Eine effiziente Lagerverwaltung ist entscheidend für den Erfolg jedes Unternehmens, das mit physischen Produkten arbeitet – sei es im Einzelhandel, in der Produktion, im Großhandel oder im Dienstleistungsbereich. Die Verwaltung von Lagerbeständen, die Verfolgung von Warenbewegungen, die Prognose der Nachfrage und das Vermeiden von Fehlbeständen oder Überbeständen wirken sich direkt auf die Rentabilität und die Kundenzufriedenheit aus. Mit einem ERP-System wie Dolibarr können Unternehmen ihre Lagerprozesse optimieren, Fehler reduzieren und eine Echtzeit-Transparenz über ihre Bestände erhalten.
Dolibarr ERP & CRM, eine leistungsstarke Open-Source-Plattform, bietet umfassende Funktionen für das Lager- und Bestandsmanagement – ideal für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Ganz gleich, ob Sie ein einziges Lager oder ein komplexes Netz von Standorten verwalten, Dolibarr bietet die nötigen Werkzeuge, um Produkte, Lieferanten, Bestellungen und die gesamte Logistik effizient zu steuern. In diesem Artikel stellen wir Ihnen bewährte Praktiken für die Lagerverwaltung mit Dolibarr vor und zeigen, wie Sie dessen Module optimal einsetzen.
Grundlagen der Lagerverwaltung in Dolibarr
Dolibarr ist modular aufgebaut, das heißt, Sie können nur die Funktionen aktivieren, die Sie tatsächlich benötigen. Die Lagerverwaltung erfolgt über mehrere miteinander verbundene Module wie Produkte und Dienstleistungen, Lagerbestand, Lagerorte, Lieferanten, Bestellungen, Versand und Barcodes.
Die Lagerstruktur in Dolibarr basiert auf folgenden Kernkomponenten:
-
Produkte und Dienstleistungen: Artikel, die Sie kaufen, verkaufen oder verwalten.
-
Lagerorte: Physische oder virtuelle Standorte, an denen Waren gelagert werden.
-
Bestände: Tatsächliche Mengen pro Produkt und Lagerort.
-
Bewegungen: Transaktionen wie Wareneingänge, Lieferungen oder Umlagerungen.
Eine saubere Konfiguration dieser Elemente ist Voraussetzung für eine korrekte Lagerführung und aussagekräftige Auswertungen.
Produkte korrekt anlegen
Bevor Sie mit der Lagerverwaltung beginnen können, müssen Sie Ihre Produktdaten korrekt pflegen. Diese Basisdaten sind entscheidend für die Nachverfolgbarkeit, Bewertung und automatische Bestellvorschläge.
In Dolibarr können Produkte entweder sein:
-
Physische Artikel (mit Lagerbestand)
-
Virtuelle Dienstleistungen (ohne Lagerbestand)
Für die Lagerführung sind physische Produkte relevant. Achten Sie darauf, folgende Felder zu pflegen:
-
Interne Referenz (Artikelnummer, SKU)
-
Bezeichnung und Beschreibung
-
Mengeneinheit (Stück, kg, Liter, etc.)
-
Einkaufs- und Verkaufspreis
-
Steuersätze (z. B. Mehrwertsteuer)
-
Lieferantenreferenzen
-
Mindestbestand
-
Haltbarkeit oder Produktionsdatum (falls relevant)
-
Seriennummern oder Chargen (wenn aktiviert)
Zusätzlich empfiehlt es sich, Produkte in Kategorien einzuordnen und bei Bedarf benutzerdefinierte Felder anzulegen.
Lagerorte anlegen und verwalten
In Dolibarr können Sie mehrere Lagerorte definieren, z. B. Lagerhallen, Verkaufsfahrzeuge, Regale oder externe Lagerplätze. Diese können real oder virtuell sein.
Best Practices:
-
Geben Sie eindeutige, sprechende Namen für jeden Lagerort
-
Weisen Sie verantwortliche Benutzer oder Teams zu
-
Strukturieren Sie große Lager nach Zonen oder Bereichen
-
Separieren Sie Rücksendungen, defekte Ware oder Proben
-
Beschränken Sie Benutzerrechte je Lagerstandort
Sobald eingerichtet, erlaubt Ihnen das System eine transparente Bestandsübersicht, Bewegungsverfolgung und automatische Warnungen bei Engpässen.
