Dolibarr è un sistema ERP e CRM open source potente, sempre più adottato da piccole e medie imprese. La sua struttura modulare, l'interfaccia intuitiva e la flessibilità lo rendono una soluzione ideale per le aziende che vogliono semplificare le proprie operazioni senza dover investire in sistemi costosi o complessi.
Una delle funzionalità più utilizzate di Dolibarr è la gestione delle relazioni con i clienti e dei processi di vendita. Se stai scoprendo Dolibarr o stai iniziando a utilizzare i suoi moduli CRM e vendite, questa guida fa per te. Esamineremo i moduli essenziali, la loro configurazione e come sfruttarli efficacemente per gestire i potenziali clienti, convertirli in clienti e strutturare la tua attività commerciale.
Cos'è il modulo CRM e Vendite di Dolibarr?
I moduli CRM (Customer Relationship Management) e Vendite di Dolibarr permettono di gestire tutti i processi commerciali: dalla gestione dei contatti alla creazione di preventivi, fino alla gestione di ordini e fatture. Centralizzano i dati dei clienti, tracciano le comunicazioni, semplificano le vendite e offrono una visione chiara delle performance commerciali.
Funzionalità principali:
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Gestione di contatti e clienti
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Monitoraggio e qualificazione dei lead
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Gestione delle opportunità
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Creazione di preventivi e ordini
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Fatturazione
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Pianificazione di attività ed eventi
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Integrazione email e solleciti
Questi strumenti si integrano perfettamente con altri moduli di Dolibarr come gestione magazzino, contabilità e gestione progetti, per una soluzione aziendale completa.
Configurazione dei moduli CRM e Vendite
Dopo l'installazione iniziale di Dolibarr, è necessario attivare i moduli per usare le funzionalità CRM e commerciali.
Passaggio 1: Attivare i moduli
Vai su Home > Configurazione > Moduli e attiva:
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Terze parti (clienti, fornitori, potenziali clienti)
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Proposte commerciali
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Ordini clienti
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Fatture clienti
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Agenda (appuntamenti, chiamate, follow-up)
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Emailing (facoltativo, per campagne)
Puoi anche attivare moduli come Progetti, Attività o Banca/Cassa secondo le tue esigenze.
Passaggio 2: Configurare le impostazioni predefinite
In Configurazione > Moduli > Commerciale, imposta condizioni di pagamento, regole IVA e numerazione dei documenti. Questo garantisce coerenza e conformità nei tuoi documenti.
Passaggio 3: Gestire utenti e permessi
Definisci chi può accedere a cosa. Ad esempio, un commerciale dovrebbe poter gestire i contatti, creare preventivi e convertirli in ordini o fatture, senza necessariamente accedere ai dati finanziari o HR.
Gestione dei contatti e dei potenziali clienti
Il modulo "Terze parti" consente di gestire clienti, fornitori e lead.
Aggiungere un nuovo potenziale cliente
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Vai su Terze parti > Nuova Terza Parte
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Seleziona il tipo: Lead, Cliente, o entrambi
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Inserisci i dati dell’azienda o della persona
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Assegna un rappresentante commerciale se necessario
Classifica i lead usando etichette, tipi di cliente, settore o zona geografica per segmentarli meglio.
Gestione dei contatti
Ogni terza parte può avere più contatti associati — utile per aziende con più referenti.
Puoi:
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Assegnare ruoli (decisore, tecnico, ecc.)
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Aggiungere dati personali
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Inviare email direttamente dalla scheda contatto
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Tracciare le interazioni
Gestione delle opportunità e pipeline commerciale
Dolibarr non ha una vista pipeline in stile Kanban come altri CRM, ma consente comunque una gestione efficace delle opportunità.
Creare un'opportunità
Dolibarr non ha un modulo "opportunità" separato, ma puoi simularne il flusso con:
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Etichette o campi personalizzati
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Proposte commerciali (bozza, validata, firmata, rifiutata)
Ogni proposta può includere una data stimata di chiusura, probabilità di successo e valore previsto.
