In un panorama sempre più digitale, le organizzazioni non profit e le associazioni hanno bisogno di soluzioni fluide per gestire i propri dati tra diverse piattaforme. HelloAsso, una piattaforma francese ampiamente utilizzata per la raccolta fondi e la gestione delle adesioni, offre strumenti potenti per gestire donazioni, eventi e membri. Dolibarr ERP & CRM, invece, è un software open source flessibile che consente alle associazioni di gestire finanze, CRM e adesioni in un ambiente integrato. Sincronizzare HelloAsso con Dolibarr è un passo prezioso per le strutture che desiderano automatizzare i flussi di dati e migliorare l’efficienza.

In questa guida dettagliata ti mostreremo come automatizzare la sincronizzazione dei membri di HelloAsso con Dolibarr utilizzando le pipeline CI/CD di GitLab. Tratteremo l’accesso alle API, la trasformazione dei dati, il mapping verso le strutture di Dolibarr, la configurazione CI e le best practice per una sincronizzazione robusta e scalabile.

1. Panoramica della gestione dei membri in HelloAsso e Dolibarr

HelloAsso consente alle organizzazioni di raccogliere dati tramite moduli relativi ad adesioni, donazioni ed eventi. Questi moduli generano dataset contenenti informazioni come nome, email, telefono e stato dell’adesione.

Dolibarr, attraverso i moduli "Membri" e "Terze parti", permette di gestire i profili dei membri, le date delle quote associative, i tipi di adesione e altro. La sincronizzazione delle due piattaforme consente di mantenere un’unica fonte di verità e ridurre l’aggiornamento manuale.

2. Perché automatizzare con GitLab CI?

GitLab CI (Continuous Integration) offre un potente mezzo per automatizzare i compiti ricorrenti di sincronizzazione. Vantaggi principali:

• Esecuzione pianificata (cron)

• Archiviazione sicura delle credenziali tramite variabili CI/CD

• Pipeline riutilizzabili per progetti diversi

• Integrazione con API REST e script Python

Tramite GitLab CI, i dati di HelloAsso vengono regolarmente recuperati, trasformati e inseriti in Dolibarr automaticamente.

3. Prerequisiti necessari

Prima di iniziare, assicurati di avere:

• Un account HelloAsso con accesso API (OAuth2)

• Una istanza Dolibarr con modulo "Membri" attivo

• Accesso admin a GitLab e un repository Git

• Python 3 installato localmente per lo sviluppo

4. Ottenere accesso API a HelloAsso

Per accedere ai dati HelloAsso:

• Registra l'applicazione nel portale sviluppatori di HelloAsso

• Ottieni client_id e client_secret

• Usa OAuth2 per generare un token di accesso

Esempio di script Python:

import requests

response = requests.post("https://api.helloasso.com/oauth2/token", data={
    "grant_type": "client_credentials",
    "client_id": "YOUR_CLIENT_ID",
    "client_secret": "YOUR_CLIENT_SECRET",
    "scope": "api"})

token = response.json()["access_token"]

5. Recuperare dati membri da HelloAsso

Una volta ottenuto il token, utilizza l’endpoint seguente:

GET https://api.helloasso.com/v3/organizations/{organizationSlug}/forms/{formType}/{formSlug}/items

Paginare i risultati e filtrare per data riduce il carico.

6. Comprendere l’API di Dolibarr

L’API REST di Dolibarr permette operazioni CRUD su vari moduli. Per i membri:

• POST /members per creare un membro

• GET /members per recuperare membri

• PUT /members/{id} per aggiornare

Le richieste richiedono una chiave API, da salvare nelle variabili CI/CD di GitLab.

7. Mappatura dei campi HelloAsso verso Dolibarr

Il mapping tra i due sistemi è una sfida chiave. Esempi:

Serve uno script di trasformazione.

8. Scrivere lo script Python di sincronizzazione

Funzioni dello script:

• Autenticarsi su entrambe le API

• Recuperare membri da HelloAsso

• Controllare se il membro esiste in Dolibarr

• Creare o aggiornare di conseguenza

Best practice:

• Log di errori e successi

• Report dei risultati

• Evitare duplicazioni (idempotenza)

9. Configurazione CI/CD in GitLab

Esempio di file .gitlab-ci.yml:

stages:
  - sync

variables:
  DOLIBARR_API_KEY: $DOLIBARR_API_KEY
  HELLOASSO_CLIENT_ID: $HELLOASSO_CLIENT_ID
  HELLOASSO_CLIENT_SECRET: $HELLOASSO_CLIENT_SECRET

sync_members:
  stage: sync
  image: python:3.10
  script:
    - pip install -r requirements.txt
    - python sync_members.py
  only:
    - schedules

Definisci le variabili in GitLab > CI/CD > Variabili.

10. Pianificare l’esecuzione del pipeline

GitLab consente di pianificare:

• Vai in CI/CD > Schedules

• Crea una pianificazione (0 6 * * * per le 6 del mattino ogni giorno)

• Associala al job sync_members

11. Gestire duplicati e aggiornamenti

Per evitare duplicati:

• Cerca membri esistenti per email o ID univoco

• Confronta i campi prima di aggiornare

• Usa PUT solo se ci sono modifiche

Se l’API membri è limitata, usa il modulo "Terze parti".

12. Log e notifiche

Per una buona osservabilità:

• Genera log con timestamp

• Salva i report come artefatti GitLab

• Invia notifiche email via SMTP se necessario

13. Sicurezza e conformità GDPR

• Archivia solo dati necessari

• Cifra le variabili CI/CD

• Non scrivere dati sensibili nei log

14. Scalabilità

Per grandi volumi:

• Usa caching API

• Tratta i dati a blocchi (batch)

• Sincronizza solo dati modificati

15. Miglioramenti futuri

• Aggiungere test unitari

• Estendere a donazioni ed eventi

• Creare dashboard di monitoraggio

16. Conclusione

Sincronizzare HelloAsso con Dolibarr tramite GitLab CI consente una gestione automatizzata, affidabile e scalabile. Grazie alle API e alla CI/CD, le associazioni possono ridurre il lavoro manuale e migliorare la qualità dei dati. Questa configurazione diventa una vera spina dorsale digitale per l’amministrazione moderna delle associazioni.