Gli abbonamenti ricorrenti sono alla base di molti modelli di business moderni. Che si tratti di fornitori di software SaaS, aziende di servizi o piattaforme di consegna prodotti, una gestione efficace degli abbonamenti determina la capacità dell'azienda di crescere senza essere sopraffatta dalla burocrazia. Per le aziende che utilizzano Dolibarr ERP/CRM, la buona notizia è che esistono strumenti potenti, sia integrati che aggiuntivi, per gestire la fatturazione ricorrente.
Questo articolo esplora nel dettaglio la gestione degli abbonamenti ricorrenti in Dolibarr: funzionalità principali, moduli complementari consigliati e buone pratiche per costruire un sistema scalabile, adatto ai propri processi aziendali.
1. Introduzione alla gestione degli abbonamenti in Dolibarr
Dolibarr è una piattaforma ERP/CRM open source utilizzata da migliaia di PMI nel mondo. Riunisce funzionalità come fatturazione, gestione clienti, contabilità e magazzino in un’unica interfaccia.
La gestione degli abbonamenti si basa principalmente sul modulo Fatture ricorrenti, che consente di configurare modelli di fatture generate automaticamente a intervalli regolari. Altri moduli disponibili su Dolistore, sia gratuiti che a pagamento, estendono ulteriormente le funzionalità, ad esempio per automatizzare i pagamenti, offrire portali ai clienti o integrare sistemi esterni.
2. Casi d’uso per gli abbonamenti ricorrenti
Ecco alcuni esempi di attività che richiedono una gestione automatizzata degli abbonamenti:
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Licenze SaaS mensili o annuali
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Hosting web e registrazione domini
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Abbonamenti a palestre o centri sportivi
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Contratti di manutenzione o assistenza
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Abbonamenti a riviste o contenuti digitali
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Noleggio di attrezzature
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Servizi gestiti (es. IT, marketing)
Ognuno di questi casi comporta esigenze specifiche: frequenza di fatturazione, prorata temporis, rinnovo automatico, gestione dei pagamenti non andati a buon fine. Dolibarr è abbastanza flessibile per soddisfare la maggior parte di questi requisiti.
3. Attivare il modulo Fatture ricorrenti
Per attivare la gestione degli abbonamenti:
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Vai in
Home > Configurazione > Moduli -
Attiva il modulo “Fatture ricorrenti”
Questo modulo permette di creare modelli di fatture ricorrenti, ovvero modelli predefiniti che generano automaticamente le fatture future, specificando frequenza, data inizio/fine e prodotti o servizi inclusi.
4. Creazione di un modello di fattura ricorrente
Passaggi:
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Fatturazione > Fatture ricorrenti > Nuova fattura ricorrente -
Seleziona il cliente
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Aggiungi prodotti o servizi
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Definisci la frequenza: settimanale, mensile, trimestrale, annuale
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Inserisci la data della prima fattura
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Eventuale data di fine
Puoi inoltre decidere se la generazione delle fatture avviene in automatico o su conferma manuale.
Parametri aggiuntivi:
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Validità della fattura
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Condizioni di pagamento
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Metodo di pagamento (predefinito)
5. Generazione automatica delle fatture
Il sistema di cron job di Dolibarr consente la generazione automatica delle fatture. Occorre:
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Attivare il modulo Attività pianificate (cron)
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Configurare il server per eseguire periodicamente lo script cron
Dolibarr controllerà ogni modello attivo e, se la data è scaduta, creerà la nuova fattura.
Opzioni disponibili:
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Invio automatico tramite email
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Validazione automatica della fattura
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Invio automatico dei solleciti per le fatture scadute
6. Gestione del ciclo di vita dell’abbonamento
Ogni modello permette di monitorare:
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Data di inizio e prossima scadenza
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Stato (attivo, in pausa, scaduto)
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Storico delle fatture generate
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Azioni manuali (pausa, interruzione, rinnovo)
Alla fine del periodo, la generazione si interrompe salvo rinnovo o estensione.
7. Integrazione dei gateway di pagamento
Dolibarr non gestisce nativamente i pagamenti automatici, ma esistono moduli compatibili:
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Modulo Stripe: per la fatturazione e il pagamento ricorrente
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Abbonamenti PayPal: per integrare i pagamenti PayPal ricorrenti
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Addebito SEPA: per il prelievo diretto (soprattutto in Europa)
Questi moduli sono disponibili su Dolistore o tramite API.
8. Moduli Dolistore per potenziare la gestione degli abbonamenti
Moduli utili:
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Subscription Management Pro: dashboard cliente, regole avanzate, annullamenti
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Autodebit: addebito automatico SEPA
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Portale cliente: gestione autonoma da parte del cliente
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Fatture ricorrenti multivaluta: supporto per valute diverse
Considerazioni:
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Compatibilità con la tua versione di Dolibarr
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Supporto e aggiornamenti
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Documentazione
9. Gestione della prorata e delle modifiche in corso d’abbonamento
Per default, gli importi sono fissi. Per adattare:
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Modifica le righe della fattura in base al periodo reale
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Crea note di credito o fatture parziali
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Metti in pausa e riattiva il modello aggiornato
Per logiche complesse è consigliabile un modulo su misura.
10. Notifiche e comunicazione con il cliente
Dolibarr consente:
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Modelli email per lingua
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Solleciti automatici
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Trigger su eventi (es. rinnovo)
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PDF con branding personalizzato
Tutti i messaggi sono registrati.
11. Report e indicatori chiave (KPI)
Per monitorare gli abbonamenti:
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Dashboard o report su:
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MRR (Entrate Ricorrenti Mensili)
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Tasso di cancellazione
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Abbonamenti attivi/inattivi
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Fatture scadute
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Alcuni dati possono essere elaborati via strumenti esterni connessi tramite API.
12. Esportazione e integrazione
Esportazioni verso:
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CSV o Excel
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Software contabili
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CRM o data warehouse tramite API
L’API REST consente la sincronizzazione con HubSpot, Mailchimp, QuickBooks, ecc.
13. Caso pratico: attività SaaS con Dolibarr
Un’azienda vende un software in cloud. Requisiti:
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Fatturazione mensile
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Periodi di prova
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Rinnovi automatici
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Riprova dei pagamenti
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Portale cliente
Con Dolibarr:
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Crea modelli per ogni piano
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Integra Stripe
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Offri un portale clienti
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Automatizza invii e solleciti
Con la giusta configurazione, Dolibarr copre l’intero backend.
14. Problemi comuni e soluzioni
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Fatture non generate: controllare il cron
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Pagamenti falliti: prevedere ripetizioni e notifiche
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Cancellazioni frequenti: analizzare e offrire piani flessibili
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Gestione manuale eccessiva: sfruttare i moduli automatizzati
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Scalabilità: segmentare, ottimizzare, automatizzare
15. Best practice
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Test interni prima del rilascio
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Controllo versione sui moduli
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Backup regolari
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Audit degli abbonamenti
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Condizioni di recesso chiare
Conclusione
La gestione degli abbonamenti in Dolibarr è efficace e flessibile se ben configurata. Con moduli nativi, cron job e componenti aggiuntivi, puoi costruire un sistema completo per la fatturazione ricorrente e il rapporto cliente.
Dolibarr offre vantaggi in termini di costo, flessibilità e integrazione. Estenderlo alla gestione abbonamenti evita soluzioni disparate, migliora i dati e il controllo del ciclo cliente. Che tu fatturi servizi o prodotti, mensilmente o annualmente, Dolibarr è una base solida per gestire entrate ricorrenti con tranquillità.