Monitorare il pipeline
Usa i filtri e gli stati per monitorare l’avanzamento. Ad esempio, filtra le proposte in "bozza" per vedere le opportunità in fase iniziale.
Rapporti disponibili in Commerciale > Statistiche o tramite moduli aggiuntivi come DoliPlus.
Creazione e invio di proposte commerciali
I preventivi sono al centro del processo di vendita. Dolibarr consente di crearli rapidamente.
Creazione step-by-step
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Vai su Commerciale > Proposte > Nuova Proposta
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Seleziona il cliente o prospect
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Aggiungi i prodotti o servizi
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Applica sconti, IVA e condizioni di pagamento
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Salva e valida
Personalizzare i modelli PDF
In Configurazione > Moduli > PDF, scegli un modello (es. Crabe, Azur), carica il logo e personalizza piè di pagina e grafica. Anteprima e invio via email disponibili.
Convertire i preventivi in ordini e fatture
Dopo l'accettazione di un preventivo:
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Clicca su Crea Ordine
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Valida l’ordine
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Una volta evaso, clicca su Crea Fattura
Ogni fase conserva uno storico — utile per tracciare l'intero ciclo di vendita.
Puoi anche:
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Generare bolla di consegna
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Collegare il movimento magazzino (se attivo)
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Registrare pagamenti parziali o completi
Gestione attività e agenda
Il modulo Agenda permette di pianificare:
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Richiami telefonici
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Appuntamenti
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Scadenze preventivi
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Rinnovi contratti
Le attività possono essere assegnate agli utenti e collegate a clienti o trattative. Disponibili in:
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Calendario
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Lista
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Agenda settimanale
Con l’integrazione email puoi ricevere promemoria automatici.
Automazione vendite e campagne email
Per le piccole imprese l'automazione è essenziale. Dolibarr include:
Modelli email
Crea template riutilizzabili per:
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Messaggi di benvenuto
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Follow-up preventivi
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Solleciti di pagamento
I template possono usare campi dinamici (nome cliente, numero fattura, ecc.).
Modulo Emailing
Crea campagne semplici filtrando per:
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Segmento cliente
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Ultimo contatto
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Regione o lingua
Non è uno strumento avanzato di marketing, ma sufficiente per campagne base.
Report e analisi
Monitorare le performance è fondamentale. Dolibarr offre report su:
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Tasso di conversione preventivi
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Vendite per prodotto/servizio
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Fatturato per cliente
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Fatture non pagate
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Vendite per utente o area
Esportabili in CSV o PDF per analisi con Excel o Google Sheets.
Moduli avanzati permettono:
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Dashboard grafiche
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KPI
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Analisi di redditività
Best practice per il successo CRM in Dolibarr
Consigli pratici per massimizzare l’efficacia del CRM:
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Dati puliti – Evita duplicati e aggiorna gli stati
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Etichette mirate – Segmenta bene i tuoi clienti
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Follow-up puntuali – Usa l’agenda per non dimenticare nulla
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Template standardizzati – Risparmia tempo e migliora l'immagine
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Analizza mensilmente – Prendi decisioni basate sui dati
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Backup frequente – Specialmente in hosting autonomo
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Forma il team – Un po’ di formazione iniziale evita errori
Conclusione
Dolibarr offre un CRM e una gestione vendite sorprendentemente completi per una soluzione gratuita e open source. Che tu stia iniziando o sia già operativo, la struttura modulare, la facilità d'uso e gli strumenti pratici lo rendono una scelta strategica.
Seguendo questa guida potrai:
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Centralizzare i dati cliente
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Monitorare lead e opportunità
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Generare preventivi e fatture professionali
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Automatizzare follow-up
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Analizzare le performance di vendita
Con Dolibarr non servono grandi budget né esperti IT: basta un po’ di organizzazione.
Inizia semplice, cresci con intelligenza — Dolibarr è fatto per questo.