Wareneingang und Lagerzugänge erfassen
Wenn Sie Waren vom Lieferanten erhalten, sollten Sie diese korrekt im System erfassen – idealerweise über Lieferantenbestellungen oder manuelle Lagerbewegungen.
Möglichkeiten in Dolibarr:
-
Bestellungen validieren → automatischer Lagerzugang
-
Manuelle Bewegung (z. B. bei Korrekturen oder Inventuren)
-
CSV-Import bei großen Datenmengen
-
Schnittstellen zu Online-Shops oder Scannersystemen
Beim Wareneingang:
-
Überprüfen Sie die Mengen gegen die Bestellung
-
Erfassen Sie Chargen- oder Seriennummern
-
Prüfen Sie Qualität und Zustand der Ware
-
Validieren Sie Preis und Steuerinformationen
Nach der Bestätigung wird der Lagerbestand automatisch aktualisiert und der Vorgang historisiert.
Interne Lagerbewegungen
Nicht alle Bewegungen betreffen Lieferanten oder Kunden. Auch Umlagerungen, interne Entnahmen, Muster oder Verluste müssen im System dokumentiert werden.
Dolibarr bietet dafür:
-
Umlagerungen zwischen Lagerorten
-
Lagerkorrekturen nach Inventuren
-
Verbrauch interner Artikel
Empfohlene Vorgehensweise:
-
Bewegungsgründe dokumentieren
-
Benutzeraktionen nachverfolgen
-
Regelmäßige Inventuren planen
-
Abweichungen analysieren
-
Verluste oder Brüche systematisch erfassen
Diese Transparenz minimiert Schwund und verbessert die Kontrolle.
Warenausgänge automatisieren (Verkauf & Versand)
Wird ein Kundenauftrag oder eine Rechnung erstellt, kann Dolibarr automatisch einen Lieferschein erzeugen. Bei Versandbestätigung reduziert sich der Lagerbestand entsprechend.
Optimierung:
-
Lagerverfügbarkeit vor Auftragsannahme prüfen
-
Teillieferungen unterstützen
-
Versanddienstleister und Trackingnummern hinterlegen
-
Automatische Kundenbenachrichtigung
-
Lieferscheine und Packzettel drucken
Sie können zudem FIFO-Prinzipien oder bestimmte Lagerpräferenzen konfigurieren.
Lagerbewertung und Kostenkontrolle
Für Buchhaltung, Preisgestaltung und Analyse ist eine korrekte Bewertung des Lagerbestands unerlässlich.
Dolibarr unterstützt u. a.:
-
Standardkosten
-
Durchschnittlicher Einstandspreis
-
FIFO (mit Erweiterungen)
Für jedes Produkt:
-
Bewertungsmethode festlegen
-
Bewegungen mit Preisen dokumentieren
-
Abgleich mit Buchhaltung sicherstellen
Berichte:
-
Lagerwert je Lagerort
-
Produktwerte und Historie
-
Korrekturen und Inventurdifferenzen
Diese Informationen sind entscheidend für die Margenberechnung und Bilanz.
Sicherheitsbestand und automatische Nachbestellung
Um Fehlmengen zu vermeiden, können Sie folgende Parameter setzen:
-
Mindest- und Maximalbestand
-
Lieferzeiten pro Lieferant
-
Wiederbestellmengen
Dolibarr kann daraus:
-
Warnungen generieren
-
Bestellvorschläge automatisch erzeugen
-
Einkaufsvorgänge einleiten
Empfohlene Methoden:
-
ABC-Analyse für Prioritäten
-
Prognosen mit Verkaufsdaten abgleichen
-
Automatischer Nachschub bei Bestsellern
-
Vermeidung von Ladenhütern und Überalterung
Das spart Kosten und verhindert Lieferprobleme.
Chargen und Seriennummern verwalten
Für Branchen wie Pharma, Lebensmittel oder Elektronik ist Rückverfolgbarkeit essenziell.
Dolibarr bietet:
-
Seriennummern für Einzelartikel
-
Chargen für Produktgruppen
-
Rückverfolgung über den kompletten Lebenszyklus
-
Rückrufaktionen bei Mängeln
-
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
Einrichtung:
-
Funktion auf Produktebene aktivieren
-
Nummern bei Wareneingang erfassen
-
Bei Versand erneut dokumentieren
-
Anzeige auf Lieferscheinen/Rechnungen
Das erleichtert Qualitätssicherung und Kundenservice.
