Einleitung

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist effektives Projektmanagement wichtiger denn je.
Egal, ob Sie Kundenprojekte, interne Initiativen, Produktentwicklungen oder Serviceprojekte leiten – die Fähigkeit, jeden Aspekt eines Projekts zu planen, zu verfolgen und zu steuern, ist entscheidend für den Erfolg.

Viele Unternehmen — insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Freiberufler — haben jedoch Schwierigkeiten, komplexe Projektmanagement-Tools einzuführen, da diese oft teuer, kompliziert oder schlecht auf ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Hier kommt Dolibarr ERP & CRM ins Spiel: ein Open-Source- und modulares System, das leistungsstarke, aber einfach zu bedienende Projektmanagement- und Tracking-Tools anbietet.
Dolibarr ermöglicht es Unternehmen, Prozesse zu optimieren, Aufgaben zu verfolgen, Budgets zu kontrollieren und besser zusammenzuarbeiten — alles in einer einheitlichen Plattform.

In diesem umfassenden Artikel erklären wir, wie die integrierten Tools von Dolibarr das Projektmanagement vereinfachen, welche Funktionen zur Verfügung stehen, wie man sie effektiv nutzt, bewährte Praktiken und fortgeschrittene Tipps zur Optimierung von Arbeitsabläufen.

Warum ist Projektverfolgung wichtig?

Effektive Projektverfolgung sorgt dafür, dass:

• Ziele termingerecht und innerhalb des Budgets erreicht werden.

• Ressourcen effizient genutzt werden.

• Risiken und Probleme frühzeitig erkannt werden.

• Teammitglieder auf die Projektziele ausgerichtet bleiben.

• Kunden und Stakeholder regelmäßig informiert werden.

Ohne gutes Projekt-Tracking:

• Werden Fristen verpasst.

• Kosten geraten außer Kontrolle.

• Die Zusammenarbeit leidet.

• Das Vertrauen der Kunden wird beschädigt.

• Verbesserungsmöglichkeiten werden übersehen.

Die integrierten Tools von Dolibarr machen professionelles Projektmanagement auch für kleine Unternehmen zugänglich, ohne hohe Lizenzkosten oder komplexe Schulungen.

Überblick über das Projektmanagement in Dolibarr

Das Projekt- und Aufgabenmanagement-Modul von Dolibarr deckt den gesamten Projektlebenszyklus ab:

• Projekterstellung: Projekte definieren, Kunden zuordnen und Teams zuweisen.

• Aufgabenmanagement: Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben gliedern.

• Fortschrittsverfolgung: Status und Fortschritt jeder Aufgabe und jedes Projekts überwachen.

• Zeiterfassung: Gearbeitete Stunden dokumentieren und mit Schätzungen vergleichen.

• Ressourcenzuordnung: Benutzer und Teams Aufgaben und Projekten zuweisen.

• Budgetverwaltung: Angebote, Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben Projekten zuordnen.

• Visuelle Tools: Gantt-Diagramme und Kanban-Boards.

• Dokumentenmanagement: Dateien und Dokumente zu Projekten hinzufügen.

• Zusammenarbeit: Interne Notizen und Kommentare.

• Berichte und Dashboards: Echtzeit-Analysen und KPIs.

Dank dieser Tools wird Dolibarr zu einer leistungsstarken, aber dennoch benutzerfreundlichen Projektmanagement-Plattform.

Einrichtung der Projektverfolgung in Dolibarr

1. Aktivieren des Projektmoduls

Vor dem Start:

• Gehen Sie zu Home > Setup > Modules/Applications.

• Aktivieren Sie das Modul Projekte/Aufgaben.

Empfohlene optionale Module:

• Zeiterfassung (Timesheets)

• Gantt-Ansicht

• Kanban-Ansicht

• Ressourcenplanung

2. Grundeinstellungen konfigurieren

Nach der Aktivierung:

• Sichtbarkeit: Projekte öffentlich oder privat machen.

• Status: Projekt- und Aufgabenstatus wie Entwurf, In Bearbeitung, Abgeschlossen festlegen.

• Projektkategorien: Projekte nach Typ, Abteilung oder Branche klassifizieren.

Eine gute Anfangskonfiguration sorgt für übersichtliche und skalierbare Projektverwaltung.

Projekte in Dolibarr verwalten

1. Erstellen eines neuen Projekts

Um ein Projekt zu erstellen:

• Navigieren Sie zu Projekte > Neues Projekt.

• Geben Sie ein:

  • Projekttitel

  • Zugehöriger Kunde (optional)

  • Beschreibung

  • Start- und Enddatum

  • Geschätztes Budget oder Stunden

  • Verantwortlicher Benutzer

Projekte können direkt mit Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen verknüpft werden.

2. Aufgaben hinzufügen

Strukturieren Sie Projekte durch Aufgaben:

• Gehen Sie zu Projektdetails > Aufgaben > Neue Aufgabe.

• Geben Sie ein:

  • Aufgabenname

  • Übergeordnete Aufgabe (für Unteraufgaben)

  • Geschätzte Dauer

  • Verantwortlicher Benutzer

  • Priorität (niedrig, mittel, hoch)

Aufgaben können Abhängigkeiten aufweisen.

3. Ressourcen zuweisen

Weisen Sie Benutzer oder Teams Aufgaben zu:

• Benutzer können nur ihre Aufgaben sehen.

