Crear un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) para tu empresa puede parecer un proyecto complejo que requiere meses de desarrollo y miles de euros. Sin embargo, gracias a plataformas de código abierto como Dolibarr, es posible configurar un ERP completo y funcional, adaptado a tu negocio, en tan solo un día. Dolibarr ofrece una solución modular, fácil de usar y escalable que cubre CRM, facturación, gestión de inventarios, recursos humanos y mucho más.

En esta guía detallada te mostraremos paso a paso cómo implementar un ERP con Dolibarr en solo 24 horas. Ya seas una startup, autónomo, pequeña empresa u organización, esta guía te ayudará a desplegar rápidamente un sistema fiable y profesional.

¿Qué es Dolibarr?

Dolibarr ERP & CRM es una suite de software de código abierto para pequeñas y medianas empresas. Integra varios módulos para:

• Gestión de relaciones con clientes (CRM)

• Presupuestos y pedidos

• Facturación y pagos

• Inventario y almacenes

• Gestión de proyectos y tareas

• Recursos humanos

• Contabilidad (básica y avanzada)

• Integración con comercio electrónico

Dolibarr se puede instalar localmente, en un VPS en la nube o a través de un proveedor SaaS preconfigurado. Es ligero, rápido y cuenta con actualizaciones frecuentes por parte de una comunidad activa.

Hora 1: Preparar el entorno

Elige tu opción de alojamiento:

Opciones:

• Instalación local con XAMPP, WAMP o MAMP (para pruebas)

• Servidor VPS en la nube (recomendado para producción)

• Alojamiento compartido con Softaculous

• Proveedor SaaS de Dolibarr (por ejemplo, DoliCloud)

Para la mayoría, un VPS con Ubuntu 20.04+, Apache, MySQL y PHP 7.4+ es ideal.

Lista de comprobación:

• Instala Apache, MySQL y PHP

• Crea una base de datos MySQL y un usuario

• Descarga la última versión de Dolibarr desde https://www.dolibarr.org

• Extrae los archivos en el directorio web (por ejemplo: /var/www/html/dolibarr)

• Abre el instalador en el navegador (http://tudominio.com/dolibarr/install)

Completa el asistente de instalación y elimina la carpeta /install por seguridad.

Hora 2: Configurar los datos de la empresa

Después de iniciar sesión como administrador, ve a Inicio > Configuración > Empresa/Organización y completa:

• Nombre de la empresa

• Logotipo

• Dirección

• Número de registro

• NIF/IVA (si corresponde)

• Zona horaria y moneda

Estos datos aparecerán automáticamente en los documentos (facturas, presupuestos, pedidos, etc.).

Hora 3: Activar módulos esenciales

Ve a Configuración > Módulos para activar:

Módulos recomendados:

• Terceros (clientes y proveedores)

• Productos/Servicios

• Presupuestos

• Pedidos

• Facturas

• Banco/Caja

• Proyectos (si gestionas tareas)

• Inventario

Configura ajustes básicos como numeración, tipos de IVA y condiciones de pago.

Hora 4: Crear usuarios y roles

Si trabajas en equipo, accede a Usuarios y Grupos:

• Crea un usuario para cada miembro del equipo

• Agrúpalos (Ventas, Finanzas, Administración)

• Asigna permisos módulo por módulo

Evita compartir la cuenta de administrador. Los accesos basados en roles mejoran la seguridad.

Hora 5: Añadir productos y servicios

En Productos/Servicios, introduce tus ofertas:

• Nombre

• Código de referencia

• Descripción

• Precio (sin/con impuestos)

• Tipo: producto o servicio

• Stock (opcional)

Para productos físicos, define almacenes y cantidades mínimas.

Hora 6: Registrar clientes y proveedores

En el módulo Terceros, crea tus contactos:

• Una ficha por empresa o persona

• Estado (cliente, proveedor o ambos)

• Condiciones de pago

• Contacto, direcciones, teléfono, email

Usa importación CSV si tienes datos previos.

Horas 7–8: Personalizar plantillas de documentos

Dolibarr ofrece plantillas PDF para documentos comerciales.

Pasos:

• Abre Configuración > Módulos > Facturas (o Presupuestos)

• Elige un modelo (Crabe, Azur, etc.)

