Dolibarr est une solution ERP et CRM open source flexible, utilisée par des entreprises de tous secteurs pour gérer les relations clients, la facturation, les stocks, les ressources humaines ou encore les projets. Ce qui distingue Dolibarr, c’est sa structure modulaire et sa capacité hautement personnalisable, permettant aux entreprises d’adapter le système à leur propre fonctionnement sans repartir de zéro.
Si vous souhaitez faire de Dolibarr un outil à votre image, ce guide complet est fait pour vous. Nous allons explorer les principales options de personnalisation, illustrer leur usage concret et partager des bonnes pratiques pour construire un système parfaitement adapté à votre activité.
1. Comprendre l’architecture modulaire de Dolibarr
Avant de personnaliser Dolibarr, il est essentiel de comprendre son fonctionnement. Le système est modulaire : il est composé de fonctionnalités que vous pouvez activer ou désactiver selon vos besoins. Chaque module — CRM, facturation, gestion des stocks, RH — peut fonctionner seul ou en complément des autres.
Pourquoi c’est important :
-
Vous évitez la surcharge fonctionnelle en activant uniquement ce qui vous est utile.
-
Vous pouvez faire évoluer votre usage à mesure que votre entreprise grandit.
-
La maintenance est plus simple.
Pour gérer les modules, allez dans Accueil > Configuration > Modules.
2. Adapter l’interface utilisateur
L’interface de Dolibarr est claire, mais vous pouvez l’adapter à vos méthodes de travail.
Personnalisation des menus
Dans Configuration > Menus, vous pouvez réorganiser, renommer ou masquer des éléments. Cela permet de :
-
Réduire l’interface pour les utilisateurs non administrateurs
-
Regrouper les outils par service (ex. : finance, ventes, logistique)
-
Créer des raccourcis vers les modules les plus utilisés
Tableaux de bord et widgets
Chaque utilisateur peut personnaliser son tableau de bord en ajoutant ou supprimant des widgets :
-
Factures en attente
-
Propositions récentes
-
Tâches à venir
-
Graphiques de ventes
En encourageant votre équipe à personnaliser leur espace, vous leur permettez de se concentrer sur ce qui compte vraiment.
3. Utiliser les permissions et rôles pour refléter l’organisation
Chaque entreprise a ses propres rôles et responsabilités. Dolibarr permet une gestion précise des droits d’accès par rôle.
Créez vos rôles personnalisés dans Utilisateurs & Groupes > Permissions. Par exemple :
-
Les commerciaux accèdent aux devis et aux clients mais pas à la comptabilité
-
Le personnel de stock peut modifier les quantités mais pas consulter les données clients
-
Les responsables ont accès aux rapports globaux
Cela garantit à chaque collaborateur un accès uniquement aux données qui le concernent.
4. Champs personnalisés et attributs supplémentaires
Toutes les entreprises n’utilisent pas les mêmes données. Grâce aux champs supplémentaires, vous pouvez enrichir les fiches clients, produits, factures, projets, etc.
Ajouter un champ personnalisé :
-
Allez dans Configuration > Dictionnaires > Champs supplémentaires
-
Choisissez l’objet (produit, client…)
-
Ajoutez un champ (texte, liste déroulante, case à cocher, date…)
Idéal pour :
-
Des références internes
-
Des tags métier
-
Des validations spécifiques
Astuce : ces champs sont utilisables dans les filtres ou les modèles PDF.
5. Automatiser avec les triggers et hooks
Dolibarr intègre un système puissant de triggers et hooks — des fonctions exécutées automatiquement lors d’un événement : création de facture, validation de devis, paiement, etc.
Si vous avez des compétences en PHP ou un développeur, vous pouvez :
-
Envoyer un email automatique après validation d’une commande
-
Mettre à jour un système externe via API
-
Enregistrer un log à chaque changement de statut
Un peu de développement est nécessaire, mais le potentiel est immense pour automatiser des tâches manuelles.
