Dolibarr ist eine flexible Open-Source-ERP- und CRM-Lösung, die von Unternehmen in allen Branchen zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung, Personalwesen und Projekten eingesetzt wird. Was Dolibarr auszeichnet, ist seine modulare Struktur und die hohe Anpassbarkeit, die es Unternehmen ermöglicht, das System ohne großen Entwicklungsaufwand an ihre eigenen Abläufe anzupassen.
Wenn Sie Dolibarr zu einem maßgeschneiderten Werkzeug für Ihr Unternehmen machen möchten, ist dieser umfassende Leitfaden genau das Richtige für Sie. Wir zeigen die wichtigsten Anpassungsmöglichkeiten, geben Praxisbeispiele und teilen Best Practices, mit denen Sie ein System aufbauen, das exakt zu Ihren Prozessen passt.
1. Die modulare Architektur von Dolibarr verstehen
Bevor Sie mit der Anpassung beginnen, sollten Sie verstehen, wie Dolibarr aufgebaut ist. Das System ist modular – es besteht aus Funktionen, die je nach Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden können. Jedes Modul – CRM, Rechnungsstellung, Lager, HR – kann unabhängig oder im Zusammenspiel genutzt werden.
Warum das wichtig ist:
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Sie vermeiden unnötige Komplexität, indem Sie nur verwenden, was Sie benötigen.
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Sie können die Nutzung bei Unternehmenswachstum schrittweise erweitern.
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Die Wartung wird einfacher.
Module verwalten Sie über Home > Einstellungen > Module.
2. Benutzeroberfläche anpassen
Die Oberfläche von Dolibarr ist einfach gehalten, lässt sich aber auf Ihre Arbeitsweise abstimmen.
Menüs anpassen
In Einstellungen > Menüs können Sie Elemente umbenennen, neu anordnen oder ausblenden. Das erlaubt:
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Eine reduzierte Ansicht für Nicht-Admins
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Gruppierung von Tools nach Abteilung (z. B. Finanzen, Vertrieb, Logistik)
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Schnellzugriff auf häufig genutzte Module
Dashboards und Widgets
Jeder Benutzer kann sein Dashboard individuell anpassen:
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Offene Rechnungen
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Aktuelle Angebote
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Anstehende Aufgaben
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Verkaufsdiagramme
Ein personalisiertes Dashboard fördert die Produktivität.
3. Rollen und Berechtigungen passend zur Organisation definieren
Jedes Unternehmen hat eigene Strukturen. Dolibarr unterstützt detaillierte rollenbasierte Zugriffskontrollen.
Definieren Sie Rollen in Benutzer & Gruppen > Berechtigungen, zum Beispiel:
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Vertrieb kann auf Kunden und Angebote zugreifen, nicht auf Buchhaltung
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Lagerpersonal kann Bestände aktualisieren, aber keine Kundendaten sehen
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Manager sehen modulübergreifende Auswertungen
So bekommt jeder Zugriff nur auf das, was er wirklich braucht.
4. Benutzerdefinierte Felder und zusätzliche Attribute
Nicht alle Unternehmen arbeiten mit den gleichen Daten. Mit extrafeldern können Sie individuelle Informationen zu Kunden, Produkten, Rechnungen, Projekten usw. erfassen.
So fügen Sie ein Feld hinzu:
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Gehen Sie zu Einstellungen > Wörterbücher > Zusatzfelder
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Wählen Sie das Objekt (z. B. Kunde, Produkt)
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Legen Sie Felder fest (Text, Dropdown, Checkbox, Datum ...)
Nützlich für:
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Interne Referenzen
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Branchenspezifische Merkmale
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Genehmigungskennzeichen
Tipp: Diese Felder können auch in PDFs und Filtern verwendet werden.
5. Automatisierung mit Triggern und Hooks
Dolibarr enthält ein leistungsfähiges Trigger- und Hook-System – Aktionen, die automatisch bei bestimmten Ereignissen ausgeführt werden: Rechnungserstellung, Angebotsfreigabe, Zahlung usw.
Mit PHP-Kenntnissen oder einem Entwickler können Sie:
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Automatisch E-Mails nach Bestellbestätigung versenden
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Externe Systeme über API aktualisieren
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Statusänderungen protokollieren
Mit wenig Code lassen sich viele manuelle Schritte automatisieren.
