Acabas de instalar Dolibarr ERP/CRM — ¡felicidades! Ya sea que hayas elegido un proveedor en la nube como DoliCloud, una instalación rápida con Softaculous o una configuración manual en tu propio servidor, ahora tienes frente a ti un panel lleno de posibilidades. Pero la instalación es solo el comienzo. Lo que hagas a continuación determinará si construyes un sistema ERP sólido y eficiente o si te pierdes en la configuración.
Para ayudarte a sacar el máximo provecho de tu instalación, aquí tienes 7 pasos esenciales que debes seguir justo después de instalar Dolibarr. No son simples sugerencias: son prácticas fundamentales para garantizar un sistema seguro, estructurado y preparado para las necesidades de tu negocio.
1. Configura correctamente el perfil de tu empresa
Lo primero que debes hacer es ir a Inicio > Configuración > Empresa/Organización. Aquí definirás la identidad de tu negocio dentro de Dolibarr.
Campos importantes:
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Nombre y tipo de empresa
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Logotipo (para facturas y presupuestos)
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Dirección, ciudad, país, teléfono y correo electrónico
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Idioma por defecto, moneda y comienzo del ejercicio fiscal
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Configuraciones de IVA o impuestos
Establecer estos datos desde el principio garantiza que todos los documentos (presupuestos, facturas, albaranes) reflejen tu identidad visual y la información legal adecuada.
Consejo: Si trabajas internacionalmente, aprovecha las funciones multilingües y multimoneda de Dolibarr.
2. Activa solo los módulos necesarios
Una de las grandes ventajas de Dolibarr es su estructura modular. Pero eso también significa que es fácil perderse si activas todo de una vez.
Módulos básicos recomendados:
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Terceros: Gestión de clientes y proveedores
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Productos/Servicios: Lo que vendes
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Facturas/Presupuestos/Pedidos: Flujo comercial principal
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Bancos/Caja: Gestión de pagos
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Proyectos/Tareas: Seguimiento de trabajos (si aplica)
Mantén tu sistema ágil y eficiente. Solo activa otros módulos como gestión de stock, RRHH o contabilidad cuando realmente los necesites.
Para activar un módulo: ve a Inicio > Configuración > Módulos y haz clic en “Activar”.
3. Crea usuarios y define permisos
Aunque seas el único usuario por ahora, definir roles y permisos desde el inicio sienta las bases para un sistema seguro y escalable.
Roles sugeridos:
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Administrador (acceso total)
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Comercial (presupuestos, facturas, contactos)
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Contabilidad (pagos, informes)
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Recursos Humanos (datos del personal)
Pasos para añadir usuarios:
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Ve a Usuarios y Grupos > Nuevo usuario
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Introduce credenciales de acceso
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Asigna permisos por módulo (casillas de verificación)
Consejo de seguridad: No concedas permisos de administrador si no es necesario. Usa contraseñas seguras (mínimo 12 caracteres) y obliga a cambiarlas regularmente.
4. Personaliza las plantillas de documentos
Dolibarr permite personalizar completamente documentos PDF como facturas, presupuestos y albaranes.
Qué puedes personalizar:
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Subir tu logotipo
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Pie de página con notas legales o instrucciones de pago
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Plantilla visual (Crabe, Azur, Ocean, etc.)
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Márgenes y tamaño de fuente
Accede desde Inicio > Configuración > Módulos > PDF y selecciona el módulo que quieres editar.
Una presentación profesional y coherente mejora la confianza del cliente y refuerza tu marca.
5. Define tasas de IVA y condiciones de pago por defecto
Dolibarr soporta escenarios fiscales complejos, pero es importante establecer los valores por defecto desde el inicio.
Ajustes desde:
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Inicio > Configuración > Diccionarios > Tasas de IVA
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Inicio > Configuración > Diccionarios > Condiciones de pago
Define:
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Tasas de IVA nacionales e internacionales
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Plazos de pago (Net 30, contado, etc.)
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Políticas de descuento (si corresponde)
Estos valores se rellenarán automáticamente en los documentos, reduciendo errores y trabajo manual.
6. Configura el envío de correos electrónicos
Sin correo electrónico, Dolibarr no puede funcionar plenamente como CRM. Configura SMTP cuanto antes.
Ve a:
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Inicio > Configuración > Email
Introduce:
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Servidor SMTP
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Puerto (típico: 587 para TLS o 465 para SSL)
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Credenciales de autenticación (email y contraseña)
Haz una prueba de envío para confirmar que funciona. Puedes usar servicios como SendGrid, Mailgun o el SMTP de tu proveedor de hosting.
Después de configurarlo, podrás enviar:
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Facturas y presupuestos
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Recordatorios de pago
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Notificaciones sobre tareas o vencimientos
7. Seguridad y copias de seguridad
Ya tienes Dolibarr funcionando. Ahora es vital proteger tus datos.
Programa copias de seguridad:
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Usa cron si estás en hosting propio
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Exporta la base de datos diariamente o semanalmente
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Guarda también la carpeta
/documents
En proveedores como DoliCloud, asegúrate de que haya backups automáticos y recuperables.
Medidas de seguridad:
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Habilita HTTPS con un certificado SSL válido
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Cambia las credenciales por defecto
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Activa cierre de sesión automático por inactividad
Extra: considera proteger el acceso con VPN o doble autenticación (2FA) si está disponible.
Conclusión
Instalar Dolibarr es solo el primer paso hacia la digitalización de tu negocio. Lo que hagas después es lo que marcará la diferencia. Desde configurar tus datos básicos hasta definir la seguridad, cada decisión impacta en la fiabilidad del sistema.
Dolibarr es potente, pero requiere orden. Si sigues estos siete pasos, lograrás flujos de trabajo más claros, menos errores y una plataforma que crecerá con tu empresa.
Antes de crear presupuestos o gestionar stock: asegúrate de tener una base sólida. Una vez bien configurado, Dolibarr se volverá indispensable.