Dolibarr, una de las soluciones ERP/CRM de código abierto más populares, es conocido por su flexibilidad y modularidad. Entre sus múltiples funcionalidades, el uso de campos calculados permite a las empresas automatizar cálculos y estructurar sus datos de manera más eficiente. Los campos calculados son especialmente útiles para las empresas que necesitan realizar operaciones matemáticas o lógicas directamente en Dolibarr, sin depender de herramientas externas.

En este artículo, exploraremos en detalle los campos calculados en Dolibarr, sus beneficios, cómo configurarlos y algunos ejemplos prácticos para maximizar su potencial. Tanto si eres principiante como usuario avanzado, esta guía te proporcionará información esencial para integrar esta funcionalidad en tus flujos de trabajo.

1. Introducción a los Campos Calculados en Dolibarr

a) ¿Qué es un Campo Calculado?

Un campo calculado es un campo dinámico cuyo valor se genera automáticamente en función de un cálculo o lógica definida por el usuario. Estos campos muestran datos derivados sin requerir entrada manual, lo que reduce errores y mejora la eficiencia.

b) ¿Por Qué Utilizar Campos Calculados?

Los campos calculados son útiles en diversos escenarios, como:

• Calcular totales o promedios (por ejemplo, el total de ventas por cliente).
• Generar valores condicionales (por ejemplo, aplicar un descuento basado en un umbral de compra).
• Monitorear indicadores clave de desempeño (KPI) personalizados directamente en Dolibarr.

2. Beneficios de los Campos Calculados en Dolibarr

a) Automatización de Cálculos

Los campos calculados permiten automatizar tareas repetitivas, eliminando la necesidad de entradas manuales y minimizando errores.

b) Flexibilidad y Personalización

Dolibarr permite configurar fórmulas complejas adaptadas a las necesidades específicas de cada empresa, ya sea para cálculos simples o avanzados.

c) Ahorro de Tiempo

Al reducir la dependencia de herramientas externas para cálculos, los campos calculados aumentan la productividad y permiten que los equipos se concentren en tareas de mayor valor agregado.

d) Centralización de Datos

Todos los datos calculados están accesibles dentro de Dolibarr, garantizando coherencia entre los diferentes módulos (facturación, gestión de inventarios, CRM, etc.).

3. Configuración de Campos Calculados en Dolibarr

a) Requisitos Previos

Para usar campos calculados, necesitas activar el módulo Campos Adicionales:

1. Ve a Configuración > Módulos/Aplicaciones.
2. Activa el módulo Campos Adicionales (también conocido como Campos Personalizados).

b) Creación de un Campo Calculado

1. Acceso a la Configuración:
   • Ve a Configuración > Campos Adicionales.
   • Elige el módulo donde deseas agregar un campo calculado (por ejemplo, Clientes, Facturas, Productos).
2. Agregar un Nuevo Campo:
   • Haz clic en Crear un Nuevo Campo.
   • Completa los detalles básicos: nombre, descripción y tipo de campo.
3. Configurar la Fórmula:
   • Selecciona Campo Calculado como tipo de campo.
   • Introduce la fórmula. Por ejemplo:
     • Para calcular un total: price * quantity.
     • Para aplicar un descuento condicional: (total >= 500) ? total * 0.9 : total.
4. Guardar y Probar:
   • Guarda los cambios y prueba el campo en el módulo seleccionado.

c) Sintaxis de las Fórmulas

Dolibarr utiliza una sintaxis sencilla para definir cálculos:

• Operaciones matemáticas: +, -, *, /
• Condiciones: Usa (condición) ? valor_si_verdadero : valor_si_falso.
• Referencias a campos existentes: Usa el nombre técnico de los campos (por ejemplo, amount, quantity).

4. Ejemplos Prácticos: Campos Calculados en Dolibarr

a) Ejemplo 1: Cálculo del Total de un Pedido

Escenario: Una empresa desea mostrar automáticamente el total de un pedido (cantidad × precio unitario).

• Fórmula: quantity * price.
• Resultado: El campo calculado muestra automáticamente el total para cada línea de pedido.

b) Ejemplo 2: Aplicación de Descuentos Automáticos

Escenario: Una empresa aplica un 10 % de descuento en pedidos superiores a 1.000 €.

• Fórmula: (total >= 1000) ? total * 0.9 : total.
• Resultado: Dolibarr calcula automáticamente el monto final teniendo en cuenta el descuento.

c) Ejemplo 3: Seguimiento del Inventario Restante

Escenario: Una empresa desea rastrear el inventario restante de un producto en tiempo real.

• Fórmula: initial_stock - quantity_sold.
• Resultado: El campo calculado muestra instantáneamente el inventario disponible.

d) Ejemplo 4: Cálculo de Márgenes

Escenario: Una empresa desea monitorear el margen obtenido en cada producto vendido.

• Fórmula: (selling_price - purchase_price) * quantity.
• Resultado: El campo calculado muestra el margen total para cada transacción.

5. Consejos para Optimizar el Uso de Campos Calculados

a) Prioriza la Simplicidad

Usa fórmulas simples y claras para evitar errores y facilitar el mantenimiento.

b) Prueba Antes de Implementar

Prueba el campo calculado con datos reales antes de usarlo en producción para garantizar su correcto funcionamiento.

c) Combina con Módulos Complementarios

Los módulos adicionales disponibles en Dolistore pueden ampliar las funcionalidades de los campos calculados, como la integración de datos externos o la generación de informes avanzados.

d) Capacita a Tu Equipo

Asegúrate de que tus equipos entiendan cómo funcionan los campos calculados y cómo pueden mejorar los procesos empresariales.

6. Limitaciones y Soluciones Alternativas

a) Limitaciones de los Campos Calculados

• Rendimiento: Los cálculos complejos en grandes volúmenes de datos pueden ralentizar el sistema.
• Flexibilidad: Algunos escenarios avanzados pueden requerir personalizaciones adicionales.

b) Soluciones Complementarias

Para necesidades muy específicas, considera:

• Desarrollar módulos personalizados.
• Usar herramientas de análisis externas como Excel o Power BI para complementar las funcionalidades de Dolibarr.

7. Mejoras Futuras en Dolibarr

Dolibarr sigue evolucionando para satisfacer las necesidades de las empresas modernas. Las mejoras futuras podrían incluir:

• Soporte para fórmulas más complejas: Integración de funciones avanzadas, como agregados (suma, promedio).
• Interfaz de Usuario Mejorada: Simplificación de la creación y gestión de campos calculados.
• Automatización Avanzada: Posibilidad de activar acciones basadas en los resultados de los campos calculados.

8. Conclusión

Los campos calculados en Dolibarr son una herramienta poderosa para automatizar cálculos y mejorar la eficiencia operativa. Ya sea que necesites calcular totales, aplicar descuentos o monitorear indicadores clave, esta funcionalidad ofrece una flexibilidad y personalización inigualables.

Al combinar los campos calculados con otras funcionalidades de Dolibarr, puedes centralizar los datos, reducir errores y optimizar los procesos empresariales. Tanto si eres un principiante como un experto, ahora es el momento de explorar las posibilidades que ofrecen los campos calculados para transformar tu uso de Dolibarr.

¿Listo para empezar? Configura tus primeros campos calculados hoy mismo y simplifica tus flujos de trabajo como nunca antes.