Lorsqu’il s’agit de logiciels de gestion (ERP) et de gestion de la relation client (CRM) pour les petites entreprises, Dolibarr se distingue comme une solution open source puissante et flexible. Sa modularité, son interface intuitive et sa facilité d’utilisation en font un choix idéal pour les entrepreneurs et les petites équipes qui recherchent de la structure sans complexité.
Si vous venez d’installer Dolibarr et que vous vous demandez comment le configurer rapidement pour votre entreprise, ce guide étape par étape vous montrera comment le faire en moins d’une heure. Que vous dirigiez un commerce de détail, un cabinet de conseil ou une entreprise de services, ce guide vous aidera à adapter Dolibarr à vos besoins concrets.
Décomposons le processus en étapes logiques faciles à suivre.
1. Comprendre la structure : les modules sont essentiels
Avant de commencer, il est essentiel de comprendre que Dolibarr est modulaire. Cela signifie que vous pouvez activer uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin, ce qui rend le système léger et efficace.
Modules clés pour les petites entreprises :
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Tiers (clients/fournisseurs)
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Produits/Services
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Factures
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Propositions/Devis
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Commandes
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Projets
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Banque/Caisse
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Notes de frais
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Ressources humaines (si vous avez des employés)
Comment les activer :
Allez dans Accueil > Configuration > Modules/Applications. Activez uniquement ce qui est nécessaire.
Pour la plupart des petites entreprises, les modules Tiers, Factures, Commandes et Produits sont essentiels.
2. Configurer le profil de votre entreprise (10 minutes)
Allez dans Accueil > Configuration > Société/Organisation. Renseignez le nom légal de votre entreprise, son adresse, téléphone, email, et téléchargez votre logo. Ces informations apparaîtront sur les factures et devis.
Champs importants :
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Nom et adresse de l’entreprise
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Numéro d’identification fiscale (ex : numéro de TVA)
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Devise par défaut
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Paramètres de l’exercice fiscal
Une configuration correcte garantit que vos documents sont conformes légalement et reflètent l’image de votre marque.
3. Configurer les devises, taxes et langues (5 minutes)
Allez dans Configuration > Dictionnaires pour définir la devise par défaut et les taux de taxe applicables.
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Devise : Définissez la devise utilisée (ex : EUR, USD).
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Taux de taxe : Définissez les pourcentages de TVA ou taxes selon votre pays.
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Langues : Choisissez la langue de l’interface pour les utilisateurs et clients.
Cela garantit que vos transactions reflètent les exigences financières et légales de votre région.
4. Ajouter des utilisateurs et définir les permissions (10 minutes)
Si vous êtes le seul utilisateur, vous pouvez ignorer cette étape. Pour une équipe, allez dans Utilisateurs & Groupes > Nouvel utilisateur et créez des comptes séparés.
Bonnes pratiques :
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Créez des groupes (Ventes, Admin, RH, etc.)
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Attribuez les modules et permissions par groupe
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Utilisez des mots de passe sécurisés et des identifiants uniques
Une gestion claire des rôles améliore la sécurité et la responsabilisation.
5. Définir les produits et services (10 minutes)
Allez dans Produits/Services > Nouveau produit pour créer ce que vous vendez.
Pour chaque produit/service :
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Nom
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Code de référence
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Prix (TTC ou HT)
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Description
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Type (produit ou service)
Vous pouvez aussi définir les stocks, les fournisseurs ou les numéros de série si nécessaire.
Pour les activités de service, concentrez-vous sur les forfaits, heures de conseil ou livrables.
6. Ajouter vos clients et fournisseurs (10 minutes)
Dans le module Tiers, créez des fiches pour vos clients et fournisseurs.
Champs à inclure :
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Nom de l’entreprise ou de la personne
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Contact principal
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Email/téléphone
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Adresses de facturation et de livraison
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Conditions de paiement
Des fiches complètes facilitent la facturation et la communication.
Si vous avez déjà des données, utilisez l’outil d’import CSV dans Outils > Importations.
7. Personnaliser les modèles de documents (5 minutes)
Allez dans Configuration > Modules > Factures/Devis et choisissez un modèle de document.
Éléments personnalisables :
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Logo de l’entreprise
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Textes d’en-tête/pied de page
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Taille de police et mise en page
Vous pouvez prévisualiser les modèles avant de les appliquer. Cela garantit une image de marque cohérente et professionnelle.
8. Configurer les moyens de paiement et comptes bancaires (5 minutes)
Allez dans Banque & Caisse > Nouveau compte et définissez vos comptes bancaires.
Définissez aussi les modes de paiement acceptés (virement, carte, PayPal).
Ces informations seront utilisées pour les factures et les rapports financiers.
9. Ajuster les paramètres par défaut et l’automatisation (5 minutes)
Allez dans Accueil > Configuration > Autres paramètres pour peaufiner votre environnement :
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Langue par défaut
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Fuseau horaire
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Format de numérotation des documents
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Délais de paiement par défaut
Vous pouvez aussi automatiser les rappels, définir les règles de TVA, et créer des factures récurrentes.
10. Tester un cycle complet (10 minutes)
Pour valider votre configuration :
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Créez un client test.
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Ajoutez un produit ou service.
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Créez un devis.
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Transformez-le en commande.
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Transformez la commande en facture.
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Enregistrez un paiement.
Ce cycle complet vous permet de vérifier que tout fonctionne correctement.
Bonus : Conseils de sécurité et sauvegarde
Pensez immédiatement à :
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Activer HTTPS si ce n’est pas déjà fait
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Supprimer le dossier /install pour la sécurité
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Configurer des sauvegardes automatiques via cron ou plugins
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Configurer l’e-mail SMTP pour envoyer les factures depuis Dolibarr
Un ERP sécurisé et sauvegardé est un ERP fiable.
Modules additionnels à explorer plus tard
Une fois opérationnel, vous pouvez enrichir Dolibarr avec :
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POS (Point de vente) : pour les magasins physiques
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Inventaire : gestion détaillée des stocks
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Contrats/Abonnements : pour services récurrents
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Emailing : newsletters ou communication client
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Marketplace Dolistore : pour installer des modules tiers spécifiques
Dolibarr évolue avec vous.
Conclusion
Vous n’avez pas besoin d’une équipe technique ou d’un consultant ERP pour démarrer avec Dolibarr. En une heure concentrée, vous pouvez configurer un système de gestion d’entreprise complet et adapté à votre activité.
Les clés sont :
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Activer uniquement les modules nécessaires
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Saisir des données propres et précises
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Personnaliser les documents pour votre image
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Automatiser ce qui peut l’être pour gagner du temps
Une fois cela en place, vous disposez d’un système qui gère vos clients, vos produits, vos finances et vos factures.
Vous pouvez maintenant vous concentrer sur l’essentiel : développer votre entreprise.
Besoin d’aide plus tard ? Les forums et la documentation de Dolibarr sont d’excellentes ressources. Et une fois à l’aise, vous pourrez ajouter de nouveaux modules ou connecter des outils externes via l’API Dolibarr.
Soyez organisé. Allez vite. Développez intelligemment — avec Dolibarr.