Une gestion efficace des stocks est essentielle à la réussite de toute entreprise traitant des produits physiques, que ce soit dans la vente au détail, la fabrication, la distribution ou les services. La gestion des niveaux de stock, le suivi des mouvements de produits, la prévision de la demande, et l’évitement des ruptures ou des excédents ont un impact direct sur la rentabilité et la satisfaction client. Grâce à un ERP comme Dolibarr, les entreprises peuvent rationaliser et automatiser leurs opérations liées aux stocks, réduire les erreurs manuelles et obtenir une visibilité en temps réel sur leurs produits.

Dolibarr ERP & CRM, une plateforme open source puissante, propose des fonctionnalités de gestion des stocks complètes, particulièrement adaptées aux petites et moyennes entreprises. Que vous gériez un seul entrepôt ou un réseau complexe de lieux de stockage, Dolibarr fournit les outils nécessaires pour garder le contrôle de vos produits, fournisseurs, commandes et logistique. Dans cet article, nous explorerons les meilleures pratiques pour gérer vos stocks avec Dolibarr et comment tirer pleinement parti de ses modules pour gagner en efficacité, précision et évolutivité.

Comprendre l’architecture de gestion des stocks dans Dolibarr

L’architecture de Dolibarr est modulaire et légère, ce qui vous permet d’activer uniquement les fonctionnalités dont vous avez besoin. La gestion des stocks repose sur plusieurs modules interconnectés comme Produits/Services, Stocks, Entrepôts, Fournisseurs, Commandes, Expéditions et Codes-barres.

La gestion des stocks dans Dolibarr s’articule autour de concepts clés :

• Produits et services : les articles que vous achetez, vendez ou gérez.

• Entrepôts : les lieux physiques ou virtuels de stockage.

• Stocks : les quantités physiques présentes dans chaque entrepôt.

• Mouvements : les transactions comme les réceptions, les livraisons ou les transferts internes.

En configurant correctement ces éléments, vous obtenez un système fidèle à la réalité opérationnelle et capable d’automatiser les processus et les rapports.

Configurer vos fiches produits efficacement

Avant de gérer votre inventaire, vous devez paramétrer correctement votre catalogue produits. Cette étape est cruciale pour garantir un suivi précis, une valorisation juste, et une bonne gestion des réapprovisionnements.

Chaque produit peut être défini comme :

• Un article physique (avec gestion de stock)

• Un service virtuel (sans gestion de stock)

Pour la gestion de stock, concentrez-vous sur les articles physiques et assurez-vous de bien définir :

• Référence interne (SKU)

• Nom et description du produit

• Unité de mesure (pièce, kg, lot, etc.)

• Prix d’achat et de vente

• Taux de TVA applicable

• Références fournisseurs

• Seuils de stock minimum

• Dates de fabrication ou de péremption (si applicable)

• Numéros de lot ou de série (si activé)

Assignez également vos produits à des catégories pour mieux les organiser, et ajoutez des champs personnalisés si besoin pour vos processus spécifiques.

Définir et gérer les entrepôts

Dolibarr permet de gérer plusieurs entrepôts (physiques ou virtuels). Il peut s’agir de bâtiments, pièces, véhicules, étagères, ou de stocks déportés chez des partenaires ou en consigne.

Bonnes pratiques :

• Donner des noms uniques et clairs à vos entrepôts

• Associer chaque entrepôt à un responsable ou une équipe

• Représenter la structure physique (zones, étagères) pour les grands entrepôts

• Séparer les zones de retour, d’échantillons ou de produits défectueux

• Restreindre les accès selon les rôles utilisateurs

Une fois configurés, les entrepôts permettent de suivre les niveaux de stock, d’historiser les mouvements, et de générer des alertes en cas de surstock ou de rupture.

Réception des produits et entrées en stock

Quand vous recevez des produits de vos fournisseurs, vous devez enregistrer leur arrivée via les commandes fournisseurs ou des mouvements manuels.

