Dolibarr ist ein leistungsstarkes Open-Source-ERP- und CRM-System, das zunehmend von kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt wird. Seine modulare Struktur, die benutzerfreundliche Oberfläche und die hohe Flexibilität machen es zur idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Prozesse vereinfachen möchten, ohne in teure oder komplexe Systeme investieren zu müssen.
Eine der am häufigsten genutzten Funktionen von Dolibarr ist das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) sowie die Vertriebsabwicklung. Wenn du neu bei Dolibarr bist oder gerade erst anfängst, seine CRM- und Vertriebsfunktionen zu nutzen, ist dieser Leitfaden genau das Richtige für dich. Wir zeigen dir die wichtigsten Module, wie du sie einrichtest und effektiv einsetzt, um Interessenten zu verwalten, Kunden zu gewinnen und deinen Vertriebsprozess zu strukturieren.
Was ist das CRM- und Vertriebsmodul von Dolibarr?
Die CRM- und Vertriebsfunktionen von Dolibarr ermöglichen es dir, den gesamten Vertriebsprozess zu verwalten: von der Kontaktverwaltung über das Erstellen von Angeboten bis hin zur Auftrags- und Rechnungsabwicklung. Sie zentralisieren Kundendaten, protokollieren Interaktionen, vereinfachen den Vertriebsprozess und geben dir einen klaren Überblick über deine Verkaufsleistungen.
Wichtige Funktionen:
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Verwaltung von Kontakten und Kunden
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Lead-Qualifizierung und -Verfolgung
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Opportunity-Management
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Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung
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Rechnungsstellung
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Aufgaben- und Terminplanung
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E-Mail-Integration und Erinnerungsfunktionen
Diese Tools lassen sich nahtlos mit weiteren Modulen wie Lagerverwaltung, Buchhaltung oder Projektmanagement kombinieren – für eine umfassende Unternehmenslösung.
Einrichtung der CRM- und Vertriebs-Module
Nach der Erstinstallation von Dolibarr müssen die relevanten Module aktiviert werden, um CRM- und Vertriebsfunktionen zu nutzen.
Schritt 1: Module aktivieren
Gehe zu Home > Setup > Module und aktiviere:
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Dritte (Kunden, Lieferanten, Interessenten)
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Angebote
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Kundenaufträge
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Kundenrechnungen
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Agenda (für Termine, Anrufe, Follow-ups)
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E-Mailing (optional für Kampagnen)
Je nach Bedarf kannst du zusätzlich Projekte, Aufgaben oder Bank/Kasse aktivieren.
Schritt 2: Grundeinstellungen konfigurieren
Unter Setup > Module > Kommerziell legst du Standard-Zahlungsbedingungen, Mehrwertsteuersätze und Nummernkreise für Dokumente fest. Das sorgt für Konsistenz und rechtliche Konformität.
Schritt 3: Benutzerrechte definieren
Lege fest, wer welche Bereiche nutzen darf. Ein Vertriebsmitarbeiter sollte z. B. Kontakte verwalten und Angebote erstellen dürfen, jedoch keinen Zugang zu Finanz- oder Personaldaten haben.
Kontakt- und Lead-Management
Das Modul „Dritte“ dient der Verwaltung von Kunden, Lieferanten und Interessenten.
Neuen Lead hinzufügen
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Gehe zu Dritte > Neuer Eintrag
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Wähle den Typ: Interessent, Kunde oder beides
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Fülle die Unternehmens- oder Personendaten aus
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Weise bei Bedarf einen Vertriebsmitarbeiter zu
Du kannst Leads nach Etiketten, Kundentypen, Branche oder Region segmentieren – das erleichtert die spätere Auswertung.
Kontakte verwalten
Jeder Eintrag kann mehrere zugeordnete Kontakte enthalten – praktisch für größere Kunden.
Möglichkeiten:
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Rollen zuweisen (z. B. Entscheider, Techniker)
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Persönliche Daten erfassen
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Direkt aus der Kontaktkarte E-Mails versenden
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Interaktionen dokumentieren
Vertriebs-Pipeline und Opportunity-Management
Dolibarr bietet zwar keine visuelle Pipeline im Kanban-Stil, erlaubt aber dennoch effizientes Management von Verkaufschancen.
Verkaufschance anlegen
Dolibarr verfügt über kein separates „Opportunity“-Modul, aber du kannst es nachbilden durch:
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Etiketten oder benutzerdefinierte Felder
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Angebote mit verschiedenen Status (Entwurf, validiert, unterzeichnet, abgelehnt)
Du kannst jeder Verkaufschance ein Abschlussdatum, eine Erfolgswahrscheinlichkeit und einen geschätzten Umsatz zuweisen.
