Cuando se trata de software ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y CRM (Gestión de Relaciones con Clientes) para pequeñas empresas, Dolibarr destaca como una solución de código abierto potente y flexible. Su estructura modular, interfaz intuitiva y facilidad de uso lo convierten en una opción ideal para emprendedores y pequeños equipos que necesitan organización sin complicaciones.
Si acabas de instalar Dolibarr y te preguntas cómo configurarlo rápidamente para tu negocio, esta guía paso a paso te mostrará cómo hacerlo en menos de una hora. Ya sea que dirijas una tienda minorista, una consultora o una empresa de servicios, esta guía te ayudará a adaptar Dolibarr a tus necesidades prácticas.
Aquí tienes una guía lógica y estructurada con pasos fáciles de seguir.
1. Entender la estructura: los módulos lo son todo
Primero, es importante saber que Dolibarr es modular. Esto significa que puedes activar solo las funciones que necesitas, manteniendo el sistema ligero y eficiente.
Módulos clave para pequeñas empresas:
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Terceros (clientes/proveedores)
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Productos/Servicios
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Facturas
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Presupuestos
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Pedidos
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Proyectos
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Banco/Caja
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Informes de gastos
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Personal (si tienes empleados)
Cómo activar módulos:
Ve a Inicio > Configuración > Módulos/Aplicaciones. Activa solo lo que realmente necesitas.
Para la mayoría de pequeñas empresas, los módulos de Terceros, Facturas, Pedidos y Productos son esenciales.
2. Configurar el perfil de la empresa (10 minutos)
Ve a Inicio > Configuración > Empresa/Organización. Introduce el nombre legal de la empresa, dirección, teléfono, correo electrónico y sube tu logotipo. Estos datos aparecerán en facturas y presupuestos.
Campos importantes:
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Nombre y dirección de la empresa
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Identificación fiscal (por ejemplo, NIF o IVA)
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Moneda predeterminada
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Datos del ejercicio fiscal
Una configuración adecuada garantiza documentos legales y con imagen profesional.
3. Establecer monedas, impuestos e idiomas (5 minutos)
Ve a Configuración > Diccionarios para definir la moneda predeterminada y los tipos impositivos.
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Moneda: Selecciona la moneda de tu negocio (ej. EUR, USD).
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Impuestos: Define los tipos de IVA o impuestos locales.
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Idiomas: Elige el idioma de la interfaz para ti y tus clientes.
Así garantizas precisión legal y financiera.
4. Añadir usuarios y gestionar permisos (10 minutos)
Si eres el único usuario, puedes saltarte este paso. Para equipos, ve a Usuarios & Grupos > Nuevo usuario y crea cuentas individuales.
Buenas prácticas:
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Crear grupos (Ventas, Administración, RRHH, etc.)
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Asignar módulos y permisos por grupo
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Usar contraseñas seguras y nombres únicos
Una buena gestión de roles mejora la seguridad y claridad operativa.
5. Crear productos y servicios (10 minutos)
Ve a Productos/Servicios > Nuevo producto para añadir lo que vendes.
Para cada producto/servicio:
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Nombre
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Código de referencia
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Precio (con/sin impuestos)
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Descripción
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Tipo (producto o servicio)
También puedes añadir stock, proveedores o números de serie.
Para empresas de servicios, incluye horas, paquetes o entregables.
6. Añadir clientes y proveedores (10 minutos)
En el módulo Terceros, crea fichas para tus clientes y proveedores.
Campos recomendados:
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Empresa o nombre de la persona
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Persona de contacto
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Correo/ Teléfono
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Dirección de facturación y envío
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Condiciones de pago
Cuanta más información registres, más fácil será facturar y comunicarte.
Si ya tienes datos, usa la herramienta de importación CSV desde Herramientas > Importar.
7. Personalizar plantillas de documentos (5 minutos)
Ve a Configuración > Módulos > Facturas/Presupuestos y elige una plantilla.
Elementos personalizables:
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Logotipo de empresa
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Texto de cabecera y pie de página
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Fuentes y diseño
Puedes previsualizar antes de aplicar. Así tus documentos tendrán una imagen profesional y coherente.
8. Configurar métodos de pago y cuentas bancarias (5 minutos)
En Banco & Caja > Nueva cuenta, introduce tus cuentas bancarias.
También define métodos de pago aceptados (transferencia, tarjeta, PayPal).
Estas opciones aparecerán en facturas e informes financieros.
9. Ajustar valores por defecto y automatización (5 minutos)
Ve a Inicio > Configuración > Otras configuraciones para ajustar:
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Idioma por defecto
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Zona horaria
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Formatos de numeración de documentos
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Plazos de vencimiento estándar
También puedes configurar recordatorios, IVA automático o facturación recurrente.
10. Probar un flujo completo (10 minutos)
Para validar que todo funciona:
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Crea un cliente de prueba
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Añade un producto o servicio
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Crea un presupuesto
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Convierte a pedido
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Convierte el pedido en factura
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Registra un pago
Así verificas tu configuración paso a paso.
Bonus: Seguridad y copias de seguridad
Desde el principio considera:
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Activar HTTPS si no lo has hecho
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Eliminar la carpeta /install por seguridad
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Programar copias de seguridad automáticas (cron o plugin)
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Configurar SMTP para enviar facturas por email desde Dolibarr
Un ERP seguro y respaldado es un ERP confiable.
Módulos adicionales para más adelante
Una vez operativo, puedes expandir Dolibarr con:
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POS (punto de venta): para tiendas físicas
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Inventario: gestión detallada de stock
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Contratos/Suscripciones: para servicios periódicos
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Email marketing: boletines y comunicación
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Dolistore: instala módulos externos según tus necesidades
Dolibarr crece contigo.
Conclusión
No necesitas un equipo técnico ni un consultor para empezar con Dolibarr. Con una hora de trabajo enfocado, puedes configurar un sistema de gestión empresarial completo y adaptado a tu actividad.
Claves del éxito:
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Activar solo los módulos necesarios
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Introducir datos limpios y precisos
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Personalizar documentos con tu imagen
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Automatizar todo lo posible para ahorrar tiempo
Después, tendrás un sistema centralizado para clientes, productos, finanzas y facturación.
Ahora puedes centrarte en lo importante: hacer crecer tu negocio.
¿Necesitas ayuda más adelante? Los foros y la documentación de Dolibarr son muy útiles. Y cuando estés preparado, puedes añadir módulos o integrar herramientas externas con la API de Dolibarr.
Organízate. Trabaja rápido. Crece con inteligencia — con Dolibarr.