Barcode-Integration und Automatisierung
Mit passenden Modulen oder Drittanbieter-Apps unterstützt Dolibarr Barcode-Scanning.
Vorteile:
-
Schnelle, fehlerfreie Eingabe
-
Optimierter Kommissionierprozess
-
Vermeidung von Verwechslungen
-
Vereinfachte Inventuren
Empfehlungen:
-
Eindeutige Barcodes pro Produkt
-
Scanner oder Mobilgeräte verwenden
-
Etiketten direkt aus Dolibarr drucken
-
Einsatz im Wareneingang und Versand
Damit wird Dolibarr zu einem leistungsfähigen WMS-System.
Integration mit Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung
Lagerverwaltung ist eng verknüpft mit anderen Geschäftsbereichen. Dolibarr synchronisiert:
-
Verkaufsrechnungen mit Warenausgängen
-
Wareneingänge mit Einkaufsprozessen
-
Lagerwerte mit der Finanzbuchhaltung
Vorteile:
-
Keine doppelte Datenerfassung
-
Einheitliche Berichte
-
Automatisierte Abläufe vom Auftrag bis zur Zahlung
-
Weniger Fehler und Verzögerungen
Beispiel-Ablauf:
-
Kundenauftrag
-
Lagerprüfung
-
Versand & Lagerabgang
-
Rechnungsstellung
-
Buchungserfassung
Berichte und Dashboards für fundierte Entscheidungen
Dolibarr bietet zahlreiche Lagerberichte:
-
Bestände je Lager
-
Bewegungsverlauf
-
Nachzubestellende Artikel
-
Lagerwerte und Veränderungen
-
Langsam drehende Produkte
Dashboards zeigen u. a.:
-
Mindestbestand-Warnungen
-
Verfallende Artikel
-
Top-Seller
-
Verzögerte Lieferungen
Tipps:
-
Wöchentliche Auswertung wichtiger KPIs
-
Ergebnisse mit Teams teilen
-
Daten exportieren für BI-Analysen
-
Prognosen vs. Ist-Zahlen vergleichen
Das ermöglicht fundierte und strategische Entscheidungen.
Benutzerrechte und Sicherheitskontrollen
Dolibarr erlaubt:
-
Rechte je Benutzer oder Rolle
-
Begrenzter Zugriff auf Lagerorte
-
Steuerung wer Artikel bearbeiten darf
-
Nachverfolgung jeder Transaktion
Empfehlungen:
-
Keine gemeinsamen Benutzerkonten
-
Regelmäßige Rechte-Überprüfung
-
Genehmigungsprozesse für kritische Änderungen
So bleibt die Datenqualität und Sicherheit erhalten.
Dolibarr erweitern für komplexe Anforderungen
Ergänzende Module für:
-
Multi-Company-Stock
-
Produktionsplanung (BOM, Fertigung)
-
Erweiterte Logistik (Picken, Lageralterung)
-
Mobile Apps für Lagerprozesse
-
3PL-Anbindungen
-
Integration von Marktplätzen (Amazon, Shopify usw.)
Bezug über:
-
GitHub
-
Offizielle Partner
Achten Sie stets auf Kompatibilität und Support.
Fazit
Lagerverwaltung ist mehr als nur Artikel zählen – sie ist ein strategisches Werkzeug für Effizienz, Rentabilität und Kundenzufriedenheit. Mit Dolibarr ERP erhalten Unternehmen eine flexible, leistungsstarke und kostengünstige Lösung für professionelles Lager- und Bestandsmanagement.
Mit den in diesem Artikel vorgestellten Best Practices – von der Produkterfassung über Bewegungsbuchungen bis hin zur Auswertung – verwandeln Sie Dolibarr in ein zentrales Steuerungselement Ihrer Logistik.
Wenn Sie wachsen und Ihre Lagerprozesse verbessern möchten, ist Dolibarr eine ideale Plattform. Mit der richtigen Einrichtung, regelmäßiger Pflege und diszipliniertem Einsatz wird Ihr Lager vom Problem zur Stärke.