Quando si parla di software ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management) per piccole imprese, Dolibarr si distingue come una soluzione open source potente e flessibile. La sua struttura modulare, l’interfaccia intuitiva e la facilità d’uso lo rendono ideale per imprenditori e piccoli team che cercano organizzazione senza complessità.
Se hai appena installato Dolibarr e ti stai chiedendo come configurarlo rapidamente per la tua azienda, questa guida passo-passo ti mostrerà come farlo in meno di un’ora. Che tu gestisca un negozio al dettaglio, uno studio di consulenza o un’impresa di servizi, questa guida ti aiuterà a personalizzare Dolibarr secondo le tue esigenze reali.
Ecco come suddividere il processo in passaggi logici e semplici da seguire.
1. Comprendere la struttura: i moduli sono fondamentali
Prima di tutto, è importante sapere che Dolibarr è modulare. Questo significa che puoi attivare solo le funzionalità di cui hai bisogno, mantenendo il sistema leggero ed efficiente.
Moduli chiave per le piccole imprese:
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Terze Parti (clienti/fornitori)
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Prodotti/Servizi
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Fatture
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Preventivi
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Ordini
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Progetti
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Banca/Cassa
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Note spese
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Risorse Umane (se hai dipendenti)
Come attivarli:
Vai su Home > Configurazione > Moduli/Applicazioni. Attiva solo ciò che ti serve.
Per la maggior parte delle piccole aziende, i moduli Terze Parti, Fatture, Ordini e Prodotti sono essenziali.
2. Configurare il profilo aziendale (10 minuti)
Vai su Home > Configurazione > Azienda/Organizzazione. Inserisci il nome legale dell’azienda, indirizzo, telefono, email e carica il logo. Queste informazioni compariranno su fatture e preventivi.
Campi importanti:
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Nome e indirizzo azienda
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Codice fiscale o partita IVA
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Valuta predefinita
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Parametri dell’anno fiscale
Una configurazione corretta garantisce che i tuoi documenti siano conformi e con un’immagine professionale.
3. Configurare valute, tasse e lingue (5 minuti)
Vai su Configurazione > Dizionari per impostare la valuta predefinita e le aliquote fiscali.
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Valuta: Imposta quella che usi abitualmente (es. EUR, USD).
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Aliquote fiscali: Inserisci le percentuali IVA o imposte secondo la normativa locale.
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Lingue: Seleziona la lingua dell’interfaccia per utenti e clienti.
Così tutte le operazioni saranno corrette fiscalmente e comprensibili.
4. Aggiungere utenti e gestire i permessi (10 minuti)
Se sei l’unico utente, puoi saltare questo passaggio. Se invece lavori in team, vai su Utenti & Gruppi > Nuovo utente e crea account separati.
Buone pratiche:
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Crea gruppi (Vendite, Amministrazione, HR, ecc.)
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Assegna moduli e permessi per gruppo
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Usa password sicure e nomi utente unici
Una buona gestione dei ruoli migliora la sicurezza e la responsabilità.
5. Definire prodotti e servizi (10 minuti)
Vai su Prodotti/Servizi > Nuovo prodotto per aggiungere ciò che vendi.
Per ogni prodotto/servizio:
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Nome
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Codice di riferimento
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Prezzo (IVA inclusa o esclusa)
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Descrizione
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Tipo (prodotto o servizio)
Puoi anche definire quantità in magazzino, fornitori o numeri di serie.
Per le aziende di servizi, inserisci pacchetti orari, consulenze o consegne.
6. Aggiungere clienti e fornitori (10 minuti)
Nel modulo Terze Parti, crea schede per i tuoi clienti e fornitori.
Campi da includere:
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Ragione sociale o nominativo
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Referente principale
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Email/telefono
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Indirizzi di fatturazione e spedizione
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Termini di pagamento
Schede complete semplificano la fatturazione e i rapporti commerciali.
Se hai già i dati, importa i file CSV da Strumenti > Importazioni.
7. Personalizzare i modelli di documento (5 minuti)
Vai su Configurazione > Moduli > Fatture/Preventivi e scegli un modello.
Elementi personalizzabili:
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Logo aziendale
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Testi in intestazione e piè di pagina
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Caratteri e layout
Puoi visualizzare un’anteprima prima di applicare. L’immagine aziendale sarà così uniforme e professionale.
8. Configurare metodi di pagamento e conti bancari (5 minuti)
Vai su Banca & Cassa > Nuovo conto e inserisci i conti correnti aziendali.
Definisci anche i metodi di pagamento accettati (bonifico, carta, PayPal).
Queste opzioni saranno usate nelle fatture e nei report.
9. Regolare impostazioni predefinite e automazioni (5 minuti)
Vai su Home > Configurazione > Altre impostazioni per personalizzare l’ambiente:
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Lingua predefinita
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Fuso orario
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Formati di numerazione documenti
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Scadenze standard di pagamento
Puoi anche impostare promemoria automatici, regole IVA e fatture ricorrenti.
10. Eseguire un ciclo di prova completo (10 minuti)
Per verificare il sistema:
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Crea un cliente test
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Aggiungi un prodotto o servizio
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Crea un preventivo
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Converti in ordine
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Trasforma l’ordine in fattura
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Registra un pagamento
Questo ti assicura che tutto funzioni correttamente.
Bonus: Sicurezza e backup
Ricorda subito di:
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Attivare HTTPS se non già presente
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Eliminare la cartella /install per sicurezza
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Pianificare backup automatici con cron o plugin
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Configurare email SMTP per inviare fatture via Dolibarr
Un ERP sicuro e salvato è un ERP affidabile.
Moduli aggiuntivi da esplorare in seguito
Una volta operativo, puoi espandere Dolibarr con:
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POS (Punto vendita): per negozi fisici
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Magazzino: gestione avanzata dello stock
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Contratti/Abbonamenti: per servizi ricorrenti
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Email marketing: newsletter e comunicazioni clienti
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Marketplace Dolistore: per installare moduli extra
Dolibarr cresce con te.
Conclusione
Non serve un team tecnico né un consulente ERP per iniziare con Dolibarr. Con un’ora di lavoro mirato, puoi configurare un sistema gestionale completo su misura per la tua attività.
Le chiavi del successo:
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Attiva solo i moduli necessari
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Inserisci dati puliti e accurati
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Personalizza i documenti secondo la tua identità
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Automatizza ciò che puoi per risparmiare tempo
Una volta completato, avrai un sistema che gestisce clienti, prodotti, finanze e fatturazione da un’unica piattaforma.
Ora puoi concentrarti su ciò che conta davvero: far crescere la tua impresa.
Hai bisogno di aiuto più avanti? I forum Dolibarr e la documentazione ufficiale sono ottime risorse. Quando ti sentirai pronto, potrai aggiungere moduli o integrare strumenti esterni tramite le API di Dolibarr.
Organizzati. Sii veloce. Cresci in modo intelligente — con Dolibarr.