• Añade el logotipo y los datos de la empresa

• Personaliza encabezados, pies de página y notas

Genera una factura de prueba para revisar el diseño.

Hora 9: Configurar formas de pago y cuentas bancarias

En Banco y Caja:

• Añade cuentas (nombre, IBAN, BIC)

• Define métodos de pago (transferencia, PayPal, etc.)

• Establece plazos estándar (por ejemplo, 30 días netos)

Esto facilita la gestión contable y los informes.

Hora 10: Probar un proceso de venta completo

Ejecuta el flujo completo:

1. Crear cliente

2. Generar presupuesto

3. Convertir en pedido

4. Emitir factura

5. Registrar pago

Todos los pasos se enlazan automáticamente.

Hora 11: Proyectos y tareas (opcional)

Si ofreces servicios:

• Activa el módulo de Proyectos

• Crea un proyecto

• Añade tareas, plazos, responsables

• Asocia documentos, facturas, archivos

Haz seguimiento del progreso, tiempo y presupuesto.

Horas 12–13: Gestión de inventario

Para productos físicos:

• Activa el módulo de Inventario

• Crea almacenes

• Introduce existencias iniciales

• Establece mínimos y alertas

• Registra movimientos internos

El stock se actualiza automáticamente con ventas o compras.

Hora 14: Automatizaciones y notificaciones

Dolibarr admite:

• Facturas recurrentes

• Recordatorios de pagos vencidos

• Notificaciones de proyectos/tareas

Configura cron jobs en tu servidor para acciones planificadas (copias de seguridad, correos, etc.).

Hora 15: Importar datos (opcional)

En Herramientas > Importar:

• Clientes

• Productos

• Facturas

Usa las plantillas CSV y asegúrate de asignar bien los campos.

Hora 16: Reforzar la seguridad

Buenas prácticas:

• Eliminar carpeta /install

• Activar HTTPS

• Copias de seguridad diarias

• Contraseñas seguras

• Limitar permisos de administrador

Opcional: firewall, fail2ban, backups externos.

Hora 17: Explorar módulos adicionales (Dolistore)

Dolistore es el marketplace oficial de módulos. Módulos destacados:

• Contabilidad avanzada

• Diagramas de Gantt

• Marketing por correo electrónico

• Punto de venta (POS)

• Integraciones e-commerce (Prestashop, WooCommerce)

Instalación desde el panel de administración.

Horas 18–19: Prueba completa del sistema

Haz un recorrido completo:

• Lead → Cliente

• Añadir producto

• Presupuesto → Pedido → Factura

• Registrar pago

• Comprobar inventario

• Crear proyecto y tarea

Verifica que todo funcione correctamente.

Hora 20: Backups y monitoreo

Configura tu estrategia de respaldo:

• Exportación de base de datos por cron

• Copias de seguridad de archivos

• Almacenamiento externo (Dropbox, Google Drive, etc.)

Usa herramientas como UptimeRobot o Netdata para supervisión.

Horas 21–22: Formación del equipo

Incluso un ERP sencillo necesita formación. Crea guías rápidas:

• Cómo añadir clientes

• Cómo facturar

• Cómo registrar pagos

• Cómo gestionar inventario

Capacita a los usuarios clave y establece un canal de soporte.

Hora 23: Personalizar la interfaz

Finaliza tu sistema:

• Selecciona un tema visual

• Ajusta el panel de control

• Reorganiza menús

• Define idioma y moneda por usuario

El sistema debe reflejar tu identidad empresarial.

Hora 24: ¡En producción!

Tu ERP con Dolibarr está listo tras un solo día.

Lista final:

• SSL activo

• Backups configurados

• Equipo capacitado

• Módulos probados

• Acceso móvil funcional

Enhorabuena: has ahorrado tiempo y dinero con una solución escalable.

Conclusión

Crear un ERP en un día ya no es un mito. Con Dolibarr y una planificación adecuada puedes lanzar un sistema profesional, flexible, sin escribir ni una línea de código.

Desde ventas hasta contabilidad, pasando por inventarios, Dolibarr centraliza tus operaciones para que te enfoques en lo esencial: hacer crecer tu negocio.

Tanto si estás empezando como si modernizas tu gestión, Dolibarr es el camino más rápido para tu ERP — hoy mismo.