Dolibarr permet plusieurs méthodes :

1. Via des commandes fournisseurs validées (mise à jour automatique du stock)

2. Par mouvements manuels (ajustements ou inventaires)

3. En importation CSV (chargements en masse)

4. Via connecteurs tiers (e-commerce, lecteurs de codes-barres)

Il est recommandé de lier les réceptions à des commandes fournisseurs pour assurer la traçabilité, automatiser les coûts, et faciliter la comptabilité.

Pendant la réception :

• Vérifiez les quantités

• Renseignez les numéros de lot ou de série

• Contrôlez l’état des produits

• Confirmez les prix et les taxes

Une fois validée, la réception met à jour les stocks de l’entrepôt concerné et enregistre le mouvement.

Suivre les mouvements de stock internes

Tous les mouvements ne sont pas liés à des achats ou des ventes. Les transferts entre entrepôts, les échantillons donnés, les pertes ou corrections doivent aussi être enregistrés.

Le module Mouvements de stock permet :

• De transférer des produits entre entrepôts

• De corriger les niveaux après inventaire

• D’enregistrer la consommation interne ou les pertes

Meilleures pratiques :

• Utiliser des codes ou motifs pour chaque mouvement

• Affecter un utilisateur à chaque transaction

• Planifier des inventaires cycliques

• Comparer les quantités physiques aux données système

• Auditer les écarts régulièrement

Ce suivi rigoureux limite les écarts, évite les pertes et renforce la fiabilité des données.

Ventes et expéditions : automatiser les sorties de stock

Lorsqu’une commande client ou une facture est créée, Dolibarr peut générer automatiquement une expédition. La validation de cette expédition réduit le stock de l’article concerné.

Optimisation du cycle commande-livraison :

• Lier la commande à la disponibilité réelle du stock

• Utiliser le module d’expédition pour gérer les livraisons partielles ou complètes

• Définir les transporteurs, frais et numéros de suivi

• Automatiser l’envoi des emails clients

• Imprimer les bons de livraison

• Synchroniser avec votre e-commerce si applicable

Vous pouvez également appliquer des règles FIFO (premier entré, premier sorti), gérer les lots, ou définir un entrepôt prioritaire pour la préparation.

Valorisation des stocks et contrôle des coûts

La valorisation des stocks est essentielle pour la comptabilité, la gestion des marges et les décisions financières. Dolibarr prend en charge plusieurs méthodes :

• Coût standard (prix fixe par unité)

• Coût moyen pondéré

• FIFO (via modules externes)

Il faut :

• Choisir une méthode par produit

• Suivre tous les mouvements avec leurs coûts

• Reconciler la valeur de stock avec les comptes comptables (si module compta activé)

Les rapports de valorisation incluent :

• Quantités et valeurs par entrepôt

• Valeur totale par produit

• Historique des mouvements avec prix

• Ajustements et écarts

Un suivi précis permet d’ajuster les prix, maîtriser les marges et établir des bilans fiables.

Gérer les seuils de sécurité et les réapprovisionnements

Pour éviter les ruptures ou les excédents, vous pouvez définir :

• Stock minimum

• Stock optimal

• Délai de livraison fournisseur

• Quantité de commande automatique

Dolibarr peut alors :

• Générer des alertes de seuil

• Proposer automatiquement des commandes

• Intégrer le réassort dans votre gestion des achats

Bonnes pratiques :

• Classer les produits selon leur criticité (méthode ABC)

• Évaluer la couverture en fonction des ventes

• Automatiser le réassort pour les produits à rotation rapide

• Identifier les produits dormants ou obsolètes

Une bonne gestion des seuils réduit les coûts de stockage et améliore la disponibilité.

Gestion des lots et numéros de série

Certains secteurs (alimentaire, pharmaceutique, électronique) nécessitent une traçabilité complète. Dolibarr permet :

• D’assigner un numéro de série à chaque produit unique

• De regrouper les articles par lot de fabrication

• De tracer tous les mouvements par lot

• D’effectuer des rappels ou retraits ciblés

• De respecter les normes réglementaires

Pour l’activer :

• Cocher l’option de suivi par lot ou série sur le produit

• Saisir ou scanner les numéros à la réception ou à l’expédition

• Afficher ces informations sur les bons de livraison et factures

Cette traçabilité est cruciale pour la qualité, les garanties et la conformité légale.