• Manager haben vollen Überblick.

So gewährleisten Sie klare Verantwortlichkeiten und ausgewogene Arbeitslasten.

4. Fortschritt verfolgen

Verfolgen Sie den Projektfortschritt durch:

• Manuelles Aktualisieren des Fortschritts in Prozent.

• Protokollierung der gearbeiteten Zeit.

• Aktualisieren des Aufgabenstatus.

Frühes Erkennen von Verzögerungen wird so möglich.

5. Budgets und Kosten verwalten

Verknüpfen Sie folgende Elemente mit Projekten:

• Angebote: Ausgangsschätzungen.

• Kundenaufträge: Verbindliche Vereinbarungen.

• Rechnungen: Abrechnung nach Meilensteinen.

• Lieferantenrechnungen: Projektbezogene Ausgaben.

So behalten Sie Profitabilität und Budgeteinhaltung stets im Blick.

Visuelles Projekttracking in Dolibarr

1. Gantt-Diagramme

Dolibarr stellt Gantt-Diagramme bereit:

• Zeitliche Übersicht über Aufgaben und Projekte.

• Anzeige von Abhängigkeiten.

• Grafische Anpassung von Zeiträumen.

Ideal für präzise Projektplanung und Visualisierung.

2. Kanban-Boards

Aufgaben können in Kanban-Ansicht dargestellt werden:

• Spalten = Aufgabenstatus (Offen, In Bearbeitung, Erledigt).

• Karten = Aufgaben.

Kanban-Boards bieten einen klaren Überblick über Arbeitsstände und unterstützen agile Methoden.

3. Dashboards und Berichte

Überblicken Sie:

• Laufende, abgeschlossene und verspätete Projekte.

• Gearbeitete Stunden pro Benutzer.

• Budgetierte vs. tatsächliche Kosten.

Mit Filteroptionen lassen sich gezielte Auswertungen erstellen.

Zeiterfassung und Timesheets

1. Erfassung von Arbeitsstunden

Benutzer können:

• Zeit direkt auf Aufgaben buchen.

• Tages- oder Wochenzeitenblätter ausfüllen.

Dies unterstützt:

• Genauere Kostenermittlung.

• Korrekte Abrechnung gegenüber Kunden.

• Performance-Bewertungen.

2. Validierung von Zeiterfassungen

Timesheets können:

• Von Nutzern eingereicht.

• Von Managern geprüft und genehmigt werden.

• Zur Gehaltsabrechnung oder Kundenrechnung genutzt werden.

Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

1. Interne Notizen und Kommentare

Für jedes Projekt und jede Aufgabe:

• Interne Anmerkungen.

• Status-Updates.

• Kundenfeedback.

Alles wird zentral dokumentiert.

2. Dateianhänge

Anhängen von:

• Verträgen

• technischen Spezifikationen

• Entwürfen, Berichten

So bleiben alle wichtigen Informationen zentral gespeichert.

Erweiterte Funktionen

1. Projektvorlagen

Für wiederkehrende Projekte:

• Projektvorlagen erstellen.

• Neue Projekte daraus klonen.

Das spart Zeit und fördert Standardisierung.

2. Modulübergreifende Verknüpfungen

Projekte lassen sich verbinden mit:

• CRM-Chancen.

• Helpdesk-Tickets.

• Fertigungsaufträgen.

3. Externer Zugriff für Kunden

Ermöglichen Sie Kunden:

• Einblick in Projektstatus.

• Genehmigung von Meilensteinen.

• Download von Lieferdokumenten.

Das steigert Transparenz und Kundenzufriedenheit.

Best Practices für das Projektmanagement in Dolibarr

• Klare Projektziele definieren.

• Projekte in kleine Aufgaben unterteilen.

• Zeitschätzungen und Budgets realistisch planen.

• Regelmäßige Aktualisierungen fordern.

• Gantt- und Kanban-Tools konsequent nutzen.

• Alle relevanten Informationen dokumentieren.

• KPI und Projektfortschritt laufend überwachen.

Typische Herausforderungen und Lösungen

Warum Dolibarr ideal für das Projektmanagement ist

• Kosteneffizient: Keine teuren Lizenzen.

• Einfach und effektiv: Für technische und nicht-technische Anwender geeignet.

• Modular: Passt sich Ihren Bedürfnissen an.

• Voll integriert: CRM, Verkauf, Buchhaltung.

• Open Source: Volle Datenhoheit.

• Aktive Community: Support, Erweiterungen, Tutorials.

Dolibarr bietet professionelles Projektmanagement leicht zugänglich für kleine Unternehmen.

Fazit

Effektives Projektmanagement ist entscheidend, um Projekte termingerecht abzuschließen, Kunden zufriedenzustellen und das Unternehmenswachstum zu sichern.
Dolibarr ERP & CRM bietet eine leistungsstarke, flexible und einfach zu bedienende Lösung, um Projekte effizient zu verfolgen und zu steuern.

Mit Dolibarr können Sie:

• Projekte vollständig kontrollieren.

• Teamproduktivität steigern.

• Ihre Finanzergebnisse verbessern.

• Ihren Kunden bessere Leistungen bieten.

Dolibarr ermöglicht professionelles Projektmanagement — ohne Komplexität oder hohe Kosten.