Dolibarr ERP & CRM est une suite de gestion d'entreprise open source qui simplifie les opérations pour les petites et moyennes entreprises, les travailleurs indépendants et les associations. Grâce à sa structure modulaire, son interface intuitive et sa large gamme de fonctionnalités — de la facturation à la gestion RH — Dolibarr s’impose comme une solution ERP puissante et accessible.

Ce guide de démarrage rapide complet est conçu pour les utilisateurs qui lancent Dolibarr pour la première fois. En suivant les étapes et conseils ci-dessous, vous mettrez en place votre instance Dolibarr sur une base solide, adaptée aux besoins de votre organisation.

Étape 1 : Comprendre ce qu’est Dolibarr

Avant de plonger dans la configuration, il est essentiel de comprendre ce que propose Dolibarr. Contrairement aux ERP monolithiques, Dolibarr fonctionne de manière modulaire. Vous activez uniquement les fonctionnalités nécessaires, ce qui garde l’interface légère et optimise les performances.

Fonctionnalités principales :

• Gestion de la relation client (CRM)

• Facturation et gestion des paiements

• Commandes et devis

• Gestion des stocks

• Projets et tâches

• Comptabilité

• Gestion RH et des employés

• Prise en charge de modules tiers via Dolistore

Dolibarr peut être hébergé localement, sur un hébergement mutualisé ou via Docker ou des services cloud. Il est conçu pour évoluer avec votre entreprise.

Étape 2 : Première connexion et configuration initiale

Une fois Dolibarr installé et le dossier /install/ supprimé (pour des raisons de sécurité), connectez-vous avec les identifiants admin créés lors de l’installation.

Vous serez dirigé vers le tableau de bord principal où vous pourrez adapter le système à votre entreprise.

Actions à effectuer immédiatement :

• Définir la langue et le fuseau horaire par défaut

• Aller dans Accueil > Configuration > Société/Organisation pour saisir le nom, l’adresse, le logo et les informations légales de votre entreprise

• Configurer l’exercice fiscal et la devise

Ces paramètres de base seront utilisés dans l’ensemble de vos documents et processus.

Étape 3 : Activer les modules essentiels

Dolibarr n’active que le strict minimum au départ. Accédez à Accueil > Configuration > Modules/Applications et activez uniquement ceux qui correspondent à vos besoins.

Modules recommandés pour débuter :

• Tiers (gestion des clients et fournisseurs)

• Produits/Services

• Factures

• Devis/Propositions

• Commandes

• Banque/Caisse

Chaque module a ses propres paramètres à personnaliser après activation. Prenez le temps de les configurer selon votre organisation.

Étape 4 : Ajouter des utilisateurs et attribuer des rôles

Si vous êtes le seul utilisateur, vous pouvez ignorer cette étape. Pour un environnement multi-utilisateurs, allez dans Utilisateurs & Groupes > Nouvel utilisateur.

Exemples de rôles à créer :

• Commercial

• Comptable

• Chef de projet

• Administrateur

Vous pouvez attribuer des permissions spécifiques à chaque rôle pour restreindre l'accès à certaines fonctionnalités.

Étape 5 : Saisir votre catalogue de produits ou services

Dans Produits/Services, ajoutez les biens ou services que vous proposez. Dolibarr prend en charge la vente de produits physiques, les services à l’heure ou les abonnements.

Informations à saisir :

• Nom et référence

• Description

• Prix (TTC ou HT)

• Type (produit ou service)

• Quantité en stock (si applicable)

Vous pouvez aussi associer des fournisseurs, gérer les entrepôts et définir des codes-barres ou attributs personnalisés.

Étape 6 : Créer vos premiers clients et fournisseurs

Accédez à Tiers > Nouveau tiers pour ajouter vos clients, fournisseurs ou partenaires.

Champs utiles :

• Nom de l’entreprise ou de la personne

• Contact principal

• Adresses de facturation et de livraison

• Numéros d’identification fiscale

• Conditions et modes de paiement

Des fiches bien remplies facilitent les devis, les factures et les activités CRM.

