Dolibarr est un système ERP et CRM open source puissant, de plus en plus adopté par les petites et moyennes entreprises. Sa structure modulaire, son interface intuitive et sa flexibilité en font une solution idéale pour les entreprises souhaitant rationaliser leurs opérations sans avoir à investir dans des systèmes coûteux ou complexes.
L'une des fonctionnalités les plus utilisées de Dolibarr est sa capacité à gérer les relations client et les processus de vente. Si vous découvrez Dolibarr ou si vous commencez à utiliser ses modules CRM et de vente, ce guide est fait pour vous. Nous allons parcourir les modules essentiels, leur configuration, et comment les exploiter efficacement pour gérer vos prospects, les convertir en clients et structurer votre activité commerciale.
Qu’est-ce que le module CRM et Ventes de Dolibarr ?
Les modules CRM (gestion de la relation client) et Ventes de Dolibarr permettent de gérer l'ensemble des processus commerciaux : de la gestion des contacts à l’établissement de devis, en passant par la gestion des commandes et des factures. Ils centralisent les données client, suivent les communications, fluidifient les ventes et offrent une vision claire de la performance commerciale.
Fonctionnalités clés :
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Gestion des contacts et des clients
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Suivi et qualification des leads
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Gestion des opportunités
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Création de devis et commandes
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Facturation
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Planification de tâches et d'événements
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Intégration e-mail et relances
Ces outils s’intègrent naturellement aux autres modules de Dolibarr comme la gestion de stock, la comptabilité ou encore la gestion de projets, pour une solution métier tout-en-un.
Configuration des modules CRM et Ventes
Après l'installation initiale de Dolibarr, vous devez activer les modules nécessaires pour utiliser les fonctionnalités CRM et commerciales.
Étape 1 : Activer les modules
Accédez à Accueil > Configuration > Modules et activez :
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Tiers (clients, fournisseurs, prospects)
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Propositions commerciales
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Commandes clients
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Factures clients
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Agenda (rendez-vous, appels, suivis)
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Emailing (facultatif, pour les campagnes)
Vous pouvez également activer les modules Projets, Tâches ou Banque/Caisse selon vos besoins.
Étape 2 : Configurer les paramètres par défaut
Dans Configuration > Modules > Commercial, définissez les conditions de paiement, les règles de TVA et la numérotation des documents. Cela garantit la cohérence et la conformité de vos documents.
Étape 3 : Gérer les utilisateurs et leurs droits
Définissez qui peut accéder à quoi. Par exemple, un commercial doit pouvoir gérer les contacts, créer des devis, et les convertir en commandes ou factures, sans forcément avoir accès aux données financières ou RH.
Gestion des contacts et des prospects
Le module "Tiers" permet de gérer clients, fournisseurs et prospects.
Ajouter un nouveau prospect
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Allez dans Tiers > Nouveau Tiers
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Choisissez le type : Prospect, Client, ou les deux
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Renseignez les coordonnées et les informations de l’entreprise ou de la personne
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Attribuez un commercial si nécessaire
Classez vos leads à l’aide d’étiquettes, de types de clients, de secteurs d’activité ou de zones géographiques pour mieux les segmenter.
Gestion des contacts
Un tiers peut avoir plusieurs contacts associés — utile pour les grandes entreprises ou les services multiples.
Vous pouvez :
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Attribuer des rôles (décideur, technique, etc.)
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Ajouter des données personnelles
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Envoyer des e-mails depuis la fiche contact
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Suivre les échanges et interactions
Utiliser les opportunités et le pipeline commercial
Dolibarr ne propose pas de pipeline visuel en Kanban comme certains CRM, mais permet une gestion efficace des opportunités.
Créer une opportunité
Dolibarr ne dispose pas d’un module "opportunités" à part entière, mais vous pouvez simuler les étapes du pipeline avec :
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Étiquettes ou champs personnalisés
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Propositions commerciales (brouillon, validée, signée, refusée)
Chaque proposition peut contenir une date de clôture estimée, une probabilité de succès et un montant prévisionnel.