6. PDF-Vorlagen anpassen
Dokumente wie Angebote, Aufträge oder Rechnungen sollten Ihr Unternehmensbild widerspiegeln. Dolibarr bietet dafür umfassende Anpassungsmöglichkeiten.
Vorlage bearbeiten:
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Gehen Sie zu Einstellungen > Module > PDF-Vorlagen
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Wählen Sie den Dokumenttyp
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Duplizieren und bearbeiten Sie eine Vorlage
Passen Sie Layout, Logo, Kopf- und Fußzeilen an und fügen Sie benutzerdefinierte Felder ein.
Für komplexe Änderungen bearbeiten Sie die Dateien in /core/modules/ – immer mit einer Kopie arbeiten.
7. Status und Workflows verwalten
Viele Module haben vordefinierte Status (z. B. Angebot: Entwurf > bestätigt > unterschrieben; Rechnung: Entwurf > validiert > bezahlt).
Sie können:
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Status umbenennen oder neu sortieren
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Zwischenstufen einfügen (z. B. "Zu prüfen" vor "Bestätigt")
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Aktionen statusabhängig erlauben oder verbieten
Das hilft, betriebliche Abläufe realistisch abzubilden.
8. Eigene Berichte und Dashboards
Performance-Analyse ist entscheidend. Dolibarr bietet Basisberichte – Sie können diese jedoch erweitern.
Interne Berichte:
Jedes Modul enthält einen Statistikbereich.
Externe Tools:
Verbinden Sie Dolibarr mit:
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Metabase oder Grafana für visuelle Dashboards
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Excel oder Google Sheets (via CSV-Export)
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Power BI mit Datenbankverbindung
Eigene SQL-Auswertungen:
Mit dem Modul Berichte oder individueller Entwicklung erstellen Sie Ihre KPIs.
9. Integration mit externen Tools
Wenn Sie bereits Stripe, Mailchimp, Prestashop oder Zapier nutzen, lässt sich Dolibarr über folgende Wege anbinden:
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API REST/JSON: vollständiger Zugriff auf Kunden, Rechnungen, Produkte …
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Community-Module und Konnektoren
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Webhooks und Trigger für Echtzeitsynchronisationen
So wird Dolibarr zur zentralen Drehscheibe Ihrer IT-Infrastruktur.
10. Mobiler Zugriff und Außendiensteinsatz
Für mobile Mitarbeiter ist mobiler Zugriff entscheidend.
Mobile Optionen:
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Dolibarr-App (Android/iOS)
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Responsive Web-Zugang per Browser
Tipps:
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Menüs verschlanken
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Schnellzugriff-Buttons erstellen
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Ressourcenintensive Module begrenzen
11. Eigene Module und Entwicklungen
Wenn Standardfunktionen nicht ausreichen, können Sie eigene Module erstellen. Dolibarr bietet einen Modul-Generator:
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Gehen Sie zu Home > Einstellungen > Modulgenerator
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Definieren Sie Name, Tabellen und Funktionen
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Installieren und aktivieren Sie das Modul
Ideal für:
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Branchenspezifische Abläufe
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Interne Apps (z. B. Urlaubsanträge, Einsatzplanung)
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Individuelle Schnittstellen
Die Dokumentation und Community machen den Einstieg leicht.
12. Backups und Versionskontrolle
Anpassungen sind hilfreich – aber sie müssen gesichert und dokumentiert werden.
Empfehlungen:
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Regelmäßige Backups von Datenbank und Dateien
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Git zur Nachverfolgung von Änderungen verwenden
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Ein Änderungsprotokoll führen
Das schützt vor Problemen bei Updates und erleichtert die Fehlersuche.
Fazit: Machen Sie Dolibarr zu Ihrem Werkzeug
Dolibarr ist mehr als nur ein ERP – es ist ein Werkzeugkasten für Ihre Geschäftsprozesse. Ob Freelancer, KMU oder großes Team – die Anpassung ermöglicht es, den Ablauf Ihrer Arbeit abzubilden statt sich dem System anzupassen.
Dank Open Source, aktiver Community und modularer Architektur haben Sie die Kontrolle. Von einfachen Feldern bis zu eigenen Modulen – Dolibarr wächst mit Ihren Anforderungen.
Geben Sie sich nicht mit dem Standard zufrieden. Passen Sie an, optimieren Sie, wachsen Sie – mit Dolibarr.