Vous venez d’installer Dolibarr ERP/CRM — félicitations. Que vous ayez opté pour un fournisseur cloud comme DoliCloud, une installation via Softaculous ou une configuration manuelle sur votre propre serveur, vous vous trouvez maintenant face à un tableau de bord vierge plein de potentiel. Mais l’installation n’est que le début. Ce que vous faites ensuite déterminera si vous bâtissez un système ERP solide et évolutif — ou si vous vous perdez dans les réglages.
Pour tirer le meilleur parti de votre installation, voici 7 actions essentielles à effectuer juste après avoir installé Dolibarr. Ce ne sont pas de simples conseils : ce sont des pratiques incontournables pour garantir un système sécurisé, efficace et adapté à vos besoins professionnels.
1. Configurer correctement le profil de votre entreprise
Avant toute chose, rendez-vous dans Accueil > Configuration > Société/Organisation. C’est ici que vous définissez votre identité au sein de Dolibarr.
Champs importants à remplir :
-
Nom de l’entreprise et forme juridique
-
Logo (pour factures et devis)
-
Adresse, ville, pays, téléphone et email
-
Langue, devise par défaut, début d’exercice fiscal
-
Paramètres de TVA ou taxe de vente
Renseigner ces informations dès le départ garantit que tous vos documents (devis, factures, bons de livraison) portent les bonnes informations légales et votre identité visuelle.
Astuce : Si vous travaillez à l’international, profitez de la gestion multilingue et multi-devise de Dolibarr.
2. Activer uniquement les modules nécessaires
L’un des grands atouts de Dolibarr est son architecture modulaire. Mais cela peut aussi vite devenir un piège si vous activez tout d’un coup.
Modules de base recommandés :
-
Tiers : Gérer clients et fournisseurs
-
Produits/Services : Définir ce que vous vendez
-
Factures/Devis/Commandes : Flux commerciaux essentiels
-
Banque et Caisse : Suivi des paiements
-
Projets et Tâches : Gestion de travail (si besoin)
Évitez de surcharger votre instance. Commencez simplement, et activez les modules complémentaires (stock, RH, comptabilité) seulement quand vous en avez vraiment besoin.
Pour activer un module : allez dans Accueil > Configuration > Modules, puis cliquez sur "Activer".
3. Définir les utilisateurs et les permissions
Même si vous êtes seul pour l’instant, configurer les rôles et permissions dès le départ prépare un système sécurisé et évolutif.
Rôles utilisateurs types :
-
Admin (accès complet)
-
Commercial (devis, factures, contacts)
-
Comptable (paiements, rapports)
-
RH (fiches salariés)
Pour ajouter un utilisateur :
-
Allez dans Utilisateurs et Groupes > Nouvel utilisateur
-
Renseignez les identifiants
-
Attribuez les droits module par module via les cases à cocher
Conseil sécurité : Ne donnez jamais l’accès admin à un utilisateur qui n’en a pas besoin. Utilisez des mots de passe d’au moins 12 caractères et imposez des changements réguliers.
4. Personnaliser vos modèles de documents
Dolibarr permet une personnalisation complète des documents PDF (factures, devis, bons de livraison...).
Éléments personnalisables :
-
Téléchargement de votre logo
-
Pied de page avec mentions légales ou instructions de paiement
-
Choix du modèle (ex. : Crabe, Azur, Ocean)
-
Marges et taille de police
Pour commencer : Accueil > Configuration > Modules > PDF, puis choisissez le module à modifier.
Des documents professionnels et cohérents renforcent votre image et la confiance de vos clients.
5. Définir les taux de TVA et conditions de paiement par défaut
Dolibarr gère des cas complexes en comptabilité, mais il est vital de définir vos taux et délais standards dès le départ.
Paramétrage dans :
-
Accueil > Configuration > Dictionnaires > Taux de TVA
-
Accueil > Configuration > Dictionnaires > Conditions de paiement
Définissez :
-
Vos taux de TVA nationaux et internationaux
-
Vos délais de paiement (Net 30, paiement comptant...)
-
Vos politiques d’escompte si applicable
Ces paramètres seront repris automatiquement dans vos documents, évitant erreurs et ressaisies.
6. Configurer l’envoi d’emails
Sans email, Dolibarr perd son efficacité CRM. Il est donc essentiel de configurer un serveur SMTP.
Paramétrage via :
-
Accueil > Configuration > Email
Saisissez :
-
Le serveur SMTP
-
Le port (souvent 587 pour TLS, 465 pour SSL)
-
Vos identifiants d’authentification (adresse et mot de passe email)
Testez l’envoi après configuration. Vous pouvez aussi utiliser des services comme SendGrid, Mailgun ou l’email de votre hébergeur.
Dolibarr pourra alors envoyer automatiquement :
-
Devis et factures
-
Rappels de paiement
-
Notifications de retard ou d’activités
7. Sécurité et sauvegardes
Vous avez installé Dolibarr. Assurez-vous maintenant de ne pas perdre votre travail.
Mettez en place des sauvegardes régulières :
-
Utilisez cron si vous êtes auto-hébergé
-
Exportez la base de données chaque jour/semaine
-
Sauvegardez aussi le dossier
/documents
Si vous êtes chez DoliCloud ou un autre hébergeur, vérifiez que les sauvegardes sont faites et récupérables.
Sécurisez votre installation :
-
Utilisez HTTPS avec un certificat SSL valide
-
Modifiez les identifiants admin par défaut
-
Activez la déconnexion automatique après inactivité
Pour une sécurité renforcée, vous pouvez aussi placer Dolibarr derrière un VPN ou ajouter une double authentification (2FA).
Conclusion
Installer Dolibarr n’est que la première étape pour moderniser la gestion de votre entreprise. C’est ce que vous faites ensuite qui compte. De la configuration de votre profil à la mise en place de la sécurité, chaque décision prise après installation façonne la fiabilité et l’efficacité de votre système.
Dolibarr est puissant, mais il récompense l’organisation. En suivant ces 7 étapes, vous vous donnez un avantage précieux : des processus plus fluides, moins d’erreurs et une plateforme qui évolue avec vous.
Alors avant de commencer à éditer des devis ou gérer du stock, assurez-vous que vos fondations sont solides. Une fois en place, vous serez surpris de voir à quel point Dolibarr deviendra vite indispensable.