Pipeline verfolgen
Nutze Filter und Statusansichten, um Verkaufschancen nach Phase zu analysieren. Beispielsweise kannst du alle Angebote im Status „Entwurf“ anzeigen lassen.
Berichte findest du unter Vertrieb > Statistiken oder über Zusatzmodule wie DoliPlus.
Angebote erstellen und versenden
Angebote sind der Ausgangspunkt jeder Verkaufsaktion. Dolibarr ermöglicht eine schnelle und strukturierte Erstellung.
Schrittweise Angebotserstellung
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Gehe zu Vertrieb > Angebote > Neues Angebot
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Wähle den Kunden oder Interessenten
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Füge Produkte oder Dienstleistungen hinzu
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Lege Rabatte, Mehrwertsteuer und Zahlungsbedingungen fest
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Speichern und validieren
PDF-Vorlagen anpassen
Unter Setup > Module > PDF kannst du ein Layout auswählen (z. B. Crabe, Azur), dein Logo hochladen und Fußzeilen gestalten. Danach als PDF exportieren oder per E-Mail versenden.
Angebote in Aufträge und Rechnungen umwandeln
Nach Annahme eines Angebots:
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Klicke auf Auftrag erstellen
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Validieren
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Nach Lieferung: Rechnung erstellen
Jede Phase wird dokumentiert – ideal für lückenloses Nachverfolgen.
Weitere Optionen:
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Lieferscheine generieren
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Lagerbewegungen zuordnen (bei aktiviertem Lager)
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Teil- oder Gesamtzahlungen erfassen
Aufgaben- und Terminverwaltung
Das Agenda-Modul hilft bei der Planung von:
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Rückrufen
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Besprechungen
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Angebotsfristen
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Vertragsverlängerungen
Aufgaben können Benutzern zugewiesen und bestimmten Kunden oder Angeboten zugeordnet werden. Ansicht in:
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Kalender
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Liste
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Wochenplan
Mit E-Mail-Integration sind automatische Erinnerungen möglich.
Verkaufsautomatisierung und E-Mail-Kampagnen
Automatisierung spart Zeit – gerade für kleine Unternehmen. Dolibarr unterstützt dabei mit:
E-Mail-Vorlagen
Erstelle Vorlagen für:
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Willkommensnachrichten
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Angebotsnachfassungen
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Zahlungserinnerungen
Feldvariablen (z. B. Kundenname, Rechnungsnummer) lassen sich automatisch einfügen.
E-Mailing-Modul
Erstelle einfache Kampagnen mit Filtern wie:
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Kundensegment
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Letzter Kontaktzeitpunkt
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Region oder Sprache
Nicht vergleichbar mit Profi-Tools, aber ausreichend für Grundbedürfnisse.
Berichte und Analysen
Die Leistungsanalyse ist essenziell. Dolibarr bietet Reports für:
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Angebots-Konversionsraten
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Verkäufe nach Produkt/Dienstleistung
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Umsatz je Kunde
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Offene Rechnungen
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Vertrieb nach Nutzer oder Region
Reports exportierbar als CSV oder PDF für Auswertung in Excel oder Google Sheets.
Mit Erweiterungen möglich:
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Grafische Dashboards
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KPIs
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Rentabilitätsanalysen
Best Practices für erfolgreiches CRM mit Dolibarr
Praxistipps für den maximalen Nutzen:
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Saubere Daten – Duplikate vermeiden, Status regelmäßig pflegen
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Etiketten gezielt einsetzen – für Segmentierung und Auswertung
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Folgetermine einhalten – Agenda aktiv nutzen
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Standardisierte Vorlagen verwenden – spart Zeit, wirkt professionell
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Monatlich analysieren – fundierte Entscheidungen treffen
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Regelmäßig sichern – besonders bei Eigenhosting
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Team schulen – kurze Schulung spart später Zeit
Fazit
Dolibarr bietet ein erstaunlich vollständiges CRM- und Vertriebssystem für eine kostenlose Open-Source-Lösung. Ob beim Start oder im laufenden Betrieb – die modulare Struktur, einfache Bedienung und praxisnahe Werkzeuge machen es zur strategisch sinnvollen Wahl.
Mit diesem Leitfaden kannst du:
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Kundendaten zentral verwalten
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Leads und Verkaufschancen verfolgen
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Professionelle Angebote und Rechnungen erstellen
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Nachfassaktionen automatisieren
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Deine Vertriebsleistung analysieren
Dolibarr braucht kein großes Budget und kein IT-Team – nur etwas Organisation.
Starte einfach, wachse clever – genau dafür ist Dolibarr gemacht.