Dolibarr ERP & CRM es una suite de gestión empresarial de código abierto que simplifica las operaciones para pequeñas y medianas empresas, autónomos y organizaciones sin ánimo de lucro. Gracias a su estructura modular, interfaz fácil de usar y una amplia gama de funciones (desde la facturación hasta la gestión de personal), Dolibarr es una solución ERP potente y accesible.

Esta guía de inicio rápido está diseñada para usuarios que utilizan Dolibarr por primera vez. Con los siguientes pasos y consejos, podrás configurar tu instancia de Dolibarr sobre una base sólida adaptada a las necesidades de tu organización.

Paso 1: ¿Qué es Dolibarr?

Antes de comenzar con la configuración, es importante entender qué ofrece Dolibarr. A diferencia de los sistemas ERP monolíticos, Dolibarr funciona por módulos. Solo activas las funciones que realmente necesitas, lo que mantiene la interfaz limpia y mejora el rendimiento.

Funcionalidades principales:

• Gestión de relaciones con clientes (CRM)

• Facturación y gestión de pagos

• Presupuestos y pedidos

• Gestión de inventarios

• Proyectos y tareas

• Contabilidad

• Gestión de recursos humanos

• Soporte de extensiones a través de Dolistore

Dolibarr puede instalarse localmente, en hosting compartido, mediante Docker o en la nube. Crece junto con tu negocio.

Paso 2: Primer acceso y ajustes iniciales

Después de instalar Dolibarr y eliminar la carpeta /install/ (por motivos de seguridad), accede con las credenciales de administrador creadas durante la instalación.

Serás redirigido al panel principal desde donde podrás adaptar el sistema a tu empresa.

Acciones iniciales:

• Establecer el idioma y la zona horaria

• Ir a Inicio > Configuración > Empresa/Organización para introducir nombre, dirección, logotipo e información legal de la empresa

• Configurar el año fiscal y la moneda

Estos parámetros se usarán en todos los documentos y procesos.

Paso 3: Activar los módulos esenciales

Dolibarr comienza con funciones mínimas activadas. Accede a Inicio > Configuración > Módulos/Aplicaciones y activa solo lo necesario.

Módulos recomendados para empezar:

• Terceros (clientes y proveedores)

• Productos/Servicios

• Facturas

• Presupuestos

• Pedidos

• Banco/Caja

Cada módulo tiene sus propias configuraciones que puedes ajustar tras la activación.

Paso 4: Añadir usuarios y asignar roles

Si usas Dolibarr en solitario, puedes saltarte este paso. Para entornos de equipo, ve a Usuarios y Grupos > Nuevo usuario.

Ejemplos de roles:

• Ventas

• Contabilidad

• Gestión de proyectos

• Administrador

Asigna a cada usuario permisos específicos para limitar el acceso solo a lo necesario.

Paso 5: Crear catálogo de productos y servicios

En Productos/Servicios, añade los artículos que ofreces. Dolibarr admite productos físicos, servicios por horas o suscripciones.

Datos necesarios:

• Nombre y referencia

• Descripción

• Precio (con o sin IVA)

• Tipo (producto o servicio)

• Stock disponible (si aplica)

También puedes asociar proveedores, gestionar almacenes, definir códigos de barras y atributos personalizados.

Paso 6: Registrar clientes y proveedores

Accede a Terceros > Nuevo tercero para añadir clientes, proveedores o socios.

Campos útiles:

• Nombre de empresa o persona

• Persona de contacto

• Direcciones de facturación y envío

• NIF o número de IVA

• Condiciones y métodos de pago

Tener datos bien registrados simplifica los presupuestos, facturas y acciones de CRM.

Paso 7: Crear y enviar documentos

Con los datos registrados, puedes generar:

• Presupuestos

• Pedidos

• Facturas

Los documentos pueden descargarse en PDF, enviarse por correo electrónico o imprimirse. Para personalizar las plantillas, ve a Configuración > Módulos > Facturas/Presupuestos y selecciona un diseño.

Verifica la configuración SMTP en Configuración > Correo electrónico para poder enviar emails.

Paso 8: Configurar pagos y cuentas bancarias

En Banco y Caja, añade las cuentas bancarias de tu empresa. Puedes:

• Registrar pagos (completos o parciales)

• Conciliar extractos bancarios

• Generar informes por cuenta

También puedes definir métodos de pago aceptados como transferencia, tarjeta o PayPal.

Paso 9: Gestión de proyectos y tareas

Si trabajas por proyectos, activa el módulo Proyectos. Te permitirá:

• Crear proyectos y asignar responsables

• Añadir tareas con fechas límite

• Asociar documentos o clientes

• Controlar progreso y presupuestos

Incluye seguimiento de tiempos y gestión de recursos, ideal para agencias y proveedores de servicios.

Paso 10: Gestión de inventario y almacén

Para empresas basadas en productos, el módulo de almacén es esencial. Permite:

• Controlar existencias

• Gestionar ubicaciones de almacén

• Establecer mínimos y alertas

• Realizar traspasos y ajustes de stock

Los movimientos se registran automáticamente con ventas o compras.

Paso 11: Personalizar el sistema

Dolibarr es altamente personalizable. En Configuración > Otros parámetros puedes:

• Definir numeración de documentos

• Ajustar valores predeterminados

• Elegir colores y temas visuales

También puedes ampliar funcionalidades con módulos de Dolistore para facturación recurrente, informes avanzados o integración e-commerce.

Paso 12: Automatización y planificación

Dolibarr admite procesos automáticos. Puedes programar:

• Copias de seguridad regulares

• Facturas o tareas recurrentes

• Recordatorios para facturas pendientes

Los cron jobs se configuran desde el servidor o el panel de hosting.

Paso 13: Importar y exportar datos

Para migrar desde otro sistema o cargar datos existentes, ve a Herramientas > Importar/Exportar. Dolibarr permite:

• Importar CSV para clientes, productos, facturas...

• Plantillas de exportación personalizadas

• Integración vía API con sistemas externos

Asegúrate de que los encabezados de columna coincidan con el formato esperado al importar.

Paso 14: Buenas prácticas de seguridad

Proteger los datos es clave. Además de los permisos de usuario, se recomienda:

• Usar HTTPS

• Eliminar la carpeta /install/ después de instalar

• Realizar copias de seguridad con frecuencia

• Restringir accesos de administrador

• Usar contraseñas fuertes y activar 2FA si es posible

Dolibarr puede integrarse con firewalls y sistemas de detección de intrusos a nivel servidor.

Paso 15: Recursos de ayuda y formación

Dolibarr cuenta con una comunidad global activa. Si tienes dudas, no estás solo.

Recursos útiles:

• Wiki oficial de Dolibarr

• Foros comunitarios

• Tutoriales en YouTube

• Blogs y guías de terceros

• Soporte y formación con socios oficiales

Guarda estos recursos y considera crear documentación interna para tu equipo.

Conclusión: de la instalación al uso

Tu primera sesión con Dolibarr es la base para una gestión más eficiente. Con un poco de preparación, accedes a herramientas que ahorran tiempo y mejoran procesos.

Ya sea para ventas, compras o consultoría, Dolibarr evoluciona contigo. El sistema se puede ampliar con módulos, integraciones y acceso móvil.

La clave es empezar simple: activa lo necesario, mantén los datos limpios y expande gradualmente.

Bienvenido a una forma más inteligente de gestionar tu negocio — con Dolibarr.