Codes-barres et automatisation

Dolibarr peut être enrichi avec des modules de lecture de codes-barres. Cela permet :

• Une saisie rapide et fiable des mouvements

• Une préparation des commandes optimisée

• Une réduction des erreurs de sélection

• Des inventaires physiques simplifiés

Bonnes pratiques :

• Attribuer un code-barres unique à chaque produit ou déclinaison

• Utiliser des scanners ou applications mobiles

• Imprimer les étiquettes directement depuis Dolibarr

• Intégrer les scans dans les réceptions et transferts

Avec les codes-barres, Dolibarr devient un WMS (système de gestion d’entrepôt) complet pour les entreprises en croissance.

Intégration des stocks avec les ventes, les achats et la comptabilité

La gestion des stocks n’est pas isolée : elle est connectée aux ventes, aux achats et à la comptabilité. Dolibarr permet :

• De lier les mouvements de stock aux factures clients

• De mettre à jour automatiquement les stocks après réception fournisseur

• D’enregistrer les consommations comme charges

• De valoriser le stock dans les comptes

Avantages :

• Éviter les doubles saisies

• Assurer la cohérence des rapports financiers

• Automatiser la chaîne commande-livraison-facture

• Réduire les délais et les erreurs

Exemple de processus automatisé :

1. Commande client créée

2. Vérification du stock

3. Expédition générée

4. Stock décrémenté

5. Facture émise

6. Comptes mis à jour

Cette intégration est l’une des grandes forces d’un ERP comme Dolibarr.

Exploiter les rapports et tableaux de bord

Dolibarr propose de nombreux rapports :

• Niveaux de stock par entrepôt

• Historique des mouvements

• Produits à réapprovisionner

• Valorisation des stocks

• Produits lents ou invendus

Les tableaux de bord permettent :

• De suivre les alertes de seuil

• D’identifier les articles proches de la péremption

• De voir les meilleures ventes

• De repérer les retards d’approvisionnement

Bonnes pratiques :

• Analyser les indicateurs chaque semaine ou mois

• Partager les tableaux avec les responsables

• Exporter les données (Excel, outils BI)

• Comparer les prévisions aux ventes réelles

Des décisions fondées sur les données mènent à une gestion plus stratégique.

Droits utilisateurs et contrôle des flux

Dans Dolibarr, vous pouvez gérer les droits pour :

• Définir qui valide les mouvements

• Limiter l’accès à certains entrepôts

• Autoriser ou non la création de produits

• Suivre les utilisateurs à l’origine des actions

Conseils :

• Ne pas utiliser de comptes partagés

• Réviser les droits tous les trimestres

• Mettre en place un circuit de validation pour les ajustements critiques

Une bonne gouvernance évite les erreurs, les fraudes et renforce la sécurité.

Étendre Dolibarr pour des besoins avancés

Si vos besoins dépassent les fonctions de base, vous pouvez installer des modules additionnels :

• Synchronisation multi-sociétés

• Gestion de production (BOM, consommations)

• Logistique avancée (vagues de picking, rotation)

• Applications mobiles connectées

• Intégration 3PL (logistique externalisée)

• Connexion aux marketplaces (Amazon, Shopify…)

Ces modules sont disponibles via :

• Dolistore

• GitHub

• Prestataires certifiés Dolibarr

Vérifiez toujours la compatibilité avant toute installation.

Conclusion

Gérer un stock, ce n’est pas seulement compter des articles. C’est garantir la continuité des opérations, satisfaire les clients, maîtriser les coûts et piloter l’entreprise. Avec Dolibarr ERP, les entreprises disposent d’une solution robuste, flexible et économique pour mettre en place une gestion des stocks professionnelle.

En appliquant les bonnes pratiques détaillées dans cet article – de la configuration des produits à l’analyse des données – vous transformerez Dolibarr en véritable levier de performance logistique, financière et commerciale.

Si votre entreprise évolue et que vous cherchez une meilleure maîtrise de votre inventaire, Dolibarr est une solution fiable et évolutive. Bien configuré et bien utilisé, votre gestion de stock passera d’un point faible à un avantage stratégique.