La instalación de Dolibarr ERP & CRM es solo el primer paso hacia un sistema de gestión empresarial eficiente y bien organizado. Aunque el proceso de instalación es relativamente sencillo y rápido, el verdadero potencial de Dolibarr reside en su configuración. Esta plataforma de código abierto ofrece una estructura modular y flexible que se adapta a diferentes necesidades empresariales, siempre que se configure correctamente.

En esta guía presentamos las diez configuraciones más importantes que debes ajustar inmediatamente después de la instalación. Ya seas autónomo, una PYME en crecimiento o una asociación, estos ajustes garantizarán que Dolibarr funcione de forma productiva, precisa y fácil de usar.

1. Perfil de la empresa

Ruta: Inicio > Configuración > Empresa/Organización

El primer paso es configurar los datos de tu empresa. Esta sección contiene nombre, dirección, logotipo, número de registro, CIF, etc. Esta información aparecerá automáticamente en todos los documentos — presupuestos, facturas, albaranes, etc.

Acciones recomendadas:

• Subir el logotipo para una imagen de marca coherente

• Rellenar nombre, dirección y datos legales

• Establecer moneda y zona horaria por defecto

Tener esta información bien configurada garantiza documentos profesionales y legales.

2. Activar solo los módulos necesarios

Ruta: Inicio > Configuración > Módulos/Aplicaciones

Dolibarr es modular. Activa solo las funciones que realmente necesitas para mantener la interfaz clara y el sistema rápido.

Módulos más comunes:

• Terceros (clientes, proveedores)

• Productos/Servicios

• Presupuestos

• Facturas

• Pedidos

• Proyectos

• Banco/Caja

Puedes activar más módulos más adelante según evolucionen tus necesidades.

3. Cuentas de usuario y permisos

Ruta: Usuarios y Grupos

Si varias personas van a usar Dolibarr, es fundamental definir roles y permisos desde el principio.

Buenas prácticas:

• Crear grupos por departamento (Ventas, Contabilidad, Admin ...)

• Asignar permisos específicos a cada grupo

• Evitar usar la cuenta de administrador para tareas diarias

Una buena gestión de usuarios mejora la seguridad y la responsabilidad.

4. Año fiscal y configuración contable

Ruta: Contabilidad > Configuración

Incluso si no usas Dolibarr para la contabilidad completa, es importante definir correctamente el año fiscal para obtener informes precisos y cumplir con la normativa.

Tareas:

• Definir inicio y fin del año fiscal

• Elegir el estándar contable (por ejemplo, contabilidad doble)

• Configurar diarios, códigos de impuestos y cuentas si es necesario

Esta base es clave para la facturación y los informes.

5. Plantillas de documentos

Ruta: Configuración > Módulos > Facturas, Presupuestos, Pedidos

Dolibarr incluye varias plantillas PDF para documentos. Puedes personalizarlas para adaptarlas a la identidad visual de tu empresa.

Personalizaciones:

• Elegir modelo (Azur, Crabe, etc.)

• Añadir logotipo, encabezados, pies de página e información legal

• Ajustar fuentes, tamaños y colores

Si tienes conocimientos de HTML/PHP, puedes crear tus propias plantillas.

6. Diccionarios: monedas, unidades, impuestos

Ruta: Configuración > Diccionarios

Los diccionarios contienen valores predefinidos que se usan en todo el sistema. Adaptarlos a tu contexto local hace que Dolibarr sea más eficaz.

Puntos clave:

• Definir moneda por defecto y tipo de cambio

• Configurar el IVA u otros impuestos

• Establecer unidades de medida (horas, piezas, kg, etc.)

Una configuración precisa reduce errores en presupuestos, facturas e inventario.

7. Configuración del correo electrónico (SMTP)

Ruta: Configuración > Correo electrónico

Dolibarr puede enviar correos directamente (presupuestos, facturas), pero solo si el servidor SMTP está bien configurado.

Datos necesarios:

• Dirección del servidor SMTP

• Puerto (normalmente 587 o 465)

• Credenciales de acceso

• Nombre del remitente y dirección de respuesta

Una buena configuración garantiza la entrega de correos y evita que acaben como spam.

8. Reglas de numeración

Ruta: Configuración > Módulos > [Módulo] > Numeración

Dolibarr permite definir esquemas de numeración personalizados para facturas, presupuestos, pedidos, etc.

Opciones:

• Prefijos (ej. FAC-, PRES-, PED-)

• Número de inicio (por ejemplo, desde 1000 en lugar de 1)

• Incluir año o mes en el número

Una numeración coherente facilita la organización y el seguimiento de documentos.

9. Condiciones y métodos de pago

Ruta: Configuración > Diccionarios > Condiciones de pago

Tener condiciones de pago estandarizadas ahorra tiempo y evita malentendidos.

A definir:

• Plazos (30 días, pago inmediato, etc.)

• Métodos aceptados (transferencia, tarjeta, PayPal)

• Condiciones predeterminadas por cliente

Unas reglas claras facilitan la gestión del flujo de caja.

10. Seguridad y copias de seguridad

Ruta: depende del entorno de alojamiento

No es una configuración interna de Dolibarr, pero es fundamental.

Seguridad:

• Eliminar la carpeta /install/ después de la instalación

• Activar HTTPS

• Usar contraseñas fuertes y activar 2FA si es posible

Copias de seguridad:

• Programar backups automáticos con cron

• Guardar copias fuera del servidor (Dropbox, S3 ...)

• Probar restauraciones con regularidad

Hay módulos y scripts externos para automatizar estas tareas.

Conclusión

Dolibarr es uno de los sistemas ERP/CRM de código abierto más potentes y flexibles. Pero como cualquier herramienta potente, su eficacia depende de cómo se configure.

Estas diez configuraciones son la base de un sistema seguro, organizado y listo para usar. Ajustarlas desde el principio te ahorrará mucho tiempo en el futuro.

Ya gestiones una consultoría, una tienda online o una asociación, estos ajustes te ayudarán a empezar con buen pie. Dolibarr crece contigo y puedes modificar la configuración según cambien tus necesidades.

Una vez que tengas lo básico, podrás explorar funciones avanzadas, módulos adicionales e integraciones para llevar tu gestión empresarial al siguiente nivel.

Empieza con buen pie, mantente organizado — y deja que Dolibarr trabaje para ti.