktion verwenden, um sicherzustellen, dass es einwandfrei funktioniert.

c) Kombination mit ergänzenden Modulen

Zusatzmodule, die auf Dolistore verfügbar sind, können die Funktionalität berechneter Felder erweitern, z. B. durch die Integration externer Daten oder die Erstellung erweiterter Berichte.

d) Schulung Ihres Teams

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teams verstehen, wie berechnete Felder funktionieren und wie sie die Geschäftsprozesse verbessern können.

6. Einschränkungen und alternative Lösungen

a) Einschränkungen berechneter Felder

• Leistung: Komplexe Berechnungen bei großen Datenmengen können das System verlangsamen.
• Flexibilität: Einige fortgeschrittene Szenarien erfordern zusätzliche Anpassungen.

b) Ergänzende Lösungen

Für sehr spezifische Anforderungen sollten Sie erwägen:

• Eigene Module zu entwickeln.
• Externe Analysetools wie Excel oder Power BI zu nutzen, um die Funktionen von Dolibarr zu ergänzen.

7. Zukünftige Verbesserungen in Dolibarr

Dolibarr entwickelt sich ständig weiter, um den Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Zukünftige Verbesserungen könnten Folgendes umfassen:

• Unterstützung für komplexere Formeln: Integration erweiterter Funktionen, wie Aggregationen (Summen, Durchschnitte).
• Verbesserte Benutzeroberfläche: Vereinfachung der Erstellung und Verwaltung berechneter Felder.
• Erweiterte Automatisierung: Möglichkeit, Aktionen basierend auf den Ergebnissen berechneter Felder auszulösen.

8. Fazit

Berechnete Felder in Dolibarr sind ein leistungsstarkes Werkzeug zur Automatisierung von Berechnungen und Verbesserung der betrieblichen Effizienz. Egal, ob Sie Summen berechnen, Rabatte anwenden oder Schlüsselkennzahlen verfolgen möchten – diese Funktion bietet unvergleichliche Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten.

Durch die Kombination berechneter Felder mit anderen Dolibarr-Funktionen können Sie Daten zentralisieren, Fehler reduzieren und Geschäftsprozesse optimieren. Ob Anfänger oder Experte – jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Möglichkeiten berechneter Felder zu erkunden, um Ihre Nutzung von Dolibarr zu transformieren.

Bereit zum Start? Konfigurieren Sie noch heute Ihre ersten berechneten Felder und vereinfachen Sie Ihre Arbeitsabläufe wie nie zuvor!