Étape 7 : Créer et envoyer des documents

Une fois vos données saisies, vous pouvez générer :

• Devis/Propositions

• Commandes

• Factures

Chaque document peut être téléchargé en PDF, envoyé par e-mail ou imprimé. Pour personnaliser les modèles, allez dans Configuration > Modules > Factures/Devis et choisissez un modèle.

Assurez-vous que la configuration SMTP est correcte via Configuration > E-mail pour l’envoi des messages.

Étape 8 : Configurer les paiements et comptes bancaires

Dans Banque & Caisse, ajoutez les comptes bancaires de l’entreprise. Vous pouvez :

• Enregistrer les paiements (partiels ou complets)

• Rapprocher les relevés bancaires

• Générer des rapports par compte

Définissez également les types de paiement acceptés : virement, carte, PayPal...

Étape 9 : Gérer projets et tâches

Si votre activité est orientée projet, activez le module Projets. Vous pourrez :

• Créer des projets et désigner des responsables

• Ajouter des tâches avec échéances

• Lier des documents ou clients associés

• Suivre l’avancement et les budgets

Le suivi du temps et la gestion des ressources sont inclus, ce qui est idéal pour les agences et prestataires de services.

Étape 10 : Gérer les stocks et l’inventaire

Pour les entreprises axées produits, activez le module inventaire. Il vous permet de :

• Suivre les niveaux de stock

• Gérer les entrepôts

• Définir des seuils minimums et alertes

• Effectuer des transferts ou ajustements

Les mouvements de stock sont enregistrés automatiquement lors des ventes ou achats.

Étape 11 : Personnaliser le système

Dolibarr est hautement personnalisable. Allez dans Configuration > Autres paramètres pour ajuster :

• Les règles de numérotation des documents

• Les valeurs par défaut

• Les couleurs et l’apparence de l’interface (thèmes)

Vous pouvez également explorer les modules tiers sur Dolistore pour des besoins spécifiques (facturation récurrente, rapports personnalisés, e-commerce...).

Étape 12 : Automatiser et planifier

L’automatisation est un point fort de Dolibarr. Vous pouvez programmer :

• Sauvegardes automatiques

• Factures et tâches récurrentes

• Rappels par e-mail pour factures impayées

Les tâches cron peuvent être configurées via votre serveur ou panneau d’hébergement.

Étape 13 : Importer et exporter des données

Pour migrer depuis un autre outil ou charger des données existantes, utilisez Outils > Import/Export. Dolibarr permet :

• L’importation CSV de clients, produits, factures...

• Des modèles d’export personnalisés

• L’intégration via API avec des outils externes

Vérifiez que les entêtes de colonnes correspondent au format attendu avant d’importer.

Étape 14 : Bonnes pratiques de sécurité

La protection de vos données est essentielle. Dolibarr inclut une gestion des accès utilisateurs, mais il faut aussi :

• Utiliser le protocole HTTPS

• Supprimer le dossier /install/ après installation

• Sauvegarder régulièrement la base de données

• Limiter les droits admin

• Utiliser des mots de passe solides et activer la 2FA si possible

Dolibarr peut aussi s’intégrer à des pare-feux ou systèmes de détection d’intrusion côté serveur.

Étape 15 : Ressources de formation et d’aide

Dolibarr dispose d’une communauté mondiale active. Si vous avez une question, vous n’êtes pas seul.

Ressources utiles :

• Wiki officiel Dolibarr

• Forums communautaires

• Tutoriels YouTube

• Blogs et guides tiers

• Support et formations via les partenaires

Pensez à enregistrer ces liens et même à créer une documentation interne pour votre équipe.

Conclusion : de l’installation à l’exploitation

Votre première session sur Dolibarr est la base d’une gestion plus efficace. Avec un peu de préparation, vous accédez à des outils qui vous feront gagner du temps et amélioreront vos processus.

Que vous gériez les ventes, les achats ou une activité de conseil, Dolibarr évolue avec vous. Le système est prêt à s’étendre — modules supplémentaires, intégrations ou accès mobile.

La clé du succès est de commencer simplement : activez l’essentiel, saisissez des données propres, et ajoutez des fonctionnalités au fur et à mesure.

Bienvenue dans une nouvelle façon plus intelligente de gérer votre entreprise — avec Dolibarr.