Installer Dolibarr ERP & CRM n’est que la première étape pour mettre en place un système de gestion efficace et structuré. Bien que le processus d’installation soit relativement simple et rapide, la véritable puissance de Dolibarr réside dans sa configuration. Cette plateforme open source offre une structure modulaire et flexible qui s’adapte à différents types d’activités — à condition d’être bien paramétrée.

Dans ce guide, nous allons passer en revue les 10 réglages les plus importants à ajuster immédiatement après l’installation. Que vous soyez un entrepreneur individuel, une PME en croissance ou une association, ces réglages garantissent que votre instance de Dolibarr est optimisée pour la productivité, la précision et la facilité d’utilisation.

1. Profil de l’entreprise/organisation

Emplacement : Accueil > Configuration > Société/Organisation

La première chose à configurer est l’identité de votre entreprise. Cette section contient le nom, les coordonnées, le logo, les numéros d’enregistrement et d’identification fiscale, et plus encore. Ces informations seront utilisées automatiquement sur tous vos documents — devis, factures, bons de livraison, etc.

Actions recommandées :

• Téléversez votre logo pour une cohérence visuelle

• Remplissez le nom, l’adresse et les identifiants légaux

• Définissez la devise et le fuseau horaire par défaut

Des données précises ici garantissent des documents professionnels et conformes.

2. Activer uniquement les modules nécessaires

Emplacement : Accueil > Configuration > Modules/Applications

Dolibarr est modulaire. N’activez que ce dont vous avez besoin pour garder une interface claire et éviter les lenteurs. Si vous activez tout dès le départ, l’interface peut devenir surchargée.

Modules souvent utilisés :

• Tiers (clients, fournisseurs)

• Produits/Services

• Devis/Propositions

• Factures

• Commandes

• Projets

• Banque/Caisse

Vous pourrez toujours activer d’autres modules plus tard, selon l’évolution de vos besoins.

3. Comptes utilisateurs et permissions

Emplacement : Utilisateurs & Groupes

Si plusieurs personnes accèdent à Dolibarr, il est essentiel de définir les rôles et permissions dès le départ.

Bonnes pratiques :

• Créez des groupes par fonction (Commercial, Comptabilité, Admin...)

• Assignez des permissions spécifiques à chaque groupe

• Ne pas utiliser le compte administrateur pour les tâches quotidiennes

Une bonne gestion des utilisateurs renforce la sécurité et la responsabilité.

4. Exercice fiscal et configuration comptable

Emplacement : Comptabilité > Configuration

Même si vous n’utilisez pas Dolibarr pour la comptabilité complète, il est important de bien définir votre exercice fiscal. Cela garantit une bonne gestion des rapports et de la conformité.

À faire :

• Définir les dates de début et de fin d’exercice

• Choisir les normes comptables (par exemple : comptabilité en partie double)

• Configurer les journaux, codes de taxe, et plans comptables si nécessaire

Cette base est cruciale pour les fonctions de facturation, de comptabilité et de reporting.

5. Modèles de documents

Emplacement : Configuration > Modules > Factures, Devis, Commandes

Dolibarr propose plusieurs modèles PDF intégrés pour les documents. Vous pouvez les personnaliser pour correspondre à votre identité visuelle.

À personnaliser :

• Choisir un modèle (Azur, Crabe, etc.)

• Ajouter logo, entête, pied de page, infos légales

• Modifier polices, tailles de texte, couleurs si nécessaire

Vous pouvez même créer vos propres modèles si vous avez des notions en HTML/PHP.

6. Dictionnaires : Devises, unités, taxes

Emplacement : Configuration > Dictionnaires

Les dictionnaires sont des listes prédéfinies utilisées dans tout le système. Les adapter à votre contexte local rend Dolibarr plus pertinent.

À configurer en priorité :

• Devise par défaut et taux de conversion

• Taux de TVA ou de taxes locales

• Unités de mesure (ex : heure, pièce, kg)

Une configuration correcte réduit les erreurs sur les devis, factures et stocks.

7. Configuration e-mail (SMTP)

Emplacement : Configuration > E-mail

Dolibarr peut envoyer des e-mails directement (devis, factures, alertes), mais cela ne fonctionne correctement que si le SMTP est bien paramétré.

Paramètres à saisir :

• Adresse du serveur SMTP

• Port (souvent 587 ou 465)

• Identifiants de connexion

• Nom de l’expéditeur et e-mail de réponse

Un bon paramétrage évite que vos e-mails finissent en spam.

8. Règles de numérotation

Emplacement : Configuration > Modules > [Module] > Numérotation

Dolibarr vous permet de définir des règles de numérotation pour chaque type de document : factures, devis, commandes, etc.

Options :

• Préfixe personnalisé (ex : FAC-, DEV-, CMD-)

• Numéro de départ (commencer à 1000 au lieu de 1)

• Inclure l’année ou le mois dans le numéro

Des numéros structurés facilitent le classement et la recherche de documents.

9. Conditions et modes de paiement

Emplacement : Configuration > Dictionnaires > Conditions de paiement

Standardiser vos paiements permet d’accélérer les transactions et de réduire les erreurs.

À définir :

• Conditions (Net 30, Paiement comptant, etc.)

• Moyens de paiement acceptés (virement, CB, PayPal)

• Conditions par défaut par client

Des règles claires simplifient la gestion de la trésorerie.

10. Sécurité & sauvegardes

Emplacement : dépend de votre environnement d’hébergement

Ce n’est pas un réglage dans Dolibarr, mais c’est fondamental.

À ne pas oublier :

• Supprimer le dossier /install/ après l’installation

• Activer le HTTPS sur votre site

• Utiliser des mots de passe forts et l’authentification à deux facteurs si possible

Sauvegardes :

• Mettre en place une tâche cron pour les exports automatiques

• Stocker les sauvegardes en dehors du serveur (ex : Dropbox, S3)

• Tester régulièrement la restauration

Il existe des modules et scripts externes pour automatiser les sauvegardes.

Conclusion

Dolibarr est l’un des ERP/CRM open source les plus puissants et adaptables. Mais comme tout outil performant, son efficacité dépend de sa configuration.

Ces 10 réglages sont les bases d’un système sécurisé, cohérent et prêt à l’emploi. Les configurer dès le début vous fera gagner un temps précieux à l’avenir.

Que vous gériez un cabinet de conseil, une boutique en ligne ou une association, ces ajustements vous aideront à démarrer sur de bonnes bases. L’avantage de Dolibarr, c’est sa capacité à évoluer avec vous — ajustez ces réglages selon vos besoins, au fil du temps.

Une fois ces fondamentaux en place, vous pourrez explorer des fonctions avancées, des modules complémentaires et des intégrations qui feront passer la gestion de votre activité à un niveau supérieur.

Démarrez bien, restez organisé, et laissez Dolibarr travailler pour vous.