Suivi du pipeline
Utilisez les filtres et les statuts pour suivre l'avancement des ventes. Exemple : filtrez les devis en "brouillon" pour repérer les opportunités en cours.
Des rapports sont disponibles dans Commercial > Statistiques ou via des modules additionnels comme DoliPlus.
Créer et envoyer des propositions commerciales
Les devis (ou propositions commerciales) sont au cœur du processus de vente. Dolibarr permet de les créer rapidement.
Étapes de création
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Allez dans Commercial > Propositions > Nouvelle Proposition
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Sélectionnez le client ou prospect
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Ajoutez les lignes de produits ou services
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Appliquez les remises, TVA et conditions de paiement
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Enregistrez et validez
Personnaliser les modèles PDF
Dans Configuration > Modules > PDF, choisissez un modèle (Crabe, Azur…), ajoutez votre logo, pied de page et éléments visuels. Prévisualisez le document ou envoyez-le directement par e-mail.
Convertir les devis en commandes et factures
Une fois un devis accepté :
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Cliquez sur Créer commande
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Validez la commande
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Une fois livrée, cliquez sur Créer facture
Chaque étape conserve un historique — pratique pour suivre tout le cycle de vente.
Vous pouvez aussi :
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Générer un bon de livraison
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Lier à un mouvement de stock (si activé)
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Enregistrer les paiements (partiels ou complets)
Gestion des tâches et de l’agenda
Le module Agenda permet de planifier :
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Relances téléphoniques
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Rendez-vous
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Dates limites de devis
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Renouvellements de contrat
Les tâches peuvent être attribuées à des utilisateurs, liées à un tiers ou à une affaire. Vue disponible en :
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Calendrier
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Liste
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Agenda hebdomadaire
Avec l’intégration e-mail, vous pouvez recevoir des rappels automatiques.
Automatiser les ventes et les campagnes e-mail
Pour les petites structures, l’automatisation est clé. Dolibarr propose :
Modèles d’e-mails
Créez des modèles réutilisables pour :
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Messages de bienvenue
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Relances de devis
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Rappels de paiement
Ces modèles peuvent intégrer des champs dynamiques comme le nom du client, le numéro de facture, etc.
Module Emailing
Créez des campagnes simples à partir de filtres :
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Segment client
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Dernier contact
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Région ou langue
Ce n’est pas un outil marketing avancé, mais suffisant pour des actions de base.
Rapports et analyses
Analyser ses performances est essentiel. Dolibarr propose des rapports sur :
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Taux de conversion des devis
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Ventes par produit ou service
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Chiffre d'affaires par client
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Factures impayées
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Ventes par utilisateur ou région
Exportez les rapports en CSV ou PDF pour les exploiter dans Excel ou Google Sheets.
Des modules avancés permettent :
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Tableaux de bord graphiques
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KPIs
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Analyse de rentabilité
Bonnes pratiques pour réussir avec le CRM Dolibarr
Voici quelques conseils pratiques pour tirer le meilleur parti du CRM :
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Des données propres – Évitez les doublons, mettez les statuts à jour
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Utilisez les étiquettes intelligemment – Segmentez vos clients
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Relances à jour – L’agenda vous aide à ne rien oublier
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Standardisez vos modèles – Gagnez du temps avec des formats cohérents
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Analysez tous les mois – Pilotez à partir de données concrètes
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Sauvegardez régulièrement – Surtout si vous hébergez vous-même
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Formez votre équipe – Une session de prise en main évite bien des erreurs
Conclusion
Dolibarr offre un CRM et un système de gestion commerciale étonnamment complet pour une solution gratuite et open source. Que vous soyez en lancement ou déjà en activité, sa structure modulaire, sa simplicité d'utilisation et ses outils concrets en font un choix judicieux.
En suivant ce guide, vous pourrez :
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Centraliser vos données client
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Suivre prospects et opportunités
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Éditer devis et factures professionnels
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Automatiser vos relances
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Analyser vos performances commerciales
Avec Dolibarr, pas besoin de gros budget ni d’une équipe IT : une bonne organisation suffit.
Commencez simple, évoluez intelligemment — Dolibarr est fait pour ça.