6. Personnaliser les modèles PDF
Les documents clients comme les devis, commandes ou factures doivent refléter votre image. Dolibarr permet une personnalisation poussée.
Modifier les modèles :
-
Allez dans Configuration > Modules > Modèles PDF
-
Choisissez le type de document
-
Dupliquez un modèle et éditez-le
Vous pouvez changer la mise en page, le logo, les entêtes/pieds de page, et intégrer des champs personnalisés.
Pour aller plus loin, modifiez les fichiers dans /core/modules/, en prenant soin de dupliquer le modèle d’origine.
7. Gérer les statuts et workflows
Plusieurs modules incluent des statuts prédéfinis (ex. : devis : brouillon > validé > signé ; facture : brouillon > validée > payée).
Vous pouvez :
-
Renommer ou réorganiser les statuts
-
Ajouter des étapes intermédiaires (ex. : "À valider" avant "Validé")
-
Restreindre les actions selon le statut
Cela permet de coller à vos procédures, comme exiger une validation avant envoi de gros devis.
8. Rapports et tableaux de bord personnalisés
Analyser ses performances est crucial. Dolibarr propose des rapports de base, mais vous pouvez aller plus loin :
Rapports intégrés :
Chaque module possède une section "Statistiques".
Outils externes :
Connectez Dolibarr à :
-
Metabase ou Grafana pour des tableaux de bord avancés
-
Excel ou Google Sheets (via export CSV)
-
Power BI avec connecteurs de base de données
Requêtes SQL personnalisées :
Grâce au module Rapports ou au développement, créez vos propres KPI.
9. Intégration avec des outils externes
Votre entreprise utilise peut-être déjà Stripe, Mailchimp, Prestashop ou Zapier. Dolibarr peut s’intégrer via :
-
API REST/JSON : accès complet aux données (clients, factures, produits…)
-
Modules et connecteurs communautaires
-
Webhooks et triggers pour synchronisation en temps réel
Vous pouvez ainsi faire de Dolibarr le cœur de votre écosystème numérique.
10. Accès mobile et optimisation terrain
Pour les équipes sur le terrain (techniciens, commerciaux), l’accès mobile est essentiel.
Options mobiles :
-
Application mobile Dolibarr (Android/iOS)
-
Accès web responsive depuis un navigateur mobile
Conseils d’optimisation :
-
Alléger les menus
-
Créer des boutons rapides
-
Limiter les modules trop lourds
11. Modules personnalisés et développement
Si les modules existants ne suffisent pas, vous pouvez en créer. Dolibarr propose un générateur de modules :
-
Allez dans Accueil > Configuration > Créateur de modules
-
Définissez le nom, les tables, les fonctions
-
Déployez et installez
Idéal pour :
-
Processus métier spécifiques
-
Applications internes (ex. : congés, planning)
-
Intégrations personnalisées
La documentation développeur et la communauté facilitent la prise en main.
12. Sauvegardes et suivi des versions
Personnaliser c’est bien, mais il faut protéger et documenter vos changements.
Conseils :
-
Sauvegardez la base et les fichiers modifiés
-
Utilisez Git pour suivre les modifications
-
Tenez un journal de vos personnalisations
Cela évite les mauvaises surprises lors des mises à jour.
Conclusion : façonnez Dolibarr à votre image
Dolibarr n’est pas qu’un ERP, c’est une boîte à outils pour structurer vos opérations. Que vous soyez freelance, PME ou grande équipe, le personnaliser permet d’adapter l’outil à votre méthode de travail plutôt que l’inverse.
Avec son code ouvert, sa communauté active et son architecture modulaire, Dolibarr vous donne la main. Des champs aux modules, la plateforme évolue avec vos besoins.
Ne vous contentez pas d’un usage standard. Personnalisez, adaptez, grandissez — avec Dolibarr.